今週は、メール環境をスッキリさせることについてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの大掃除（5）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 携帯・スマホをスッキリ 今週は、無駄なく効率よく送受信するための メール環境の整え方を紹介してきました。 パソコンで使うメールの大掃除だけでなく 携帯電話やスマートフォンのメールも 新年を迎える前にすっきりさせておきましょう。 まずは、受信メールから。 パソコンメールのときと同様に 「用済みメール」は削除し、 ※参考 送受信メールをスッキリ＜ メールの大掃除（2）＞VOL.2762 https://www.kamigaki.jp/blog/2016/11/29/vol-2762/ 「要保存メール」はフラグを付けて分かりやすくしたり、 パソコンメールに転送したりして、残しておきます。 送信済みメールも 「用済みメール」は削除を。 写真添付で送ったメールなどは、特にその対象となります。 携帯・スマホの電話番号でやりとりできる ショートメールの送受信メールも チェックして、処理を。 意外とたまっています。 撮影した写真データも 整理しておきましょう。 要・不要をチェックした後、 不要な写真は削除し、 必要な写真はクラウドサービスやパソコンの方へ 移して保存しておきます。 ついでに、ホーム画面に保存している アプリも整理しておくとよいでしょう。 インストールしたものの 使用頻度の低いアプリは削除の対象ですね。 わたしはiPhoneにG-mailを同期させているのですが パソコン、携帯・スマホのメールのほかに G-mailやYahoo!メールなど、 利用しているフリーメールサービスのメールも 年内に整理しておくといいですね。 各種メールを整理して スッキリと新年を迎えましょう。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 か ら お 願 い ◆─────────────────────────────────◆ 今年もぜひ、 【仕事美人のメール作法】を応援してください！ ★--------------------------------------------------★ 日本一のメルマガを決める【まぐまぐ大賞2016】！ ★--------------------------------------------------★ 早速、投票してくださった皆さん ありがとうございます。 これからのかた、ぜひ、よろしくお願いします。 当メルマガの登録ページにある 【このメルマガをまぐまぐ大賞2016に推薦する】 の赤いボタンをクリックすると メルマガタイトルとマガジンIDが 自動で入力され、簡単に投票できます。 ▼投票はこちらから お一人様、何度でも投票できます♪11年前から配信中！ ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン 【 仕事美人のメール作法 】 「まぐまぐ大賞 2016」に【 仕事美人のメール作法 】の推薦をお願いいたします！ オンラインでできるビジネスメールの研修 【 仕事美人のメール研修 】 楽天kobo版の電子書籍が出ました！ メールは1分で返しなさい！【電子書籍】[ 楽天kobo版 ] iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】 カミガキのフェイスブック THEプロフェッショナル広島 仕事実績、著書、お問い合わせは・・・ 神垣あゆみ企画室
今週は、メール環境をスッキリさせることについてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの大掃除（4）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 不要ファイルをスッキリ 今週は、無駄なく効率よく送受信するための メール環境の整え方を紹介しています。 不要なメールをスッキリさせたら、 不要なファイルも整理しておきましょう。 パソコンの中にたまった不要なファイルは Windowsであれば「ディスククリーンアップ」機能を使います。 方法は、「ディスククリーンアップ」で検索すれば 各バージョンに合う方法が見つかります。 メールに各種ファイルを添付してやり取りすることも多いと思います。 日頃から、ファイルの整理や管理も 気に留めておきましょう。 例えば、ファイル名。 「写真」とか「プレゼン」といったファイル名では たまったときに区別がつきません。 「日付」「場所」「案件名」「相手先名」など ファイル名を見ただけで何のファイルか判断できるように しておくことがポイントです。 わたしは、ファイル名の最後または前に 「20161201」のように年月日を入れるようにしています。 例）1月号特集記事 20171201 ダウンロードしたファイルも 放置したままにせず、 要・不要をチェックして、 不要なデータは削除していきましょう。 ファイルを削除した後は「ゴミ箱」を 空にしておくこともお忘れなく。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ 「楽天kobo」でもお読みいただけます！ 「こんな時、どう書いたらいい？」と迷ったら…… ----------------------------------------- ★『メールは1分で返しなさい』楽天kobo版★ ----------------------------------------- 書籍よりお得な1080円！ ぜひ、ご利用ください。11年前から配信中！ ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン 【 仕事美人のメール作法 】 「まぐまぐ大賞 2016」に【 仕事美人のメール作法 】の推薦をお願いいたします！ オンラインでできるビジネスメールの研修 【 仕事美人のメール研修 】 楽天kobo版の電子書籍が出ました！ メールは1分で返しなさい！【電子書籍】[ 楽天kobo版 ] iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】 カミガキのフェイスブック THEプロフェッショナル広島 仕事実績、著書、お問い合わせは・・・ 神垣あゆみ企画室
