今週は、返信の際の件名についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < 返信時の件名
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変わらない件名

先週土曜のNIKKEI プラス1一面の「何でもランキング」。
すでに読まれたかたも多いと思いますが、「困ったビジネスメール」に
ついてのランキングでした。
http://www.nikkei.co.jp/p1/ranking/

困りものメール一位は、件名がいつまでも「Re:○○○」のまま
というもの。

確かに。メールのやり取りが続く場合、「Re:」をつけたままの同じ件名
だとメールの本題が変わったときに混乱や誤解を招きやすいです。

よく見かけるのが次のような件名。

Re: 雑誌企画ご協力の件(神垣)

毎日、多くのメールを受け取る相手に配慮して件名に名前を入れて送った
のですが、相手からの返信の件名には私の名前が入ったまま…。

書くんじゃなかった、と後悔しましたが、自分が逆の立場のときは、名前
の部分は消して返信しようと戒めにもなりました。

▼ 私信に多い困る件名
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

とはいえ、返信の際にどう書き換えてよいかわからない件名というのもあ
りますよね。

私信に多いのですが、「○○です」と名前だけの件名、「こんにちは」
「こんばんは」とあいさつだけの件名…。

私信といえど、メール本文で伝えたい用件を件名に入れるほうが記憶に残
りやすく、見落とされる心配もないのですが、親しい間柄の気安さから件
名も脱力したものが多く返信に困ることがあります。

今週は、そんな返信時の件名について考察していきたいと思います。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、漢字と平仮名の使い分けについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法         < 漢字か平仮名か(4)
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うっかり変換

実質的な意味をなさない言葉、例えば「という」「こと」「ため」などは、
うっかり漢字で書いてしまいがちです。
文字を入力する際、漢字に変換されやすいので、ついそのまま使ってしま
うことも。

そんな言葉の代表格が「という」と「こと」です。

▼と言う事です ⇒ ということです

「という」も「こと」も実質的な意味をなさない場合は平仮名で書きます。

実際に言葉を発したり、述べる場合は「言う」と漢字表記ですが、
「いざというときに」「~といえる」「経験がものをいう」などは平仮名。

「考え事」「悩み事」「出来事」のように具体的な事柄を表す場合は
漢字書きですが、
「そんなこととは知らずに」「見ることができる」「ことによると」
は平仮名。

「こういうことだったのですね」「絶対にそういうことはありません」
のように両者を合わせた場合も平仮名で書きます。

▼どの位 ⇒ どのくらい

「くらい(ぐらい)」は、「同じくらい」「中ぐらい」「十歳ぐらい」の
ように助詞として使う場合は平仮名。
「気位が高い」のように助詞以外で使う場合は、漢字で書きます。

そのほか、下記のような言葉も平仮名書きが適切です。

その為      ⇒ そのため
話して有る・在る ⇒ 話してある
聞いて居る    ⇒ 聞いている
確認して置く   ⇒ 確認しておく
見落とし勝ち   ⇒ 見落としがち

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今週は、注意を要する言葉についての考察です。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法        < 気をつけたい言葉(5)
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                            「彼女さん」

最近、目にしたり耳にすることが多くなった言葉に「彼女さん」がありま
す。

「彼女」や「彼氏」に「さん」をつけるのに違和感を覚える人と、気にな
らない人に分かれるようです。

気にならない人は、「奥さん」「弟さん」と同じ感覚で使っているようで
す。特に、年上の相手の彼女や彼を呼ぶ場合の敬称のような役割で「さん」
をつけることが多いように思います。

私は「彼女」「彼氏」は名前に代わる表現なので、「さん」を付けるまで
もないのでは? と感じています。社内で上司のことを「部長」「課長」
と呼ぶ感覚と似て、「彼女」「彼氏」そのものが敬称に近い言葉ではない
かと思うからです。

名前が分からない場合はべつとして、「○○先輩の彼女さん」というので
あれば「○○先輩の彼女の△△さん」と言い換えてもいいのではないでしょ
うか。

役職のある相手のあて名を書くとき
「XXX株式会社 部長 ○○様」
と書くように…。

昨日、紹介した「させていただく」はテレビから波及したのでは? とい
う指摘を読者のかたからいただきました。今回取り上げた「彼女さん」
「彼氏さん」はブログやメール、SNS(ソーシャルネットワーキングサー
ビス)など、インターネットから波及した特有の表現のように感じます。

あなたはどう思われますか?

