今週は、メール表現のグレードアップについてです。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法      < 好感度アップの表現法(3)
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                      「すみません、ちょっと…」

今週は、いつも何気なく使っている表現を
より感じよく印象付ける、言い回しをご紹介していきます。

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すみません、その日はちょっと都合がつきません。
———————————————-

誘いを断るとき、使ってしまいがちな表現です。

相手に対して申し訳なく思っているから「すみません」
話すと長くなる、あるいは詳しくは話せないので「ちょっと」
という表現をつい使ってしまいます。

この、ありがちな表現をグレードアップすると…

———————————————-
残念ですが、その日はあいにく都合がつきません。
———————————————-

「すみません」に替わる表現として「残念ですが」を
「ちょっと」に替わる表現として「あいにく」を使います。

さらに、少々長くなりますが、
次のような一文に書き換えることもできます。

——————————————–
申し訳ないのですが
その日はすでに予定があり、都合がつきません。
———————————————

「すみません」はどのようにも使える便利な表現ですが
申し訳ない気持ちを伝える時の正式な表現ではありません。

「ちょっと」同様、口語的で気軽過ぎる表現でもあるので
「残念ですが」「申し訳ないのですが」
と書き換えてみるとよいでしょう。

 

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今週は、上司や目上の相手への言葉遣いについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法        < 上司への言葉づかい(4)
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                           間違いの指摘

思い違い、聞き違い、書き間違いなど、誰にも間違いはあります。
上司とて同じ。ですが、部下からはなかなか指摘しづらいものです。

「△△は間違っています」
「これは入力ミスですよね」
「前回の方法と違うんじゃないでしょうか?」

誤っている、間違えていることが事実でも、それを頭から「間違っています」
「違います」と決めつけてしまうと、指摘された相手もいい気持ちはしません
(これは相手が上司に限らず、同僚でも後輩でも同じだと思います)。

「誤りではないかと思うので、ご確認ください」と、あくまで相手に確認を
依頼する文面にすると、反感をかわずにすみます。そうした観点で、上記の
三つの文を書き変えてみましょう。

△△は○○ではないでしょうか?
 恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします

入力に間違いがあるようです。
 お手数ですが、入力方法を再度ご確認いただけますか?

前回はAの方法をとっていますが、今回はBで進めてよろしいですか?

いずれも文は長くなりますが、「誤っているかどうかの確認」を相手に促し、
気付かせる文の運びにすることがポイントです。単に間違いを指摘するだけ
で終わりにせず、「Aではなく、Bではないですか?」のように、正解を示し
て確認すると、相手も間違いに気づきやすいです。

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今週は、気になる言い回しについて取りあげます。
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 仕 事 ‎ の メ ー ル 作 法             < 変な言い回し(3)
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                      「引き継がせていただく」

「前任者から業務を引き継がせていただくことになりました
 山本太郎と申します」

上記の一文では「引き継がせていただく」がNG。過剰な敬語となっています。

前任者から業務を引き継ぐのは社内のことであり、
相手(お客様)にそれを知らせる際に
「引き継がせていただく」という敬語表現にする必要はないからです。

この場合、業務の引き継ぎに客先の許可や了承を得るわけではないので
「~させていただく」という表現は不要です。
では、どのように書くのが適切でしょうか。

「前任者から業務を引き継ぎました山本太郎と申します」

と「引き継ぐ」を「引き継ぎました」と丁寧に言い換えるだけで、差し支えありません。
あるいは次のように言い換えることもできます。

前任の○○に代わり、新たに担当となりました山本太郎と申します

○○には前任者の名前が入ります。

 
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「日経ビジネスアソシエ」2011年1月18日/2月1日号
「即効! スキルアップ講座」の連載、4回目です。

今回のメール作法のテーマは・・・
「目上の人への言葉遣いをチェックする」です。

<読者のエピソード>——————————————–

突然先輩から、日経アソシエ「即効! スキルアップ講座」の
掲載ページをコピーしたものを渡されました。
似たような記事が沢山あるんだなぁ? と眺めていたら
著者の紹介欄に神垣さんの名前が・・・。

(神垣より)上記はメールマガジン読者Dさんからのお便りです。
先輩から渡されたのは1月4日号の「断っても好印象を残す表現法とは」
のページだったとか。はい、顔写真が小さく載ってます。

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今週は、注意を要するNG表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法               < 注意したい表現
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                                                                                            NGな表現

