今週のテーマは、断る時のメール作法についてです。

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メ ー ル 作 法                               < 断りのメール
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今日、は依頼や誘いを断る時のメールの書き方です。

▼ 断る前のひとこと
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仕事の最中に別の仕事を依頼されたり、すでに予定があるのに急な飲み会
や食事の誘い。さあ、どうしましょう。

「できません」「無理です」「今日はちょっと…」では、相手は納得しな
いし、悪い印象しか抱きません。

反発を招く言い方や、その場しのぎの返答を繰り返していると「できない
やつ」「付き合いの悪いやつ」のレッテルを貼られ、次第に依頼や誘いも
減っていきます。

依頼や誘いのメールには、断る前に「申し訳ないのですが」「あいにく」
「せっかくですが」のひと言を。

頭から拒否してかかるのではなく、まず、相手の言葉を受け入れることで
す。相手がその依頼や誘いに至った理由を察すれば、けんもほろろな断り
方はできません。

▼ 言葉を緩衝材に
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
逆に、自分が依頼するときは「恐れ入りますが」「~をお願いします」
「お手数おかけして申し訳ありませんが」のひと言を。

拒むも頼むも、言い方ひとつ。

一見、断ることはマイナスの行為のように思えますが、断り方とフォロー
次第でプラスの印象を残せます。

拒否の態度も言葉を緩衝材にすれば、相手の気持ちに余計な波風を立てず
にスマートに断ることができるのです。でも、基本は、自分が言われて嫌
なことは人にも言わないことですね。

明日は、断る時のポイントお話しします。

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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法           < 読者からのおたより
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                       読者の「気になる言葉」

■「~でよろしかったですか?」 ————————————–

最近、ファストフードなどで時々レジの子に言われます。
「ホットコーヒー一つ」
「はい、ホットコーヒーをお一つ。…ご注文は以上でよろしかったですか?」
なんでここで過去形なんでしょう? 「以上でよろしいですか?」で問題ない
と思うんですが。

あるいは
「お召し上がりは店内でよろしかったですか?」
と、まだこっちがどちらとも言ってないセリフを先回りされた上に過去形で聞
かれます。

これは過去形にした方が丁寧になると思っているためなのでしょうか? ある
いは、実際この方が丁寧で、目くじら立ててる私の方がおかしいのでしょうか?
(読者 T.T様)
———————————————————————-

ファストフードやファミリーレストランなど、チェーン系の飲食店で、この
「~よろしかったですか?」を聞かない店舗はないといっても過言ではないで
しょう。この過去形攻撃にうんざりしているかたは他にも多くいらっしゃると
思います。私もそのひとりです。

本来、確認や念をおす時に使う表現ではありますが、対面して注文しているの
に過去形での確認は違和感を覚えますよね。注文後、時間が経過してからの確
認なら、いざ知らず。

こちらが何の意思表示もしていない段階で「お召し上がりは店内でよろしかっ
たですか?」と確認されるのも、押し付けがましさを感じます。

一見、丁寧なようで、暗に行動を強いている表現といえます。客との前後の対
応に基づく「よろしかったですか?」ではなく、一律に言っているのが不快の
もと。

この「~でよろしかったですか?」に限らず、言葉はその場の状況に応じて考
え、話したり書くようにしたいですね。

NHK放送文化研究所のサイトに参考事例として、「よろしかったでしょうか
?」の解説がありましたのでご紹介します。

ことばQ&A

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今週のテーマは、自己中心的な「迷惑メール」です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法        < 迷惑なメール(4)
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今日は「迷惑メール」の最終回です。

▼ 迷惑をかけてきたから直せる
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迷惑なメールについて取りあげてきました。今日までのおさらいをしてみ
ましょう。

・求めるばかりで返さない
・場の空気が読めていない
・愚痴や悪口

これはメールに限らず、実生活で人と接する際にも気をつけたいことです
ね。

私自身もひととおり失敗して、その都度、注意されたり気づいたことばか
りです。特にフリーランスになってからは、自分で気づいていかなければ、
仕事が来なくなるというシビアな現実を突きつけられます。

▼ 「三方よし」の精神
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「私が、私が」と前へ出ることだけが自己アピールの方法ではありません。
全体を見回してみて、自分にとって最適な役どころを見極め、打って出る。
そのほうがボディブローのように効いてきます。

近江商人の商売の基本理念に「三方よし」という言葉があります。買い手
よし、売り手よし、世間よしの三方よし。売り手が自分だとしたら、買い
手はお客さま。そして世間とは、社会であり、自分が仕事をしている業界
でもあると解釈しています。

無闇な値引きをすれば業界の単価を下げることになり、いい加減な仕事ぶ
りは「だから、SOHOは…」などと十把一絡げに言われます。

一方だけでも二方だけでもダメ。三方がハッピーになってこそ発展・繁栄
がある。自分だけでなく、相手の利、社会の利、そして業界の利になるよ
うな働きをするのが、結局、自分の利につながるものと感じます。