今週は、メール環境をスッキリさせることについてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの大掃除（3）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 不要メールをスッキリ 今週は、無駄なく効率よく送受信するための メール環境の整え方を紹介しています。 昨日の「送受信メールをスッキリ」 では、「用済みメール」と「要保存メール」の仕分けについて 述べました。 用済みメールや不要メールを てっとり早くチェックする方法として 受信トレイの「並べ替え」機能を利用してみましょう。 通常は「受信日時」の順にメールを受信、閲覧できるように メールソフトを設定していると思います。 不要メールを削除する際には、 並べ替え順序を「差出人」や「件名」順にすると 要・不要の判断がしやすく、 まとめて削除できます。 受信トレイだけでなく 送信済みトレイのチェックも忘れずに。 送信済みトレイでは、並べ替え順序を 「添付」にすると これまで送信した添付メールが優先的に表示されます。 容量を食う重たいメールも 残しておかずに削除しておきましょう。 受信トレイに残っている 添付メールの中に送信者が誰かよく分からないメールは ウィルスの可能性もあるので、開かず削除を。 メールの並べ替えの方法が分からない場合は 「メール 並べ替え」で検索してみてください。 ちなみに、私が使っているメールソフト 「Thunderbird」の場合は 受信トレイまたは送信済みトレイを表示し、 「表示」→「並べ替え順序」→「差出人」 または「件名」「添付」をクリックすると、 目的に応じた順序にメールが並べ替えられます。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ そんなに言い訳しなくても 普通に言ってくれればいいのに と思うことがあります。 河村さん、いいこと書いてるなぁ。 第246号 キャンセルの理由について -------------------------------------------------- 【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】 -------------------------------------------------- 「営業活動に一番大切なもの」って何だろう・・・ その答えが、このメルマガを読めば分かります。 ★お申し込みはこちらから ▼河村さんの最新のメルマガはこちら11年前から配信中！ ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン 【 仕事美人のメール作法 】 「まぐまぐ大賞 2016」に【 仕事美人のメール作法 】の推薦をお願いいたします！ オンラインでできるビジネスメールの研修 【 仕事美人のメール研修 】 楽天kobo版の電子書籍が出ました！ メールは1分で返しなさい！【電子書籍】[ 楽天kobo版 ] iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】 カミガキのフェイスブック THEプロフェッショナル広島 仕事実績、著書、お問い合わせは・・・ 神垣あゆみ企画室
今週は、メール環境をスッキリさせることについてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの大掃除（2）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 送受信メールをスッキリ 今週は、無駄なく効率よく送受信するための メール環境の整え方を紹介しています。 メールソフトの「受信トレイ」と「送信メール」に 1年の間にたまった不要なメールを一掃しましょう。 たまったメールをチェックし 「用済みメール」か「要保存メール」か仕分けしていきます。 会議や打ち合わせの日程連絡、 セミナーや懇親会の参加・不参加の通知といった すでに処理され、用済みとなったメールは どんどん削除します。 進行中のプロジェクトのプランや予定、 記録として残しておきたい議事録といった 要保存のメールは 案件や客先ごとにフォルダを作り、そこに収めます。 「要保存メール」も プロジェクト終了時や区切りの時期に 「用済みメール」か「要保存メール」か、 仕分けます。 わたしは、年末にチェックした「要保存メール」は 「2016年」のフォルダに一括して放り込んで一時保存しておき 必要に応じて見返し、不要なものは削除していく という方法をとっています。 振り分け設定しているフォルダも年末にチェックし、 終わった案件やプロジェクト用のフォルダも 「2016年」のフォルダに入れてしまいます。 ネット通販で買い物をしてから送られてくる お知らせメールや案内メールも 不要なものは登録解除の手続きを。 「受信トレイ」に 必要なメールが不要なメールに埋もれてしまわないよう 適宜、振り分け設定し、定期的に要・不要をチェックして、 常に分かりやすくしておくことがポイントです。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お 知 ら せ ◆─────────────────────────────────◆ まぐまぐニュースに過去のメルマガ記事が紹介されました。 メールで頼み事をするときの言い回しについてです。 ▼「急なお願いごと」をするとき、どんなメール文を書けばいい？