目上の相手に
「それは目の付けどころがいいですね」
と言ったら、「目の付けどころと言われてもねぇ」と苦笑されたことがあ
ります。

褒め言葉として使ったつもりが、相手にはそう伝わらず、逆に失礼な印象
を与えてしまったと相手の反応を見て気づきましたが、後の祭り。

着眼点が素晴らしいですね
いち早く○○に注目されていたのですね
と表現すれば、こちらの称賛の気持ちも伝わったのだと思います。

メールでもこのような、ちょっとした言い回しの違いが相手に失礼だったり、
不愉快な思いをさせてしまったりすることがあります。
今週は、そんなNG表現を取り上げていきたいと思います。

上記のように褒めたつもりで使ったのに、相手にとってはうれしくない表現
には、このような例もあります。

「○○さんの抜け目のない対応を見習いたいです」

相手の機転の利いた対応を褒めたつもりでも、実は褒めたことになってい
ません。

「抜け目がない」は、「注意深く、やることに抜けたところがない」とい
う意味では、ぬかりなのない素早い対応を評すときに使えますが、
「自分の利益になりそうだと見れば、その機会を逃さない」という意味も
あるため、上記のような使い方をすると、相手に対して「こざかしく立ち
回って…」と言っているようにとれます。

この場合は
○○さんの配慮のある対応を見習いたいです
○○さんの素晴らしい対応力を見習いたいです
とするのが適切でしょう。

ほかに「そつがない」という表現もありますが、相手を評するときはマイ
ナスの意味にとられることもあるので、注意が必要です。

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今週は、相手によっては失礼になる言葉の使い方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法             < 気になる言葉(3)
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                       目上の相手への言い換え

「助かります」「助かりました」が、
目下の人へねぎらいの意を伝える言葉であるなら、
目下の人から目上の人にはどのような表現を使えばよいでしょうか。

▼「ありがとうございました」

例)ご助言をいただき、ありがとうございました。

「おかげで」という言葉を添えると、より感謝の気持ちが伝わります。
例)アドバイスをいただいたおかげで解決できました。
ありがとうございます。

「感謝しています」

例)詳しく教えていただき、感謝しています。

VOL.917でご紹介した読者 Y.Mさんが書かれている通り、
「ありがとう」に次ぐ感謝の気持ちを伝える言葉ですね。

「勉強になりました」

例)ご教示いただき、とても勉強になりました

「参考になりました」より「勉強になりました」の方が
役に立ち、身に付いた感があります。

「お手数をかけました」

このひと言で、相手に手を煩わせたことに対する感謝と恐縮の気持ちが
伝わります。

昨日、ここで述べた
「明日中にご返信いただけると助かります」
に対しても、読者のかたから次のような言いかえをお知らせいただきました。

「明日中にご返信いただければ幸甚です
「明日中にご返信いただければ幸いです
「明日中にご返信いただければ幸いに存じます

いずれも、実際に使っている表現としてお知らせいただきました。
確かに、目上のかたにはこのような場合でも「助かります」より
「幸甚です」「幸いです」とする方が丁寧できちんとした印象があります。

A.Yさん、Y.Kさん、ありがとうございます。

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今週は、感じよくやり返すための表現法についてです。
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  仕 事 の メ ー ル 作 法              < かわすメール(5)
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                            皮肉への対処

良いことでも悪いことでも、ストレートにばしっと言われる方が
私は好きなので、遠まわしな言い方や皮肉めいた表現が苦手です。

一見、相手を気遣うそぶりを見せながら、本音を小出しにちらつかせる
ような会話も好きになれません。

若いころはいちいちつっかかったり、傷ついていましたが、
年齢とともにさらっと受け流す術を覚えました。

明らかに嫌味、皮肉だな、ととれるメールには
「なるほど、そのような捉え方もあるのですね。参考になります」
と返します。

「参考になります」とは書いても「勉強になります」とは書きません。
「勉強になります」は親身な助言や心ある指摘をくれた人に、
とっておきたい言葉だからです。

自分の意見や視野を広げる上で参考になる情報はたくさんありますが、
糧になる情報は限られていると思うので、
自分にとって貴重な言葉を与えてれくれた人には
「勉強になります」「勉強になりました」と伝えるようにしています
(ささやかな区別ですが)。

▼ 相手がどう読むか想像してみる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールの場合、書いた方は意識していなくても、
ちょっとした言葉の不足や行き違いで、
相手が不快な思いをしていることもあります。

一番大切なのは、その一文を書いた後、
相手はどのような気持ちでその一文を読むだろうか、受け止めるだろうか
と、考えてみることです。

相手との関係が良好なときはやりすごせても、
ネガティブな内容や相手との関係が嫌悪になっているときほど、
感情を抑え、冷静に客観的に文章を書くことが重要です。

対立や仕返しではなく、一歩でも相手に近づき、
理解の糸口を見つけられる表現を意識したいですね。

 
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