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今週は、たまったメールの整理整頓についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < メールの整理(5)>
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受信体制の見直し

昨日は「G-mailの整理」について述べましたが
今日はまた通常のメールの整理についてです。

年に一度、自分のメール受信体制を見直し、整理することも必要です。
・自動振り分けしているフォルダの数
・登録しているメールマガジンやショップのお知らせメール
・場合によってはメールアカウント
これらを見直し、不要なものは削除や解除します。

使用頻度の低いフォルダ(完了した仕事や疎遠になった相手用など)は
削除して、受信トレイをスリムに。

配信はされても読みとばすことの多いメルマガやお知らせメールは
登録を解除。

メールアカウントも使用頻度が少ないものは思い切って処分します。

このように
メールを広く「受け入れる」状態から、
必要量のメールしか「受け入れない」状態にすることも
メールの整理につながります。

▼ 大掃除より毎日の整理整頓から
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さらに、保存したまま放置している古いメールも
ある程度の期間分だけを残し、それ以上の古いメールは削除を。

メールが溜まるほど、見直すのも検索するの億劫になっていきます。
メールを残しておく場合は、半年分とか3カ月分のように期間を決めて
日頃からそれ以上は削除していく習慣をつけていく方がいいと思います。
(私はこれがなかなか実行できないのですが…)。

実際の掃除と同じで
普段からこまめに整理整頓を心がけていれば
メールボックスの中はいつもすっきり。
まとめて大掃除になると時間も労力もかかります。

削除や解除のルールを決めて、
日ごろから実行する習慣をつけたいものです。

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今週は、たまったメールの整理整頓についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < メールの整理(4)
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G-mailの整理

Thunderbird で受信している通常のメールは、
目的・用途別のフォルダを設け、自動振り分けしていますが
G-mailで受けるメールは、私の場合
ほとんど野放しです。

G-mailの場合は、最初にメールを受けるだけ受けて
後で整理・分類する感じ。

それもこれも、G-mailの検索機能があるおかげです。

過去のメールをとり出したい場合
送信者のメールアドレスや件名
メール内に含まれキーワードで検索して
拾い出すことができるので、
最初から細かく分類しておく必要がありません。

▼ 検索しやすい件名を意識
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私がG-mailで気をつけているのは、件名。
あとでアーカイブにまとめやすくできるよう
仕事ごとに統一性を持たせています。

例えば、社内報の制作であれば
「○○○○(社内報のタイトル)80」
という80号目の社内報というタイトルに統一し
その「P1-2」「P3 写真」というように
共通タイトルの後に項目を付け加えるようにしています。

こうしておけば、仕事が完了した時点で
「○○○○80」で検索したメールに
件名と同じ「○○○○80」というラベルを付け
ひとまとめにしてアーカイブへ。

もし、あとで「○○○○80」のメールの一部を探したい場合は
「○○○○80」のアーカイブを取り出し、探すことができます。

主だった仕事のメールしか
このような「ラベル付け→アーカイブ」という作業はしていませんが
あまり神経質にならなくても
ほしいメールが検索できるのは
G-mailの利点の一つだと思います。

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今週は、たまったメールの整理整頓についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法             < メールの整理(3)
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保存のルール

受信したメールを分類し、整理しても
今度は整理したフォルダ内に次々とメールがたまっていきます。

このたまったメールも定期的に処理しておく必要がありますが
問題は、いつまで保存するか。

読んだらすぐに削除するという人もいるかもしれませんが
読んだメールも意識してしばらく保存している
あるいは、無意識のうちにフォルダにたまる一方
ということも多いのではないでしょうか。

内容ごとに、フォルダを作ってメールを振り分けている場合
過去のメールで、解決したもの、処理済みのメールは
1か月に1回とか、3か月に1回と期間を決めて削除する習慣を
つけるとよいでしょう。

長期の仕事などは、仕事が完了した時点で整理してもいいですね。

時系列、または優先順位別にメールを分類している場合も
過去のものから見直し、不要なメールは削除していきます。

どうしても保存しておきたいメールは
メールソフト内に保存用のフォルダを作り、そこに保管するという方法
データとして保存し、USBなどの記憶媒体に保管する方法があります。

▼ 保存より削除に労力を
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私の場合は、大きく下記の3点の基準を設け、整理するようにしています。
1)基本的に削除しない
・【しごび】読者からのメール
・特定の仕事のメール
2)1カ月に1度、整理
・定期的に読んでいるメールマガジン
3)対応終了後削除
・ネットオークション関係の連絡メール

1)は、あとで検索して確認することもあるので
基本的にとっています。

2)は、目を通すもの通さないものいろいろですが
情報が古くなることもあるので
1カ月で自動的に削除される設定にしています。

3)は、落札して支払いが済み、商品が届いた時点で削除します。

ただ、このように残しておいいても
メールを見返す機会はそう多くはないのが現状です。

内容や処理段階で基準を設け
不要なメールはこまめに削除する習慣をつけたいものです。

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今週は、たまったメールの整理整頓についてです。
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仕 事  メ ー ル 作 法  < メールの整理(2)
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分類の基準

