◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 仕 事 美 人 列 伝  < ニシキプリントプリント・吉澤美保さん>
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 毎週木曜日は「仕事美人列伝」と題し、リアルな“仕事美人”をご紹介し
 ます。第4回は、印刷会社(株)ニシキプリント勤務の吉澤美保さんです。

 ▼ 言葉に表れる仕事ぶり
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 女性の30歳前後というのは、公私共に悩めるお年頃です。天秤にのせた
 「仕事」というおもりの反対側には、恋愛、結婚、子育てといった言葉
 たち。思えば、私もそうでした。

 そんな悩めるお年頃の真っ只中にいる吉澤さん。日ごろは、印刷業務全般
 を見渡す生産管理課で、クールかつ的確に仕事をこなす彼女から、珍しく
 私的な相談メールが送られてきました。お年頃の女子らしく、ちょうど今、
 さまざまな選択肢を前に、岐路に立たされている模様。

 でも、私に相談したのが運のツキ! 基準は自分、どこまでも「ルールブ
 ックはこの私」の小姑のようなアドバイスに、きっと困惑&苦笑いしたに
 違いありません。私の回答に対するお礼メールの最後に

  また迷いまくったら、明かりをともしてくださいませ。
  よろしくお願いします。

 という一文が添えられていて、多少でも参考になったことにほっと安堵し
 たのでした。でも、「明かりをともしてください」という言葉、ちょっと
 いいと思いませんか(いただきだわ、吉澤さん)。

 何気ないフレーズに、日夜、目配り、気配りを怠らず真摯に生産管理業務
 にいそしむ彼女の仕事ぶりを垣間見た一瞬です。

 ▼ 中小企業のメールマガジン、そのポイントは…
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 彼女が勤務するニシキプリントでは、2002年8月から【ニシキプリント
 NEWS】 http://www.nishiki-p.co.jp/mm.htm というメールマガジン
 を配信しています。

 その製作総指揮を執るのが彼女、吉澤さん。他の二人のメルマガ担当者と
 ともに企画会議を行い、社内での段取り、執筆、編集、相互依頼への対応
 をひととおりこなし、上司からの社内チェクを受けたあと、毎週月曜の朝
 8時に律儀に配信を続けています。

 同社のWeb企画をお手伝いした関係で、メルマガ創刊に際しても彼女と共
 に企画や準備に携わりました。創刊後はすっかり一読者の私ですが、当初
 のメルマガの企画意図である「ニシキプリントの企業姿勢、印刷ノウハウ
 を提示するメルマガ」を忠実に守り、回を重ねるたび構成を工夫してバー
 ジョンアップしている様は、関係者として頼もしい限り。

 実際、中小企業発のメルマガは途中で頓挫することも多く、3年近く質を
 落とすことなく配信を続けている例は広島でも稀少。きちんとメルマガ担
 当者を配し、社内の意思統一や事前準備に労力を惜しまないからこそ、で
 きるワザです。

 同社メルマガ制作の要が吉澤さん。彼女の仕事ぶりは、こちらでも詳しく
 紹介されています。

 ●メルマガマーケティング最前線『成功の裏側を探る!』
  http://homepage1.nifty.com/sachiefujita/back/64.htm

┏━━━━━━━━━━━━┓
┃★今日ご紹介した仕事美人┃
┗━━━━━━━━━━━━┛
 
 (株)ニシキプリント 吉澤美保さん
  http://www.nishiki-p.co.jp/

┏━━━━━━━━┓
┃神垣★チェック!┃
┗━━━━━━━━┛

 メルマガ創刊当初、「どうなんでしょう、この広告」「これって怪し過ぎ
 ませんか?」と、吉澤さんから相互紹介依頼のメールがよく転送されてき
 ました。相互広告もひとつ一つ吟味し、上司に説明し了解を得てから掲載
 すると聞き、アバウトな私は本当にびっくりしたものです。そのくらいま
 じめです、彼女。いえ、他の社員さんも、会社全体「まじめで誠実、そし
 てがんばり屋さん」。だから、長く付き合いたいんですよね。

続きを読む

記事全文を読む

「書き方ひとつ」でこんなに違うメール作法です。
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
仕 事 の メ ー ル 作 法       < 書き方ひとつ(3)
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
                 好感度がアップする書き方

▼ 自分の都合はこの際、置いといて…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
催促のメールって難しいものです。特に支払いの催促。下記のメールは、原稿
料の振込みについての催促メールの例です。

————————————————–
先月分のお支払いの件ですが、
その後、どうなりましたでしょうか。
当方、今月はあれこれと支払いが重なっていますので、
なるべく早くお振込みいただけると助かるのですが。
よろしくお願いいたします。
————————————————–

