キラリと光るメールを送ろう! ───────────────
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法

~「SOHOしよう」リターンズ ~

https://www.kamigaki.jp/

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───────────────────  VOL.63 2005年4月8日
<読者数 2155 名>

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今週は「新入社員のメール作法」ご紹介しています。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 新入社員のメール作法(4) >
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「初めての相手に送るメール作法」署名についてです。

職場で、初めての相手に送るメール。書き出しの基本は
「宛名」⇒「自分の名前と自己紹介」⇒「用件」
でしたね。最後は「署名」で完結です。

▼ 署名でアピール!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールで用件を書き終えたあと、最後に添えるのが「署名(シグネチャ)」
です。

主な要素としては、自分の名前、社名・部署名、社の住所・連絡先、メー
ルアドレス、ホームページアドレスといったところでしょうか。

受け取る側としてありがたいのは、会社の電話番号とFAX番号が明記され
た署名。名刺を見返すより署名を見るほうが早いので、助かります。

珍しい名前の方がカッコ書きで読み仮名を入れておられる場合もあります
ね。私も「じんがき」と間違えられることがあるので、ローマ字書きで読
み仮名を入れています。

その他の要素としては、急ぎの場合の連絡先(主に携帯番号や携帯アドレ
ス)、内線の電話番号や直通のアドレス、自社で配信しているメールマガ
ジンのアドレスを入れている署名も見かけます。

自社商品のPR、仕事の実績、休暇のお知らせなど入れ、しっかりアピール
している署名もあります。

▼ 目的ごとに使い分けて情報伝達
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
いずれにせよ、ビジネスメールに使う署名は「目立つ」ことより「連絡先
を明確にする」ことが目的。必要な要素が、見やすく、わかりやすくレイ
アウトされていることがポイントです。

一方、個人用の署名には遊びの要素が盛り込まれ、親しみやすいものが多
く見られます。ハンドルネームを名乗り、アスキーアート(顔文字など)
や罫線を使った凝ったデザインの個性的な署名を目にします。

私の場合は、仕事用、メールマガジン用、私信用に署名をいくつか登録し、
使い分けています。仕事用はきっちりかっちりシンプルに。メルマガ用は
「今月のおすすめメルマガ」を入れたり、私信用も幾つかバージョンを変
えて用意しています

たかが署名、されど署名。署名も情報発信ツールの一つとして、用途に合
わせ衣替えしてみてはいかがでしょう。

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昨日、平和公園あたりを通ったら
桜はまだ一分咲きって感じでした。
雪やなぎや黄色いレンギョウは満開。
ぽかぽかと暖かい日には好きな曲聴きながら
クルマ運転してるのが至福のときです。

今週は「新入社員のメール作法」ご紹介しています。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 新入社員のメール作法(3)
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初めての相手に送るメール作法」の書き出しについてです。

職場で、初めての相手にメール。書き出しは
「宛名」⇒「自分の名前と自己紹介」⇒「用件」
が基本の流れです。宛名、自分の名前を書き、自己紹介が済んだら、いよ
いよ本文です。

▼ 1メールに一つの用件
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
件名とも関連しますが、「1メールに一つの用件」が原則。これはビジネ
スメールに限らず、メリーングリストで発言する際も同様です。

複数の用件を一つのメールに入れ込んでしまうと、返信が続いた時に結局、
何についてのメールかわからなくなり、間違いのもとです。

面倒なようでも「1メールに一つの用件」のルールを守っておけば、あと
で件名を頼りにメールを整理したり見返すことができます。

繰り返しお話していますが、件名を具体的に記すことは効率的にメールの
やりとりを行ううえでとても重要。ひと目ですぐ、何についてのメールか
わかる件名を工夫しましょう。

やりとりの途中で別の用件に移ることもあります。そんなときは件名も用
件にあわせて変更を。読み返すことを想定した配慮を心がけたいですね。

▼ 読みやすいメールにするには
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
用件を書く際、気をつけたいのが1行の長さ。

1行が長すぎるメールは、見た目にも圧迫感があり、相手が読むとき改行
の位置がずれたりして読みづらくなります。

目安としては、1行は全角文字で35文字前後、最大でも38字以内に収める
のが適切でしょう。

1行いっぱいに文字を入力るより、文章の切れ目のよいところで改行し、
数行ごとに空白の行を入れるようにすると読みやすくなります。ポイント
を箇条書きにしたり、見出しをつけるのも一つの方法です。

明日はメールの最後に入れる「署名」についてです。

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今週は「新入社員のメール作法」ご紹介しています。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 新入社員のメール作法(2)
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昨日に引き続き「初めての相手に送るメール作法」です。

職場で、初めての相手にメール。書き出しのポイントは
「宛名」⇒「自分の名前と自己紹介」⇒「用件」
が基本の流れ、と昨日お話しました。宛名の重要性はわかっていただけた
と思うので、次は「自分の名前と自己紹介」です。

▼ 「宛名」の次は名を名乗る
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
【 自分の名前と自己紹介 】
宛名の次は自分の名前です。ビジネスメールの場合は、当然のことながら
本名を名乗ります。差出人が誰であるか、相手にひと目でわかってもらう
ためでもあります。

