今週は、否定的な文を肯定的に書き換える文例を紹介。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法                                   < 肯定的に書く >
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                                                                      褒められたときの返答

断ったり、注意したり、意見したりするとき、言い方、書き方によって受け取
り方がガラリと変わります。

思ったことをそのまま伝える直球方式は、場合によっては相手が不愉快、不快
に感じることもあるので、婉曲に角を立てず思いを伝える言い回しの変化球も
知っておくと、メールのやり取りを円滑にする一助になります。

例えば、人から褒められた場合

「いえいえ、そんなことありません」
「私なんて大したことありません」

と謙遜の気持ちから、自ら相手の言葉を打ち消して返すことが多いものですが

「ありがとうございます。○○さんに褒めていただき光栄です」
「ありがとうございます。お褒めの言葉を頂戴し、感激です」

と、褒められたことへの感謝の気持ちを伝え、相手に褒められたことがうれし
くありがたいという意を伝えます。

自分のことではなく、相手に褒められたことに焦点を移して返すのがポイント
です。

「光栄です」の代わりに「自信がつきました」としてもよいでしょう。

今週は、このように否定的な一文を肯定的に書き換える例を紹介していきます。

 

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今週は、 ポジティブライティングのススメです。
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 仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法         < 否定を肯定に!(5)>
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                        「無理」「だめ」

今週は、「否定」表現を「肯定」に変換する
文の書き方、考え方を紹介してきました。

改善策や新たな提案に対して
自らの経験で結果が予測できる人ほど
「それは無理です」
「だめです」
と即座に否定してかかります。

「無理に決まっています」
「絶対だめです」
と言い回しがさらに強調されるケースも。

ダメ出しするのは簡単ですが
人と人とのやりとりです。
もう少し相手の立場や気持ちを尊重した
対応はできないでしょうか。

最初から「無理」「だめ」と否定するのではなく

「確かに改善の余地はあります。
ただ、今回は時間も限られているので
従来の方法で対応しましょう」

「今回は準備に時間がかかりそうなので
次回から対応することにしましょう」

このように、
相手の提案を受け入れつつ、
現状を知らせ、最終的にどのように対処するか
段階的に伝えれば、提案者も理解・納得できます。

提案に対する採用不採用はあって当然ですが、
「無理」「だめ」と頭から否定する言い方は
提案そのものより、
提案した“人”を否定しているように映るおそれがあります。

だからこそ、
言葉を選び、その提案が実現可能か不可能かを
伝える必要があります。

提案する側も
自分自身が否定されているわけではないと心に留め、
最終的な目標が何で、その結果のためにどのように対応するかを
客観的に捉えることが求められます。

不採用でも、そのことに頓着するより
「では、別の方法ではどうだろう」と
頭を切り替え、考え直し、挑戦する意欲としなやかさを持ちたいものです。

 

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今週は、 ポジティブライティングのススメです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法             < 否定を肯定に!(4)
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                          「忘れていました」

今週は、「否定」表現を「肯定」に変換する
文の書き方、考え方を紹介しています。

直前まで覚えていたのに、いざ
やり取りが始まると
伝えるべき要件を、うっかり忘れていた
ということはメールでも、電話でも、対面の会話でもあることです。

慌てて、後から再度連絡をする際、メールで

「先ほど、書き忘れていたのですが」
「お伝えするのを忘れていました」

と書いてしまうことが多くあります。

この「忘れる」という言葉は
事実には違いないのですが

客先や目上の相手に使うのは
相手を軽んじているような気がして
別のよい言い回しがないものかと感じていました。

そこで思いあたったのが
「~しそびれる」です。

メールなら
先ほど、お伝えしそびれたのですが

電話なら
「先ほど、話しそびれたのですが」

とすれば「忘れた」より感じのよい言い回しになるのではないでしょうか。

さらに丁寧な言い回しとしては
「申し遅れました」
があります。

先ほどのメールで申し遅れておりましたので、再度ご連絡いたします
先ほどのメールで申し遅れており、失礼いたしました

のように用いると「うっかり忘れてました」と書くより
丁寧でスマートです。

自分ではなく、相手が「忘れている」場合も

「書類に署名をお忘れです」

ではなく

「書類に署名を入れていただけますか」

とすれば、忘れた相手の不注意を
ことさらとりあげることなく
さらりと感じよく対応できます。

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あ と が き
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先日、月刊情報誌「Wendy」広島の6月号で
大和言葉のテーマで取材を受けました。

掲載誌はこちら(2面に出てます)
広島県内でマンションに住んでいらっしゃる方は
1日にポストインされていると思うので
見てみてくださいね。

大阪で開催した大和言葉講座も満員御礼で
今さらながら、大和言葉への関心の高さを感じています。

7月には東京でも開催する
ビジネスメールでも使える!【 人づきあいのたおやか大和言葉 】を

9月には名古屋で開催する運びとなりました。

【しごび】読者であり、名古屋の「仕事美人トークカフェ」のゲスト
としても登場してくれた
Web500の田口相さん
のリクエストを受け、企画しました。

2年ぶりに名古屋へ行けるので
とても楽しみにしています。

大和言葉講座の後、同じ会場で
【しごび】読者の集いも開催しますので

講座とダブルで、あるいは
講座だけ、集いだけのご参加も歓迎ですので
名古屋および近郊の読者の皆様
ふるってご参加くださいね。

お待ちしていま~す!