こういう状況、確かにあります。待っているのに振込みがない。

上記のメールの場合、振り込みの確認だけに終わらず、自分の都合まで書いて
しまっています。「早く払ってよ」という気持ちの表れとは言え、支払いが重
なっているという自分の都合を盾に相手を責めると、気まずさしか残りません。

▼ 急がばまわれ。まずは、相手の状況確認から
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
————————————————————-
○月○日以降、送金が確認できておりません。
恐れ入りますが、次回の送金日をお知らせいただけますでしょうか。
————————————————————-

送金がない、という状況に直面すれば、支払いの催促は当然の行為ですが、
一方的な抗議口調ではなく、「いつから送金が確認できてない」「月の送金が
いつになるのか」と具体的に月日を挙げて事実確認していきます
(有無を言わさず督促を要する場合はこの限りではありません)。

▼ 感情的は抑えて、冷静に
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
支払いに限らず、仕事の催促などでも、「一体どうなってるの?」と先走る感
情を一旦抑え、まずは相手の状況確認から。

「先日依頼した原稿の進行状況はいかがですか?」
と、相手の状況を打診した後、

「○日までにご提出いただけると助かります」
「日時をご指定くだされば、受け取りに参ります」
と、具体的な提出期限をこちらから示していけば、ずるずると引き延ばされる
事態をくいとめることができます。

どんな状況でも、モノは言いよう。感情的にならず、スマート&スムーズ
にことが運ぶような持っていき方を工夫したいですね。

そして、自分が催促される側であれば、遅れそうなときは事前にひとこと知ら
せることも大切です。

検索して、このブログへたどり着いたあなたへ

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
2005年から配信してい る無料メールマガジン
【仕事のメール心得帖】登録はこちらから

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む

「書き方ひとつ」でこんなに違うメール作法です。

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
仕 事 ‎の メ ー ル 作 法       < 書き方ひとつ(2)
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
                                      好感度がアップする書き方、言い回し

▼ 若気の至りと申しましょうか…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
同業者で集まる新年会に若い知人を誘ったところ、下記のメールが返信されて
きました。

—————————————-
このたびの新年会は欠席します。
せっかくお誘いいただいたのですが、
締め切りが迫っている中、職場を早退し、
自分だけ飲み食いするのは、許されません。
あしからず。
—————————————-

気持ちも事情も分かるのですが、別の用件をひとしきり書いたあと、「追伸」
として上記の不参加表明がありました。仕事のメールではないとはいえ、人脈
づくりのきっかけにと誘ったのですが、ちょっとがっかり。

自分は参加したいが、締め切り前の多忙な職場を抜け出すのは気が引ける、と
いうことなのでしょうが、参加できない理由も自分のこととして書けば、スッ
キリするのに、と思いました。

▼ スマートにメールで断るには…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
たとえば、下記のように書き換えてみるとどうでしょう。

—————————————————————-
お声をかけていただき、ありがとうございます。
その日はすでに他の予定があり、残念ながら新年会に参加できません。
また、何かありましたらぜひ、声をかけてくださいね。
—————————————————————-

ポイントは、
●まずは、誘ってもらったことへの感謝を述べる
→ 「すみません」より「ありがとう」を!

●参加できない理由をくどくど述べず「他の予定」に集約
→ 自分の都合はえてして相手には関係ないことだったりする

●次の機会につなげるひとことを忘れずに
→ 今回は無理でも、次回以降、参加する気持ちがあることを伝える

断る時、つい「すみません」を多用してしまいがちですが、誘ってくれた相手
の厚意に対し「ありがとう」という気持ちを先に伝える方が感じがいいですよ
ね。
「すみません」より「ありがとう」。私は姑に指摘され、なるほどね~と思っ
て以来、意識して使うようにしています。

検索して、このブログへたどり着いたあなたへ

ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
2005年から配信してい る無料メールマガジン
【仕事のメール心得帖】登録はこちらから

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む
「書き方ひとつ」でこんなに違うメール作法です。

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法     < 書き方ひとつ >
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
                 好感度がアップする書き方

▼ 忘れちゃならない、書き出しのお約束
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
キャリアのある女性読者からいただいた相談です(抜粋)。

———————————————————————
性格なのでしょうか、会話もメールも表現がストレートらしく、相手を引か
せてしまうのです。
私なりに勉強して気をつかっているつもりなのですが、自分ではどこをどう
なおしたらよいのかわかりません。助言をいただければ幸いです。
———————————————————————

回りくどい言い方より、はっきりストレートに言う方が何ごとも分かりやすい
ですよね。特に仕事の場合。ただ、言い方一つできつくも優しくもなるので、
気をつけたいところです。