毎度受信するメールの整理の仕方として、3通りの方法が考えられます。

1)内容ごとに分類
2)時系列で分類
3)優先順位をつけて分類

1)の内容ごとの分類は
仕事、客先、メルマガなど、メールの内容ごとにフォルダを設け、
分類する方法です。
細分化するほど、フォルダがどんどん増えてしまうのが難点。

2)の時系列での分類は、受信した日づけや時間などで
メールを分類する方法。
長期にわたる仕事のやりとりに向く方法かもしれません。

3)の優先順位を付ける分類というのは、
受信した順にメールをチェックし「即返信」「後で返信」に分けて
対応する方法です。
返信に迷う場合は「保留」という分類も考えられます。

ただ、この場合、「後で返信」に分けたメールは、
返信するのを忘れやすいという難点もありそうです。

▼ 自分なりの基準を設け、分類
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私は昨日も書いた通り、内容ごとに分類派ですが、
私の周りは3)の優先順位派が意外と多いです。

たまった受信メールを「処理」「未処理」に一気に分けて対応する
という人もいました。

いずれにせよ、何らかの基準を持って分類しておくと、読み忘れを防いだり、
後で読み返す時に楽です。

1)の内容ごとの分類では自動振り分けを設定できますが
2)の時系列や3)の優先順位を付けての分類は
手動で振り分ける、という違いがあります。

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今週は、たまったメールの整理整頓についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法               < メールの整理
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メールの整理から始まる効率化

週明けの今日、職場のパソコンで
迷惑メールを含む大量のメールの整理が最初の仕事
というかたもいるかもしれません。

迷惑メールと言わずとも
忙しさが加速するにつれ、日々、溜まっていくメールの整理もままならない
という人も増えているのではないでしょうか。

仕事に追われ、メールの返信ができなかった相手から
「何かあったのか?」「気に障るメールを送ってしまっただろうか?」
といった問い合わせがあり、当惑したという話も耳にします。

メール対応の効率化を考えるうえで
メールの整理整頓はポイントの一つ。

今週は、メールの整理の仕方について考えていきたいと思います。

▼ 残したメールの処理が課題
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ちなみに私の整理法はと言いますと…

・メールソフトはMozilla Thunderbird を使用
http://mozilla.jp/thunderbird/
・毎朝、「迷惑メール」のフォルダと「ごみ箱」内のメールを処理

・アカウントごとにフォルダを設定し自動振り分け
・メインのアカウントのフォルダはさらに細分化。
客先ごとに振り分け、メールの受信がひと目でわかるようにしている

・メルマガやオークション関係のメール、私用メールは
専用フォルダに振り分け、30日経過後に自動的に処理

仕事関係のメールとメルマガ読者からのメールは
捨てずにとっているのと
事務所と自宅で同じメールが受信できる設定にしているので

ハードディスクの容量を残しているメールデータが圧迫しがちで
定期的な整理が私の課題になっています。

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今週は、メールの件名について再考します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法             < 件名あれこれ(5)
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件名で答える

昨日取り上げた
(T/O)の件名
とも関連するのですが

件名として、この方法いいな~と思った書き方があります。
例を挙げてみましょう。

「○月○日の座談会について(神垣)」
という件名で相手に送信した際、その返信の件名が下記です。

「Re:○月○日の座談会について(神垣)<確認しました」

相手の件名はそのままで、
「<」で自分のコメントを添えて返信するという方法です。

どちらかというと社内や懇意な相手とのやり取りに向く方法ですが
これなら、件名を書きかえることなく、書き添えるだけで
相手に意思表示できるので便利だと思いました。

返信する際
相手の件名をいじっていいものかどうか迷うことがあるのですが
(例えば、件名に相手の社名や名前が添えてある場合)
この方法なら、件名はそのままにしておけます。

ただ一つ、疑問に思うのは
返信用に使う記号の向きは「<」と「>」
どちらがいいのかということ。

相手に対して送るなら「>」の方がいいのだろうか…
と細かいことで悩んでいます。

上記のように
件名だけで済ますことができる用件、判断がつく内容というのは
限られてはきますが
日々のやり取りの中で、件名の改善・改良の余地はまだありそうです。

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【しごび】 の お す す め
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広島限定情報ですが・・・

書家ヤマモトテルミさんの個展が
12月22日(火)から開催されます!

「書・ヤマモトテルミ展 ~あなたを想うと夜は明るい~」

美人書家 ヤマモトさんが
一人、夜に想うのはどんな人なんでしょうね。

彼女の作品に、その答えが見つかるかも…!?

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☆☆ 書・ヤマモトテルミ展 ☆☆
~あなたを想うと夜は明るい~
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日時:2009年12月22日(火)~27日(日)

場所:ギャラリーG
(広島市中区上八丁堀4-1
アーバンビューグランドタワー公開空地内)

☆クリスマス前後のデートコースにもおすすめですっ!

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