今日は、読者のかたからの質問にお答えします。
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読 者 か ら の 質 問 どこまで返信するか
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＜読者からの質問＞————————————
メールが苦手な私です。
神垣さんのメールマガジンを読んで参考にしています。
教えていただきたい事があります。
会食などのやりとりや社外の相手先等のメールのやりとり、
どこまで返信して、どこで終わりにしたらいいいのか、
マナーやルールを教えてください。
よろしくお願いいたします。
（読者 Y.Sさん）
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客先や目上の相手へのお礼メールに
相手から「お礼のお礼」が返ってくることがあります。
そんなとき、「お礼のお礼」にまたお礼で返すべきか否か
迷うことがありますよね。
状況や相手との関係によっても対応は異なると思いますが
私だったら、という観点で回答するので、参考にしてください。
まず、1つ目。会食の後のメールのやりとりの終わり方
についてです。
私の場合は、会食直後に
「今日はありがとうございました」と相手に直接お礼を言った翌日
午前中の早いタイミングで
「昨日は、ありがとうございました。
〇〇さんといろいろお話できて楽しかったです」
といったお礼のメールを送ります。
自分からのお礼メールに対して、多くの場合
相手から返信があると思いますが、
そのメールに返信はせずに、やりとりは終了とします。
なぜなら、自分から相手へのお礼を伝える
というメールの目的は達成しているからです。
自分からのお礼メールに、相手から返信があった場合
相手の配慮に感謝はしますが、目的は達成されているので
それ以上の返信はしません。
相手から返信がなくても、自分の目的は果たしているので
それでOK。
ただし、仕事などの用件がある場合は
まず、会食のお礼を伝えた後、用件に入り
やりとりを続けます。
次に、社外の相手とのメールのやりとりの終わり方についてです。
これは2通りあります。
A）自分から連絡する場合
B）相手からの連絡を受ける場合
です。
A）自分から連絡する場合
1）自分から送信
↓
2）相手からの返信
↓
3）自分から送信して終了
3）の返信は「承知しました」程度の短い連絡でよいと思います。
相手のメールを読みました、理解しました、という連絡だからです。
B）相手からの連絡を受ける場合
1）相手からの連絡
↓
2）自分から相手に返信
基本的にはこれで終了ですが、
2）以降も相手からお礼や了解の連絡があった場合
用件についてのやり取りが完了しているのであれば
返信はする必要はないと考えます。
最初のメールの目的が達成されていたり、用件が処理できていたり
していれば、それ以上のやり取りは不要ですよね。
儀礼的なメールの返信を続けるのは
お互いに時間と労力のムダになります。
返信を続けるべきかどうか迷うときには
そのメールの本来の目的を考えると
どの時点で終了すべきか、判断できるのではないでしょうか。
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