今週は、読者からの興味深いメールをご紹介します。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 の メ ー ル 作 法           < 先輩からのアドバイス
◆─────────────────────────────────◆
                      「しょっちゅう」の意味

今週は、本メールマガジンへ読者のかたからいただいた
感想やご意見の中から、「なるほど!」「確かに!」と
感じた言葉づかいやメールマナーに関するものを紹介したいと思います。

次のメールは
VOL.1234 < 気になる表現(2)>で取りあげた
「しょっちゅう来られるんですか」
についていただいたものです。

<読者からのメール>———————————————-

「しょっちゅう来られるんですか?」

たしかに書き言葉で使うことはありませんが、
引っかかったのは「しょっちゅう」のほうです。

「頻繁に」とか「たびたび」といった高頻度をあらわす単語に
置き換えられたかなあ? とふと立ち止まりました。

「しょっちゅう来る」というよりも
「しょっちゅう来ている」というふうに状態を表す形で
使っていたかと・・・いや「しょっちゅう居る」とは言わないかな?
となんだか混乱してきました。

頻度がとても高くなって、もはや連続した行為の
形容となっているのでしょうか。

ちなみに私の場合、丁寧に書くときは
「たびたびお見えになりますか」とか
「よくお出でになりますか」が多いように思います。

何十年もまえに日本に生まれて、ずっと生きているのに、
言い回しには毎日迷います。
迷いながらも、ふと気に入る表現が見つかったりすると、
気持ちが晴れます。
(読者 Y.Aさん)
——————————————————————

「しょっちゅう」の意味は、
「頻繁に、たびたび」といった高頻度を指すものではなく
「いつも、常に、始終」という意味。
英語なら「always」に相当する表現のようです。

ですから、Y.Aさんのご指摘の通り
「しょっちゅう来る」ではなく
「しょっちゅう来ている」とする方が
「しょっちゅう」の使い方としては適切です。

VOL.1234では、
文例としての取り上げ方がまずかったですね。失礼しました。

「~へはしょっちゅう来ているんですか?」という表現を
丁寧に言い替えるなら
Y.Aさんが挙げてくださっているように

「~へはよくおいでになりますか」

と、「いつも、常に」という意味合いで「よく」に置き換える
と収まりがいいですね。

思いこんで気づかずにいる
ちょっとした言葉の捉え方の違い…
気をつけようと思いました。

それにしても、
Y.Aさんの最後の文が素敵だと思いませんか? 心に残りました。

メルマガ詳細
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
メルマガ詳細
記事全文を読む

今週は、メールを送信する前に読み返す習慣づけについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法  < 読み返す際のポイント(5)
◆─────────────────────────────────◆
見た目の配慮

メールを書き終えたら、
「件名と本文の整合性」、
言葉や表記の「間違い探し」、
「内容の検証」をそれぞれチェック。

でも最後に、案外、気が付かずにスルーしてしまいがちなのが
「見た目の配慮」、つまり、読みやすい構成になっているかです。

チェック項目は次の3項目です。

1)意味の切れめで適切に改行されているか?

2)行と行の間に適度な「空き」があるか?

3)英数字の大文字・小文字の統一がされているか?

上記3項目の留意点は、下記の通りです。

1)では、1行の文字数が多すぎると読みづらいうえに
返信で引用した際に、変なところで文字が折り返されることに。

2)では、行がぎっしり詰まったメール文は、読む側に圧迫感を与え
読みづらいです。適度に「空き」の行を挿入し、見た目の
読みやすさに配慮を。

3)では、同じメール文の中で、英数字が
大文字になったり小文字になっているのも煩わしいもの。
英数字以外にも、同じ言葉や商品名などを
漢字表記にするか、ひらがな・カタカナ表記に統一するか
を決めておきましょう。

今週取り上げてきた、読み返す際の4つの項目。
こうして改めて挙げると、多いと思われるかも知れません。

ですが、チェックポイントを頭の中に入れてさえおけば、
読み返しながら、自然と気にかけるようになります。

メールに限らず、書いた文章は一度読み返す
習慣を若いうちからつけておくことが、
文章上達の第一歩です。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

メルマガ詳細

記事全文を読む

今週は、メールを送信する前に読み返す習慣づけについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法  < 読み返す際のポイント(4)
◆─────────────────────────────────◆
内容の検証

メールを書き終え、
「件名と本文の整合性」を確認し、
固有名詞や誤字・脱字の「間違い探し」をした後は、
「内容の検証」に入ります。

「内容の検証」というと、ちょっと構えてしまうかもしれませんが
早い話、そのメールを受け取る側になったつもりで
もう一度読み返してみるということです。

その際のチェックポイントとしては、次の通りです。

1)用件を1点に絞りこまず、複数の用件を一度に詰め込んではいないか?

2)無関係な情報、無駄な情報を盛り込んではいないか?

3)曖昧な表現、誤解を招くような不適切な表現にはなっていないか?