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今週は、丁寧な表現について取り上げます。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法            < 丁寧な表現(3)
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                          程度を表す丁寧語

「本当に、とても」を表す丁寧語が「誠に」です。

本当にありがとうございます ⇒ 誠にありがとうございます
本当にすみません      ⇒ 誠に申し訳ございません
本当にお世話になりました  ⇒ 誠にお世話になりました

とても恐縮しています ⇒ 誠に恐縮に存じます。
とても残念ですが   ⇒ 誠に遺憾ながら

メールでも文書でも、感謝やお詫びの言葉を述べるときなど、改まった場
面で使うことが多いですね。通常のメールのやりとりで使うと硬く、かし
こまった印象を受けます。その時々の状況で使い分ける必要があります。

▼ 印象を変える丁寧語
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

「どれほど、どのくらい」を表す丁寧語としては「いかほど」があります。
少々、古めかしい表現ではありますが、上品さが感じられます。

どのくらいいりますか ⇒ いかほどご入り用ですか
いくらしますか    ⇒ お値段はいかほどでしょうか

どれほど悲しいか   ⇒ 悲しみはいかほどのものでしょう

「どのように、どう」の丁寧語は「いかが」です。

どうですか     ⇒ いかがですか
どのようにしますか ⇒ いかがいたしましょうか

相手に打診や確認する時、「どうですか」では直截的でぶっきらぼうな印
象ですが、「いかがですか」「いかがいたしましょうか」と表現すると感
じがよくなります。

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【しごび】 か ら の お 知 ら せ
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今週はお客様にお待ちいただく際のメール対応についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < お待たせするときのメール(4)
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代替案の提示

このたびは●●●●●●のXXXシリーズを11月13日付けにてご注文い
ただき、ありがとうございます。

残念ながらこの商品は人気が高く、現在、在庫切れとなっております。
大変申し訳ございません。

次回の発送は12月5日を予定しております。それまでお待ちいただく
ことは可能でしょうか?

お待たせする際のメールがだいぶできあがってきました。

▼ 転んでもタダでは起きない!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

次に打つ手としては、代替品の提案です。お客様の注文どおりの品がない
場合でもそれに代わる商品があれば、そのメリットを伝える価値はあります。
例えば、次のような文例が考えられます。

ご注文いただいているXXXシリーズはあいにく在庫切れですが、代わる
商品としましてYYYシリーズでしたらすぐに発送できます。

価格はXXXシリーズよりもやや高くなりますが、天然素材を使用してい
るため使うほどにツヤが増し、独特の風合いをお楽しみいただけます。

お急ぎの場合は、YYYシリーズをご検討いただければ幸いです。

こんな具合に、代替品として提案する商品がたとえ値段が高くなっても、そ
れに見合うメリットがあることをアピールし、検討を促します。カタログな
どを送付するのも良いでしょう。

もちろん、代替品が安く提供できるのであれば、その点を最大限にアピール
します。

お客様をお待たせすることはないに越したことはありませんが、ピンチは
チャンスと捉えれば、別の角度から提案やお客様に他の選択肢を提供でき
ることも忘れずにいましょう。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 読者からの質問(2)
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宛名どうする?

<質問: 宛名について >——————————————

メール本文につける宛名は必要でしょうか?
会社名、部署、宛名の3つは、なるべく入れる様にしています。
でも、いきなり本文という人もよく見受けますので、疑問に思いました。

—————————————– 読者 J.M さんからの質問

初めてメールを送る相手には、会社名、部署、宛名を書きます。

やりとりが頻繁な相手や懇意な相手には、つい省きたくなりますが、宛名
だけは入れたほうがいいでしょう。

万一、メールが迷子になったり、誤って他の人へ送信した場合も間違いと
わかります。

共通のアドレスを複数人で共有している場合も宛名があると識別しやすい
です。こういうケースでは、私は件名にも宛名を入れるようにしています。

いきなり本文というメールも確かにありますが、私は自分から返信する場
合は上記の理由から必ず宛名を入れます。

せっかく入れた宛名も名前が間違っていては意味がありません。名前、役
職はしっかり確認を。

私は最近「神崎様」「神垣サユリさん」という宛名のメールをもらいまし
た。こういう場合、返信の本文や署名に正しい名前を入れて送っても、相
手から来た次のメールも間違った宛名のまま、ということが多いです。

こんなことにならないよう気をつけましょう。

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