上記の相談があった読者のメールには、別段、引いてしまうような“ストレート”
な表現は見当たりませんでした。ただひとつ、気になったのは……

———————–
○○様

はじめまして。●●です。
————————
といった書き出しがなく、いきなり用件が始まっている点でした。

・誰宛のメールなのかを明確にする
・ひとことあいさつ(朝・昼・夜のあいさつや「はじめまして」)
・自分の名を名乗る(誰からのメールなのか所在を明確に)

この3点がないと、受け取る側は唐突、あるいは高飛車な印象を持ちます。
初めてのメールはなおさらで、たったこれだけのことですが、メールの冒頭に
入れるように意識するだけで、読み手の印象は変わります。

▼ 言い方ひとつで好感度アップ
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
できる・できないの回答、依頼、打診、確認など、用件はあくまで率直に。
でも、気をつけたいのが言い回しです。

たとえば、相手に指示を出したり、依頼する場合
「~してください」よりも
「~をお願いします」「~していただけますか」
としたほうが感じは良いです。「です」が続いたら「ですね」を合間に入れる
とか。

私もよくやる失敗ですが、メールの場合、ピシッと強く言い切ってしまうと、
送り手が思う以上に読む側には冷たく響いてしまうことがあります。状況に応
じ、言い回しをソフトに、婉曲に書くようにすると相手に与える印象も変わり
ます。

発注する側、受注する側も仕事をするうえでは対等。「仕事を出してやってい
る」という気でいると、言葉や態度にも出てきます。お互い気持ちよく仕事を
進めていくためにも、言葉づかいには気を配りたいものです。メールに限らず、
話す時も同様ですね。

 

検索して、このブログへたどり着いたあなたへ

ビジネスメールを書くときに役立つ
最新の記事が無料で読めます。

平日日刊で無料配信。登録はこちらから
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
仕 事 美 人 へ の 道  < 映画「恋愛適齢期」>
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
毎週金曜日は「仕事美人への道」と題し、おすすめの映画や書籍を紹介し
ます。第3回は、映画「恋愛適齢期」です。

▼ 大人の恋の行方
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
売れてる劇作家、エリカ、バツイチ54歳。音楽業界のやり手プロデューサ
ー、ハリー63歳独身。妙齢の大人二人が恋に落ちたら…。その顛末を味わ
い深く描写している映画が「「恋愛適齢期」です。

心臓発作で倒れ、エリカの別荘にいそうろうするはめになるハリー。ひょ
んなことから一つ屋根の下で別室にいる二人がメールでやりとりを始める
シーンがあります。

寂しさにさいなまれたある晩、ハリーは突然エリカのホームページからメ
ールを送信。

「何してる?」

不意を衝かれつつ「仕事中よ」と返すエリカ。

この映画では、インスタントメッセージ※で筆談しあうところが今っぽい
ところ。

※インスタントメッセージ:
インターネットに接続している者同士が1対1で短い電子メールを交互に
やり取りし、ほぼリアルタイムに筆談できる機能。Windows Messenger、
Yahoo!メッセンジャーなどが有名。

▼ 一気に火がつくこともある。でも…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
以前にも書きましたが(VOL.8 嫌われるメール(3)「深夜のメールにご用心」 )、夜更けにひっそりメールなんかしていると、どっぷりはま
る自分ワールド。

つい内面さらしやすくなるせいか、メール交換しているうちに相手のすべ
てをわかったような気になるから厄介きわまりない(出会い系サイトがそ
のさいたるものでしょう)。

感情6割増くらいのテンションでメールのやりとりするもんだから、一気
に火がついてしまうのですね。

恋愛は状況の産物。ぽつんと孤独で人恋しい時に、そばにいた相手と盛り
上がるのは自然な成り行き。この映画の二人も、メールを通じて互いの内
面に触れ、急接近していきます。

メールで出会い、結婚にこぎつけるカップルもいるご時世。でも、メール
は対話の一手段で、それだけで相手のすべてをわかりはしません。でも、
悲しいかな、錯覚してしまうんですね。

この映画でも、最初は盛りあがっていたメール交換も、やがて本音を書こ
うとして、書いては消してを繰り返すうち、結局、想いとうらはらな言葉
を書いて送ってしまうというシーンが出てきて、切なくなります。

▼ メールに見る男女の違い
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

男性と女性を比較した場合、私的なメールでも男性のほうがえてしてぶっ
きらぼうです。メールは用件を伝える手段で、おしゃべり感覚でメール交
換して親密度を測ろうとする女性とは、もともとの捉え方が違うみたい。