もう少し具体的に解説すると…

1)メールは原則、1通に1つの用件でまとめます。
あれもこれもと複数の用件を一度に送ると、返信にも手間がかかり
用件を見落としやすいです。

2) 本題からはずれた内容は、相手の時間を奪い、混乱させることに。
相手に必要か、有益かという観点で内容の見直しを。

3)誤解やトラブルのもと。できるだけ数値化したり、具体的に伝わる
表現を心がけましょう。

わかりにく文章は、相手にストレスを与えます。

一度読めば、内容がすっと頭に入る内容かどうかを
読み返すことで確認し、必要に応じて文章を整えてから
送信する習慣をつけましょう。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

メルマガ詳細

記事全文を読む

今週は、メールを送信する前に読み返す習慣づけについてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 の メ ー ル 作 法          < 読み返す際のポイント(3)
◆─────────────────────────────────◆
                            間違い探し

メールを書き終え、
「件名と本文の整合性」を確認したら
次にすべきは、「間違い探し」です。

最も注意したいのが
固有名詞。

会社名、氏名は間違えないよう、入念に確認を。

このとき、パソコンの文字変換に頼らず、
正しい表記となっているか、
相手の名刺などできちんと確かめましょう。

人名では、例えば
「タノウエさん」の表記は「田之上」か「田上」か。
「サネトウさん」の表記は「実藤」か「實藤」か。

社名の例としては
「キューピー」ではなく「キユーピー」。
「ブリジストン」ではなく「ブリヂストン」。
「三菱電気」ではなく「三菱電機」
のような、特有の表記に気をつけましょう。

社名の場合、、
「株式会社」が社名の前か、後かも
確認しておきたいですね。

何度もやり取りする相手であれば
正しい表記を辞書登録しておくと、安心です。

文中の誤字・脱字の確認も
読み返す際の基本項目。

誤字・脱字をなくすには
日ごろから、「あれ、どうだったっけ?」と思ったり
「ちょっと自信がない」と思った言葉や表現を
すぐに辞書で調べ、確認する習慣をつけておくことです。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆

もうすぐ
5冊目の著書が刊行されます。

★ 『 今すぐ使える! 「メール」上達BOOK 』
今すぐ使える!「メール」上達BOOK
今すぐ使える!「メール」上達BOOK
クチコミを見る

毎度おなじみの、メールフレーズ集です。

が、

今までとはちょっと違うのは……

ビジネスに使えるフレーズ以外に
プライベートなやりとりで使えるフレーズも紹介
している点。

当メールマガジンでも取りあげたことのない
かなりくだけた、かつ、生々しい(?)
フレーズを80余り紹介しています。

楽しみにしていてください!

『 今すぐ使える! 「メール」上達BOOK 』

記事全文を読む

今週は、メールを送信する前に読み返す習慣づけについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法         < 読み返す際のポイント(2)
◆─────────────────────────────────◆
                     件名と本文は合っているか

用件を書き終えた後、必ずチェックしておきたいのが
「件名と本文の整合性」。

件名と本文がマッチしているか
という点です。

最初に件名を入れて、本文を書き出す…
または、本文を書き終えてから、件名を入れる。

あなたは、どちらですか?

圧倒的に、件名を先に入れる人の方が多く
後で件名を入れる人は少数派でしょう。

前者の場合、すでに書くべき内容が
頭の中で整理できていればいいのですが、
最初に思いついた件名が、本文を書いているうちに
合わなくなっていた…ということもあります。

メールを書き終えたら
最初に自分が意図した件名と
それを記述した(はずの)本文とで
矛盾がないかを確認してみましょう。

「あれ? 最初に書いた件名と本文の内容が合ってないぞ」
と気が付いたら、件名を再考すればよいだけのことです。

だ~っと一気に書いたメールの場合
意外とこの「件名と本文の整合性」が取れていない場合もあるので
気をつけましょう。

 

メルマガ詳細

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

若い人だけでなく“大人”にもおススメしやすいのは、タイトルのせい?
******************************************************************
『さらりと返せる、大人のメール表現334 』

******************************************************************

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

メルマガ詳細

記事全文を読む

今週は、メールを送信する前に読み返す習慣づけについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法  < 読み返す際のポイント
◆─────────────────────────────────◆
後悔や反省をする前に…

すでに新しい職場で、研修や実務にとりくんでいる
新社会人も多いことと思います。

社内、社外をとわず、ビジネスメールは
うまく書けていますか?

仕事でメールのやり取りを行ううえで
新社会人の皆さんにぜひ、身につけてほしい
と思う習慣が「読み返す」ことです。

相手に対して失礼のないように
敬語や表現に気をつけ、適切な内容にまとめるのに
精いっぱいで、書けたらすぐに送信ボタンを押してはいませんか?

送信した後に「しまった!」と
後悔や反省をしても、送ったメールは取り戻せません。

場合によっては、うっかり送った1通のメールが
会社の業務や今後の取引に大きな支障をきたす
事態を招くこともあります。

メールの文章の精度を上げることも大切ですが
メールの誤送信や不適切なメールを送ることの防止策として
今すぐ、誰にでもできる大切なことが
「読み返す」ことです。

書くよりもはるかに短時間で済む
「読み返す」行為をおろそかにせず、
新人の今の時期に、習慣として身につけてしまうことを
強くお勧めします。

では、どのような点に気を付けて
読み返せばよいのでしょう。

今週は、メールを送信する前に読み返す際の
ポイントについてご紹介していきます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

メルマガ詳細

記事全文を読む