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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  <考察「返事はお暇なときに(3)」
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「返事はお暇なときで構いません」というメールに対する考察、最終回です。

▼ 具体的な基準を持つ
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「返事はお暇なときで構いません」というメールをもらったときに感じた
ちょっとした違和感をそのままテーマにしたわけですが、返信の仕方は、
各自それぞれが基準を持って行えばよいと思います。

・即レスできる状態なら、すぐに返信してしまう。

・返信の期日を何日以内と決め、それまでに返信する。

・急がないとは言え、返事を求めらている以上何週間も放置しておくわけ
にはいかないので、回答するのに時間を要すようであれば、一度、その
旨伝え、改めて回答する

といった具合です。

相手からの指定された返信の期日指定があいまいでも、こちらから返信す
る際の具体的な基準を持っておけば、戸惑うこともなくなります。

▼ 相手が受け取る時のことに思いを馳せる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
大事なのは、その返信を相手が受け取る時に少し思いをめぐらせてみる
こと。

自分にとって手隙の時間が夜中の3時だったとしても、受け取った相手は
「こんな時間に!?」と引いてしまうでしょう。

おびただしいメールを受信している相手には、何度もやりとりしなくて済
むように要点が簡潔にわかるメールにしたほうが親切。

仕事だとすっぱり割り切れるのですが、大切な相手ほど、気をまわしすぎ
て自爆と言うこともよくあります、私の場合。

未だに失敗もしますが、具体的な表記、返信の時間も含め、相手の負担に
ならないメールを送るように気をつけています。

明日はリアルな仕事美人をご紹介する「仕事美人列伝」です。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  <考察「返事はお暇なときに(2)」
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「返事はお暇なときで構いません」というメールに対する考察、2回目です。

▼ 裏を返せば…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

「返事はお暇なときで構いません」。

という表現、実はとても曲者、と昨日書きました。なぜなら、「いつまで」
というはっきりした指定がなく、あいまいな表現だからです。

期日の指定がない分、一見、気楽に見えますが、裏を返せばいつまでも待
たれている。そう思うと、少し負担に感じます。

「返事はお暇なときで構いません」とあると、たとえ最後に「お忙しいの
に読んでいただいてありがとうございました」という結びの言葉があって
も、それが色あせて見えるのです。

相手が忙しい人とわかっているのに、再度、返事を求めているのと同じで
暗に相手の時間を拘束しているようなもの。これは、結構、プレッシャー
です。

▼ 相手を気遣ったつもりが負担をかけていることも
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

もし、相手がとても忙しい人だったら…。日に何十通もメールを受け取る
ような人だったら…。相手を気遣ったつもりの「返事はお暇なときに」と
いう言葉が却って相手を縛り、負担をかけることだってあるのではないか
──。そう思うことがあります。

返事を求めるのであれば、「○○についてのご回答をお待ちしています」
と何についてどう答えてほしいのか、具体的に書くほうが回答はしやすい
です。

不思議なもので、「返事はお暇なときで構いません」と書かれたメールほ
ど、何をどう答えたらいいのか、返事に困るメールだったりもします。

最近の発見は、忙しい相手ほどメールの内容が簡潔だということ。短く的
確な答えがバシッと返って来ます。これこそ、忙しい中、返事を返してく
れてありがとう! と感謝すると同時に、回答しやすい主旨のはっきりし
たメールを送ろうと気がひきしまるのです。

明日も引き続き、「返事はお暇なときに」の考察です。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 考察「返事はお暇なときに」 >
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▼ ホントに「暇なとき」に返したら…
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「返事はお暇なときで構いません」。

そう結ばれたメールをたまにもらいます。急を要さないメールだからと、言葉
どおりに受け止め、仕事の手がすいた深夜に返信したら、「夜中に返信いただ
いてすみません」と相手に恐縮されてしまいました。

自分の生活時間帯の「暇なとき」に返信したに過ぎないのですが…。丑三つ時
に返信したのがいけなかったのでしょうね。

人により、一日のメールの送受信の数、メールを使う時間帯、生活リズムは異
なります。深夜に作業することの多い私は、普段の活動時間帯に何気なく送っ
たつもりのメールでしたが、日中に仕事している相手には私のメールの送信時
間は明らかに奇異に映った模様。

▼ 裏を返せば…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「お暇なときで構いません」という表現、私は、仕事ではあまり使いません。
「いつまで」というはっきりした指定がなく、あいまいな表現だからです。