続けて、簡単な自己紹介も添えておきましょう。「私は△△△社で▽▽を
担当しております○○です」といった具合に、社名、所属部署、自分が担
当している仕事内容などを簡潔に述べます。

くどくどと書く必要はなく、メールの用件に関連する範囲内で相手に自分
が何をしているか、が伝われば十分です。

▼ 相手のアドレスを知った理由に触れておく
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初めてメールを送る場合、気に留めておきたいのが、相手のメールアドレ
スを知った理由を書き添えておくこと。

自分が逆の立場なら、見知らぬ人からの突然のメールには「なぜ、自分の
メールアドレスを知ったのだろう?」と警戒心を抱くものです。「なぜ」
に対する理由が明らかなら、不審感もなくなります。

「△△△社の○○様からご紹介をいただき、メールを差し上げました」と、
ひと言添えておくだけで好感度もアップ。わだかまりなく、その後のやり
とりがしやすくなること請け合いです。

そして、いよいよ用件に入りますが、この続きはまた明日。

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今週から2週間にわたり「新入社員のメール作法」をご紹介していきます。

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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 新入社員のメール作法
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今日は「初めての相手に送るメール作法」です。

▼ 初めての相手に送るメール作法 ~書き出し~
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職場で初めて出すメール。緊張しますね。

「習うより慣れろ」で実践から学んでいくのが上達への近道ですが、まず
は基本のルールをおさえておきましょう。初めての相手にメールを送る場
合の書き出しのポイントをご紹介します。

「宛名」⇒「自分の名前と自己紹介」⇒「用件」 が基本の流れです。

▼ まずは「宛名」を正確に!
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【 宛 名 】
個人に宛てるメールには、「○○様」と相手の名前を最初に明記しましょ
う。間違って送信した際にもすぐわかります。

宛名は社名や所属、役職がわかっている場合は「△△△株式会社」「▽▽
部長 ○○様」と2行に分けて書くといいですね。

個人名がわからない場合に限り使う敬称が「御中」です。「△△△株式会
社 御中」「総務部 御中」とし、個人名や担当部署が特定されている場
合は「様」を使います。ですから、「御中」と「様」の併用はありません。

特に気をつけたいのは漢字の書き誤りです。社名も名前も失礼のないよう、
よく確認を。

個人宛のアドレスがなく、社内で一つのアドレスを共有している相手の場
合は、件名に「○○様 △▽△の件について」と名前を入れておくとわか
りやすいですね。

補足ですが、
初めての相手にメールを送る際、件名を「はじめまして」にしてしまいが
ちですが、昨今のスパムメールと紛らわしいのでご注意を。「研修の集合
場所変更の件」というふうに、メールの内容がわかる件名を心がけたいで
すね。

明日は、「自分の名前と自己紹介」についてです。

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カミガキです。
今日はエイプリルフールだってことをキレイサッパリ忘れていました。
おかやんの「妊娠50ヶ月」を読んで気づいたものの
すでに配信が済んでました。
不覚です。
仕込み忘れた自分を責めます。
カミガキです。
カミガキです。

今週は「メールの小ワザ」と称して、
ちょっとした留意点や注意についてご紹介しています。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < メールの小ワザ(5)
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今日は私の「メールの小ワザ」をご紹介します。

▼ 私のメール作法
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メールに限らず、私が文章を書くうえで気をつけているのは、普通の言葉
で書く、ということです。

横文字、カタカナ、専門用語はなるべく使わないか、意味を置きかえて書
くようにしています。流行の言葉も極力避けます。

職業こそライターというカタカナ職業ですが、気持ちのうえでは「書き手」。
小説家ではないのだから、自分の文章スタイルや表現手法にこだわるより、
書き手、聞き手として、取材する相手や取り上げるテーマが輝く文章を書
きたいです。

もうひとつは、自分に酔っぱらわない。

私の場合、自分で気をつけておかないと文章がすぐに“酔いしれモード”
に走ってしまうのです(特に深夜)。ノリノリで書いているときほど、気
分が高揚しているので、あとで読み返して赤面するというのは未だよくあ
る話。

それを防ぐためには、書いたあと、少し間をおいて読み返すことが大事。
時に、人にピシッと指摘されて、過剰な自意識に冷や水を浴びせるのもひ
とつだとも思っています。

▼ 公私のメールの使い分け
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書き方で気をつけているのは、お取引先には基本的に敬語、丁寧語。初め
ての相手だけでなく、旧知の間柄でもくだけた表現はほとんど使いません。
というか性格的に使えないんです、私の場合。

仕事仲間に対しては、仲良くしている相手にも仕事の時は丁寧語。「お世
話になります」で始め、ありがとうではなく「ありがとうございます」。

一方、私的なメールでは「こんにちは」で始まり、本文はほとんど話し言
葉か、方言全開状態。親しい間柄になると、2行でやりとりなんてことも
あります。

メールも対話の道具。ビジネスメールでは、情報伝達が主目的ですが、基
本は人と人との対話。礼儀をわきまえ、用件を的確に伝達したうえで、体
温の伝わるメールにできたらな、といつも思っています。

※こうすると便利! というあなたの「メール作法」があれば、
教えてくださいね。お便りはこちら  beppin@kamigaki.jp

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