ですから、男性からのメールは「業務連絡」と捉え、多くを求めないよう
女性側が受け止め方を切り替えるか、男性側が今より少し頻度を増やして、
たまにはメールで女性と他愛のない会話をしてみてもいいかもしれません。

少なくとも、メールの回数が多い少ないで無駄なけんかは回避できると思
われます、カップルの場合。

▼「恋愛適齢期」(Something’s Gotta Give)
2003年製作のアメリカ映画。監督・脚本は Nancy Meyers。強面で近寄り難
いけど、笑うとチャーミングなジャック・ニコルソン。恰幅いいし、顔は鬼
瓦みたいに毒々しいのに、この映画でも恋するオジサンを時に少年のように
演じています。主人公エリカをダイアン・キートン、エリカに恋する青年医
師にキアヌ・リーブス。キートンが大人っぽくエレガント!

来週もまた一緒にメール作法を考えていきましょうね。

 

記事全文を読む
今日は「仕事美人列伝」です。

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 仕 事 美 人 列 伝  < 前衛書家・山本てるみさん
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
 毎週木曜日は「仕事美人列伝」と題し、リアルな“仕事美人”をご紹介し
 ます。第4回は、書家の山本てるみさんです。

 ▼ 骨の髄までアナログ派
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 最初っからわかっていたんです。メールやインターネットが苦手だってこ
 とは。

 メールも携帯も彼女からすぐに返答があれば、その日は私のラッキーデイ。
 一発でつながったためしがありません。

 電波や通信回線よりも、紙に一気に書いた筆文字の墨の乾きを気にする女、
 それが書家の山本てるみさんです。

 見事なまでに改行が不揃いのメールと
 時折届くたおやかな美しい文字で綴られたハガキ。
 そのギャップで一人で二度おいしい楽しみを提供してくれます。

 「明日の人間ドックでは美味しくバリウム飲んでみてくださいね!」
 「らっきょうの瓶を誤ってFAX上に引っくり返してしまい、使用不可と
  なりました」

 というまったくフォローの余地のない天然ぼけ100%のメールをよこして
 くるかと思いきや

 定期的に書の講師として通う小学校の書初め大会で、普段は塗り絵さえ先
 生の手を借りなければできない子どもが、大会に向けて書でお手紙を書い
 てくれたというちょっといい話を
 「こんなサプライズは神垣さんにお話ししたくなります」
 と鋼のハートをくすぐるようなメールを送ってくるのです。

 ▼ 読み取ってるな~
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 このメルマガのタイトル、当初は2案用意していました。
 「できる女のメール作法」と「仕事美人のメール術」です。

 タイトル自体は、結局、この2案を合体させた形になりましたが、決定す
 るまで何人かの知り合いにリサーチしたところ「できる女のメール作法」
 のタイトルを選んだのが彼女。その理由は

 「できる女」というポジティブ感にそそられ、「作法」という文字に謙虚
 さを感じるから。

 「できる女」というイケイケ感と、「作法」というきっちり感の対比が面
 白いのでは、という私の意図を汲むかのようなメールをもらい、さすが感
 性の人、読み取ってるな~と感心しました。本人は感じたままを書いてい
 るに過ぎないのでしょうが。彼女への親近感がぐ~っと増したものです。

 ▼ 気持ちを形にする訓練
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 思ったまま、感じたままを5行程度に綴った山本さんのメールには、いつ
 も寄り添いたくなるような体温を感じ、ほっとします。こちらの気持ち
 がとげとげしくなっている時ほど、その効果は絶大。

 時折、気持ちを直撃するはっとするようなメールをよこしてくるのは、心
 に感じたものを自分で消化し、表わす術を書という創作活動を通じて身に
 つけているからなのでしょう。

 メールというのは仕様はみな一緒。文字のみむき出しになった状態の道具
 です。同じゴシック文字で入力される言葉の向こうには、書き手の気持ち
 が透けて見えたりもします。メールでも、飾らない気持ちを素直に伝えら
 れるといいですね。

┏━━━━━━━━━━━━┓
┃★今日ご紹介した仕事美人┃
┗━━━━━━━━━━━━┛
 
 前衛書家 山本てるみさん

┏━━━━━━━━┓
┃神垣★チェック!┃
┗━━━━━━━━┛

 ついこの間まで金融機関の会社員だった山本さん。バリバリの正統派仕事
 美人として勤務する傍ら、ずっと書を続けてきた人です。ということは、
 実は私よりずっと「数字が読める女」かも…。私より少しお姉さんの彼女
 ですら、まだ“ぱしり”状態の書の世界。自由と小回りがきく今のうちに、
 面白いことを一緒に仕掛けたいと思っています。

続きを読む

記事全文を読む