期日の指定がない分、一見、気楽に見えますが、裏を返せばいつまでも待たれ
ている。そう思うと、少し負担に感じます。

相手を気遣ったつもりの「返事はお暇なときに」という言葉が却って相手を縛
り、負担をかけることだってあるのではないか──。そう思うことがあります。

返事を求めるのであれば、「○○についてのご回答をお待ちしています」と何
について、いつごろまでに答えてほしいのか、具体的に書くほうが回答はしや
すいです。

▼ 具体的な基準を持つ
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
返信の仕方は、各自それぞれが基準を持って行えばよいと思います。

・即レスできる状態なら、すぐに返信してしまう。

・返信の期日を何日以内と決め、それまでに返信する。

・急がないとは言え、返事を求めらている以上何週間も放置しておくわけには
いかないので、回答するのに時間を要すようであれば、一度、その旨を伝え、
改めて回答する

といった具合です。
相手から、返信の期日指定があいまいでも、こちらから返信する際の基準を持っ
ておけば、戸惑うこともなくなります。

▼ 相手が受け取る時のことに思いを馳せる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
大事なのは、その返信を相手が受け取る時に少し思いをめぐらせてみること。
具体的な表記、返信の時間も含め、相手の負担にならないメールを送るように
気をつけています。
(VOL.35 2005年2月28日~VOL.37 2005年3月2日 より)

 

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──────────────────  VOL.34 2005年2月25日
<読者数 1733 名>

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メール作法の素朴な疑問について、今日は最終回です。

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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法  < メール作法 素朴な疑問(3)
◆――――――――――――――――――――――――――――◆                                      心づかいを伝える言葉

<読者の質問>——————————————————-

かつてやらかした失敗ですが、お疲れさまと同意義で「ご苦労さま」を使って
しまい、それは使うべきではないと教えてもらいました。
上記のように使うべきでない言葉や使うと非常識な言葉やフレーズなどがあっ
たら教えてください。              (読者:Mさん)
———————————————————————

「ご苦労さま」は目上の人が目下の人の労をねぎらう時に使う言葉。目上の人
に対しては「お疲れさまでした」が一般的です(最近では、解釈も変わってき
ているようですが)。

質問の回答とは少しずれるかもしれませんが、ビジネスメールにおいて“使う
べきでない”言葉というより“使ったほうが良い”言葉や書き方を幾つか挙げ
てみますね。

▼ 心づかいを伝えるちょっとしたひとこと
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
●「ありがとうございます」
仕事の依頼があったとき、相手から返信があったときには、感謝の気持ちをま
ず伝えましょう。

●「承りました」「確認しました」
客先からのメールには返信を。ささいなことですが、読んだ旨を相手に伝える
ことは大切です。

●「お手数をおかけします」「ご多用のところ恐れ入ります」
質問へ回答や頼み事をするときなど、相手に時間を割いてもらう用件には、配
慮のひとことを。

そのほか、メールの書き出しには相手の名前を書き、自分の名も名乗ると、万
一、送り先を間違えた時でも、すぐに相手に間違いメールだと分かります。宛
名は「○○様」、役職のある相手に対しては「△○課長 ○○様」と書くとよ
いでしょう。

 

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昨日に引き続き、メール作法の素朴な疑問についてです。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法  < メール作法 素朴な疑問(2)
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                    本題に入る切り替え方

<読者の質問>——————————————————–

話題を転換するときや、本題に入る切り替え方が難しいです。
行間を空けてごまかしたり、無理やり「さて」とか、「ところで」と入れたり
していますが、何だかヘンな気がします。
是非コツなどあれば、教えていただけませんでしょうか。
(読者:Yさん より)
———————————————————————-

▼ 言葉や罫線でアクセントを
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
話題転換の方法としては、
●「さて」「ところで」と言葉で区切る方法
● 罫線などを使って視覚的に区切る方法
があります。要は、相手に「本題はこれから」と分かればいいので、自分なり
のやり方でいいと思います。

●言葉で話題転換する場合
「さて」「ところで」は私もよく使いますが、“とってつけた感”が気になる
場合は、単刀直入に「ここから本題です」「○○○の件についてですが」と書
くとすっきり分かりやすくなります。

●視覚的に切り替える場合
文章などの修正指示をメールで送るような場合は

※ここからです
————————–

と罫線を使って区切る方法があります。行間を多めに空けて、話題転換する方
法もありますね。

いずれにしろ、メールの流れに沿って、アクセントになるような区切りや接続
語を持ってくるとよいと思います。

話題転換のコツとしては、本題に入る前の「前ふり」を簡潔にすること。
導入の前ふりが長過ぎると、本題よりも導入部分に読み手の注意が行ってしま
い、何をメインに伝えたいメールなのか分からなくなってしまうからです。

<追記>
言葉で話題転換する場合、「前置きが長くなりました」と書くこともあります。

 

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