今週は、メールアドレスやアドレス帳の扱いについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールアドレス考 ＞
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差出人の設定
今週はメールアドレスとアドレス帳について
見直していきたいと思います。
あなたが使っているメールソフトでは
「差出人」の設定はどのようになっていますか？
会社の個人アドレスにも意外と多く見られるのが
ローマ字書きの名前。
私の名前を例にすると
「ayumi kamigaki」とか「Ayumi_Kamiagki」「kamigaki」
という表記です。
「別にローマ字書きでも
その人と分かればいいんじゃないの？」
という声が聞こえてきそうですが
このローマ字表記の「差出人名」が
送信した先のアドレス帳にそのまま登録されてしまうと
誤送信につながりやすいです。
ローマ字表記だと
似たような名前の人がアドレス帳に登録されている場合
区別がつきにくいからです。
差出人名が「tanaka」になっていると
アドレス帳に「tanaka＠abc.co.jp」と「tanaka＠xyz.jp」
のように別々のタナカさんが登録されていた場合
混同してしまう可能性があります。
▼ 「どこの、だれ」か分かる差出人名に
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こうした間違いを避けるためにも
少なくとも仕事で使うメールアドレスについては
メールソフトの「差出人」名を
日本語表記にすることをお勧めします。
「山田花子」とフルネームで表記するほかに
「山田花子（Hanako Yamada）とローマ字表記を併記したり
「山田花子 ABC商事」
「山田花子（ABC商事）」
「山田花子＠ABC商事」
のように名前と社名を併記したりすると
「どこの、だれ」からのメールかが分かりやすくなります。
フリーメールや携帯メールはこの限りではありませんが
仕事で使うオフィシャルなメールに関しては
一度、メールソフトの「差出人」設定を確認してみましょう。
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