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ビジネスメールでも使える!
—————————————————–
【 人づきあいのたおやか大和言葉 】名古屋
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今週は、メールに書かない方がよいひと言についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法             < 余計なひと言(4)
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ご存じないかもしれませんが

今週は、相手に嫌な感じを残すひと言を
取り上げています。

ご存じないかもしれませんが
という前置きで始まる一文。

用件に入る前から
相手はそのことについて知らないはず、専門外だから
と決めつけているのは感じのよいものではありません。

「○○についてご存じないかもしれませんが」と
丁寧な言い回しをしてはいても、実際は
「どうせ、○○のことなんて知らないのだろうから」
と書いているのと同じです。

このようなときは

「○○についてご存じですか(ご存じでしょうか)?

「○○についてお聞きに(ご覧に)なったことはありますか?

「○○をお使いになった(ご利用になった)ことはありますか?

と相手に確認するところから始めれば
角が立ちません。

「○○についてご存じのこととは思いますが
という言い回しも、否定形にしていないだけで
相手が知っているか否か、推測の状態なので
相手が知らない場合は気まずいことになります。

敢えて使うとしたら
「○○について、すでにご存じかもしれませんが」
という言い回しでしょうか。

「多分、そうであろう」という推測だけで
相手に確認せず、話を進めるのは
双方にとってすっきりしないものです。

一度に用件を伝えようとすると
「相手は知らないだろうから」とか
「相手は知っているだろうから」という
伝える側の都合で勝手に判断して書き進めてしまいがち。

決めつけずに、まずは
相手に確認するところから始めましょう。

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「書き方ひとつ」でこんなに違うメール作法です。

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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法       < 書き方ひとつ(2)
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                                      好感度がアップする書き方、言い回し

▼ 若気の至りと申しましょうか…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
同業者で集まる新年会に若い知人を誘ったところ、下記のメールが返信されて
きました。

—————————————-
このたびの新年会は欠席します。
せっかくお誘いいただいたのですが、
締め切りが迫っている中、職場を早退し、
自分だけ飲み食いするのは、許されません。
あしからず。
—————————————-

気持ちも事情も分かるのですが、別の用件をひとしきり書いたあと、「追伸」
として上記の不参加表明がありました。仕事のメールではないとはいえ、人脈
づくりのきっかけにと誘ったのですが、ちょっとがっかり。

自分は参加したいが、締め切り前の多忙な職場を抜け出すのは気が引ける、と
いうことなのでしょうが、参加できない理由も自分のこととして書けば、スッ
キリするのに、と思いました。

▼ スマートにメールで断るには…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
たとえば、下記のように書き換えてみるとどうでしょう。

—————————————————————-
お声をかけていただき、ありがとうございます。
その日はすでに他の予定があり、残念ながら新年会に参加できません。
また、何かありましたらぜひ、声をかけてくださいね。
—————————————————————-

ポイントは、
●まずは、誘ってもらったことへの感謝を述べる
→ 「すみません」より「ありがとう」を!

●参加できない理由をくどくど述べず「他の予定」に集約
→ 自分の都合はえてして相手には関係ないことだったりする

●次の機会につなげるひとことを忘れずに
→ 今回は無理でも、次回以降、参加する気持ちがあることを伝える

断る時、つい「すみません」を多用してしまいがちですが、誘ってくれた相手
の厚意に対し「ありがとう」という気持ちを先に伝える方が感じがいいですよ
ね。
「すみません」より「ありがとう」。私は姑に指摘され、なるほどね~と思っ
て以来、意識して使うようにしています。

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今日は「誤解を招くメール」についてです。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法    < 誤解を招くメール >
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ポジティブライティングの心

▼ 素直になれなくて…は損!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールを受け取った時のうれしさ、ありがたさ、感動。読んだ時点で胸の内に
はあっても、それをちゃんと言葉で返しておかないと、相手には決して伝わり
ません。

どんなにうれしいかを長々と語る必要はなく、素直な「ありがとう」のひとこ
とを。

「なんだか照れくさいな」「調子に乗ってると思われるのでは…」なんて、変
に気をまわしているうちに、せっかくの熱い気持ちも冷めてしまいます。

メールに限らず人と対話するうえで、相手から投げかけられた“快い”気持ち
には“快く”応えたいですよね。

▼ 3割増と3割減の使い分け
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
不思議なもので、けなされたり馬鹿にされたり、という負の感情が起きた場合
にはすぐに気持ちが反応するもの。攻撃されれば、攻撃し返したくなるのが人
情です。

ですが、そういう時は逆にひと呼吸置き、高ぶる感情を落ち着かせてから、冷
静に対応するほうが事を必要以上に荒立てずに済みます。

正の感情は3割増でしっかり喜び、負の感情には3割減で小さく対処する。
そのくらいがちょうどいいのかもしれませんね。

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読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ 世界の旅ごはん」5月13日刊行
神垣が企画・編集を担当しました。

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ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

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