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今週は、メール環境をスッキリさせることについてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの大掃除 ＞ ◆─────────────────────────────────◆ アドレス帳をスッキリ もうすぐ師走。 年末に向けて一段と忙しくなる時期ですが そろそろメール周辺の環境を整理し、スッキリさせておきましょう。 まずは、アドレス帳の整理から。 メールソフトのアドレス帳には 新規に登録した人、以前から登録している人など 複数のメールアドレスが収められています。 アドレス帳整理のポイントは 「名前」「社名」「メールアドレス」が判別できるように 登録されているか、です。 チェック項目としては 1）ローマ字の名前を日本語に書き換えておく ひと目で誰のメールアドレスか判別できるので、送信ミス防止になる。 2）重複したアドレスの整理 同じメールアドレスを名前違いで重複して登録していたり、 同じドメイン名の別アドレス（＠より前が異なる）を 同じ社名や人名で登録していたりすることがあるので、確認して整理を。 3）不要なメールアドレスの削除 心当たりのないメールアドレスや明らかに迷惑メールと分かるアドレスは 削除。 2）を例を挙げて説明すると…… info@abc***.co.jp yamada@abc***.co.jp のようにドメイン名（＝@abc***.co.jp）は同じでも ＠より前が異なっていることがあります。 異なるメールアドレスなのに、同じ社名や担当者名で アドレス帳に登録していることがあるので、確認してみましょう。 アドレス帳をきちんと整理し、正しく登録しておけば、 送信したい相手に確実にメールを送信できます。 ロスやミスを防ぐためにも、年に一度は見直しておきましょう。 今週はこのように、 無駄なく効率よく送受信するための メール環境の整理整頓のヒントを紹介していきます。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 か ら お 願 い ◆─────────────────────────────────◆ 今年もぜひ、 【仕事美人のメール作法】を応援してください！ ★--------------------------------------------------★ 日本一のメルマガを決める【まぐまぐ大賞2016】！ ★--------------------------------------------------★ 早速、投票してくださった皆さん ありがとうございます。 これからのかた、ぜひ、よろしくお願いします。 当メルマガの登録ページにある 【このメルマガをまぐまぐ大賞2016に推薦する】 の赤いボタンをクリックすると メルマガタイトルとマガジンIDが 自動で入力され、簡単に投票できます。 ▼投票はこちらから お一人様、何度でも投票できます♪
今週は、読者の方からの質問にお答えします。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（3）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 「申し訳」か、「申し分け」か 過去の読者からの質問を再度掲載します。 ＜読者からの質問＞------------------------------------------------ 「申し分けありません」と使う人もいますが、 「訳」が正しいですよね。 （読者 T.Aさん） ＜ 読者からのおたより ＞ 仁義なき気になる言葉 VOL.92 より ------------------------------------------------------------------- 「申し訳ない」の「訳」は理由を意味し、 「言い訳のしようがない」と詫びる気持ちを表す言葉です。 「訳」と「分け」は、同じ語源ということから 「申し分け」も間違いではないという指摘もあるのですが、 不満に思うことや欠点がないことを意味する 「申し分（ぶん）ない」 との混同を避けるためにも 当メールマガジンでは 新聞の統一表記に習い 「申し訳ない」 を表記の基準としています。 ※参照「記者ハンドブック 第13版 新聞用字用語集」 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ このメールマガジンの内容を反映した 1冊目の著書です。 ------------------------------------- ★『仕事で差がつく できるメール術』★ ------------------------------------- わたし自身も一番好きな本です。 ぜひ、お求めください！11年前から配信中！ ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン 【 仕事美人のメール作法 】 「まぐまぐ大賞 2016」に【 仕事美人のメール作法 】の推薦をお願いいたします！ オンラインでできるビジネスメールの研修 【 仕事美人のメール研修 】 楽天kobo版の電子書籍が出ました！ メールは1分で返しなさい！【電子書籍】[ 楽天kobo版 ] iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】 カミガキのフェイスブック THEプロフェッショナル広島 仕事実績、著書、お問い合わせは・・・ 神垣あゆみ企画室