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今週のテーマは、自己中心的な「迷惑メール」です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法        < 迷惑なメール(3)
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今日は「愚痴、悪口」の迷惑メールについてです。

▼ 愚痴や悪口は自分の評価を落とす
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
愚痴や人の悪口を綿々と書いたメール。かなり、迷惑です。

書いているほうはそれで気分が晴れるのかも知れませんが、受け取る側は
たまったものではありません。

そういうメールに限って文章量が多いのも常。それだけの労力、もっとほ
かに回したほうがいいのでは、と思ってしまいます。私の知らない第三者
のことが書かれている場合もありますが、同意のしようがありません。

マイナスの感情を回りに撒き散らしても、自分の評価を落とすだけで、そ
れがプラスに変わることはないのです。

▼ 勝負のポイントは別にある
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
なめられて腹が立つ、認められないのが悔しい。ないにこしたことはあり
ませんが、仕事をしているとそういう感情にとらわれることもあります。

初めての相手、しかも男性の多い職場では、未だにお子様扱いでなめた態
度をとられることが私にもあります。でも、そこで目くじら立てても仕方
ない。ニッコリ笑顔で聞き流し、仕事でかたをつければよいことです。

感情に感情で応酬してもヒートアップして収拾がつかなくなるだけ。目先
の感情に左右されず、勝負のポイントを別に置くほうが精神衛生にもずっ
と良いです。

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今週のテーマは、自己中心的な「迷惑メール」です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法        < 迷惑なメール(2)
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今日は「場の空気が読めていない」迷惑メールについてです。

▼輪の中に入る前に、じっと流れを見る
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場の空気が読めていないメール。

通常のメールのやりとりよりも、むしろ、ブログや掲示板への書き込み、
MLの発言でよく見られるケースです。

発信者の意図、それに対する他の人のコメントの流れを読み取れないまま、
いきなり自分本位の意見を書き込むと…座がしらけるのは必至。メールに
限らず、実生活においても同じ現象が起りえますよね。

途中から人の輪の中に参加するのは、ネットの世界もリアルの世界も入り
にくいものです。ブログへの書き込みもMLで発言する場合も、手始めにど
ういう経緯で今この場の話題が進行しているのか、をまず確認。前後の流
れを読み取ってから、自分の意見を述べるのがスマートなやり方です。特
に複数の人が集まる場では。

▼読まれたいのなら、まず、読む
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
インターネットを通じて一個人の情報発信が飛躍的に容易になりました。
ブログの普及がそれを実証しています。匿名での発信、見知らぬ人との意
見交換が可能となり、それに伴うメリット・デメリットも生まれました。

日記といえどネット上に公開すれば、私的なものではもはやなく、必ず他
者を意識して書いています。人に読まれたい、という欲求があるのなら、
まず、読む。

人の書いたものを読み自分の視野を広げ、自分の書いたものを人の目で読
み一人よがりに陥っていないか検証してみることです。

個人の情報発信が容易になった分、「私が」「俺が」と一人称の自己主張
がネットの世界にあふれています。言いっ放しや言い逃げ、一方的な自己
主張で終わらせず、他者と共振し合えるような情報発信を心がけたいもの
です。双方向こそインターネットの利点なのですから。

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今週のテーマは、自己中心的な「迷惑メール」です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法         < 迷惑なメール
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今週は、相手に負担をかけないメールについてです。

▼求めるばかりでは迷惑がられる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
求めるばかりのメール。

質問のメールによく見られる傾向ですが、聞くだけ聞いて、自分が納得す
れば、ハイさようなら。親身になってその都度答えてきた者にとって、こ
れほど虚しいことはありません。

聞くのはタダですし、よく知っている人に聞いたほうが早いのも確か。
その場合、いつでも気軽に尋ねることができる環境(人間関係)を日ごろ
から整えておくことがポイント、ということは以前にもお話ししました。

聞く、尋ねる、教えてもらうという行為は、一時的とは言え、相手の時間
を拘束することです。自分が知らないことほど、答える相手に多くの時間
と労力を強いていることを忘れずにいましょう。

▼ 気にかけること。気にかけ続けること
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
教えや回答を得たら、「ありがとうございます」だけで終わらせず、何ら
かの形で相手に返す気持ちを持ちたいもの。「借り」は「返し」て完結で
す。

結果を報告するのも一つ、逆に自分が聞かれたときには快く応じるのも一
つでしょう。すぐには返せなくても、相手の関心事に注意を払い、参考に
なりそうな情報を提供するのも一つ。メルマガの発行人であれば、感想を
送るのも一つです。

迷惑か迷惑でないかの分かれ道は、求めるばかりでなく返す気持ちの有無。
相手に頼る一方の関係は長続きしません。

モノやお金でなくても、気にかけることが恩返しの一歩。そして、気にか
け続けること。常に相手に心を寄せていれば、毎日電話やメールをしてい
なくても、ここ一番のとき、相手から求められた時も的確な意見を返せる
ものです。

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