今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　　　　　　　＜ 読者からの質問（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　宛名どうする？

＜質問： 宛名について ＞——————————————

メール本文につける宛名は必要でしょうか？
会社名、部署、宛名の３つは、なるべく入れる様にしています。
でも、いきなり本文という人もよく見受けますので、疑問に思いました。

—————————————–　読者 J.M さんからの質問

初めてメールを送る相手には、会社名、部署、宛名を書きます。

やりとりが頻繁な相手や懇意な相手には、つい省きたくなりますが、宛名
だけは入れたほうがいいでしょう。

万一、メールが迷子になったり、誤って他の人へ送信したりした場合も間違いと
わかります。

共通のアドレスを複数人で共有している場合も宛名があると識別しやすい
です。こういうケースでは、私は件名にも宛名を入れるようにしています。

いきなり本文というメールも確かにありますが、私は自分から返信する場
合は上記の理由から必ず宛名を入れます。

せっかく入れた宛名も名前が間違っていては意味がありません。名前、役
職はしっかり確認を。

私は最近「神崎様」「神垣サユリさん」という宛名のメールをもらいまし
た。こういう場合、返信の本文や署名に正しい名前を入れて送っても、相
手から来た次のメールも間違った宛名のまま、ということが多いです。

こんなことにならないよう気をつけましょう。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　　　＜ 読者からの質問 ＞
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メールの適切な長さ

＜質問： メールの長さについて＞———————————–

メールの長さはどの程度が妥当でしょうか？
長いメールは読む気しないので、送る時には気をつける様にしてます。
長いメールを打つ必要がある時に、良い処理方法とかありますか？

—————————————–　読者 J.M さんからの質問

メールを始めた当初、私もよくメルマガ並みに長いメールを送っていまし
た。

書くほうはそれで満足でも、読むほうは大変。メール本来の「伝達」とい
う目的からはずれて「語り」に入ってしまうような長いメールは要注意で
す。

メールの長さは人によって様々で、内容にもよるので一概には言えません
が、スクロールせずに読める範囲内の文字量が一つの目安になるのではな
いでしょうか。

メールが長くなりそうな場合は、件名や冒頭の一文に「長文です」「長文
になります」という旨をひと言添えるようにしています。

あらかじめ長いメールだと分かるようにしておけば、相手も後でじっくり
読もう、という判断がつくからです。

どうしても長文になる場合は、相手が読みやすいように見せ方を工夫する
ことも大切。例えば…

・最初に結論やポイントを列挙する
・内容ごとに小見出しをつけて内容を整理
・改行を意識していれる（3～4行ごとに1行あける　など）

込み入った内容で書くより話すのが早いと判断した時は、電話にするほう
がよい場合もあります。状況に応じた判断で使い分けたいですね。

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メールで人を不快にさせないために気をつけたいこと
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　 ＜ 節度あるメール（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　決めつけない

確認や検証をせず、決めつけてかかる。

▼　先入観、思い込みを捨てる
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

たとえば、人の噂を鵜呑みにして相手を評価する。相手も自分と同じ環境
に置かれているものとし、少しでも外れていると文句を言う。

先入観や思い込みで最初から決めつけてかかると、通る話も通らなくなっ
てしまいます。

人の評価は、相手との関わり方で変わってきますし、人それぞれに置かれ
ている環境・立場は違います。

狭い「井の中」をすべてと思わず、視野を広く持って物事を捉えたいもの。

感情のギアを最初から入れてしまわず、まずはニュートラルな気持ちで相
手に接し、徐々に共通点、相違点を見つけていく。そんなゆとりや柔軟性
も大切です。

「結局、～なんでしょ」「どうせ～だから」「～のくせに」という決めつ
けワードの使用も控えたいですね。

節度あるメールとは、感情をてなづけ、目的をまっとうするために淡々と
冷静に対応できるメールのことではないでしょうか。

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メールで人を不快にさせないために気をつけたいこと
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 ＜ 節度あるメール（4）＞
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感情で判断しない

何かを決めなければならないとき、相手に好き嫌いの感情で判断されるの
はつらいものがあります。

▼　感情よりも理由を
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

「どうも気が進まないから嫌」「なんとなく好きだからこっち」。

最終的に好悪の感情で判断されると、それまで積み重ねてきたやりとりも
水の泡です。

「好きだから」「嫌いだから」というのは感情であって、理由にはなりま
せん。言われた方は納得できないのです。

感情でものごと判断する前に「なぜ、できないか」「なぜ、そうするのか」
相手を説得できる理由の用意を。

正の感情も負の感情もいきなりぶつけられるほど、迷惑なことはありませ
ん。

まず、相手の話をよく聞き、感情に火がついてしまったときはひと呼吸お
く、その場を離れて冷静に考えるなどして、気持ちの高ぶりを冷ましてか
ら理性的な対応を心がけたいものです。

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今週は、メールと手紙の使い分けについて考察します。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　　＜ メールか手紙か（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ひと言の効用

私はメールだから「心」が伝わらないとは思いません。

▼　気持ちを伝える努力
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

手段が何であれ、伝える手間を惜しまないことのほうが重要と考えます。

速やかに伝えたければメールや電話が便利ですし、改まった気持ちで送る
ならはがきや手紙、もちろん直接会いに行くことも、それぞれ対話の形で
あり意味があります。

先日、実家の近所に住む知り合いにスーツケースを貸しました。用が済み、
実家に返却されていたのを取りに行くと、中にはたくさんのおみやげ。

お礼代わりのおみやげだったのかもしれませんが、ひと言「ありがとう」
と伝えてもらう方が余程うれしいのに、と思いました。

手紙では大げさ、電話は遠慮してしまう、そんな時はメールでひと言「あ
りがとう」。それだけで、お互いが良い気分になれます。

黙ってやり過ごしたり、物やお金にものを言わすより、大切なのは思いを
言葉に代えて伝えること。

直接、口で伝えられない時のためにメール、電話、手紙という道具がある
のであって、まずは「伝えよう」「伝えたい」という気持ちありき、なの
ではないでしょうか。

あなたは言葉で伝える努力、していますか？

▼追記　2021/06/21

「言わなくても分かる」というのは、相手との関係性が
　密接であれば、可能かもしれません。
　しかし、通常は、言わなければ、気持ちは伝わりません。
　少なくとも、言葉にしなければ、相手には分かりません。

「気持ち」や「心の中」は見えないからこそ、
　言葉にして伝える努力が必要ではないでしょうか。

　そして、より効果的に伝えるために
　最適な伝え方を「選ぶ」のであって
　相手やタイミングによって「最適解」は変わってくると
　思います。

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今週は、メールで目にする困った表現についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　　　　　　　＜ 困る言葉 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「行けそうなら行く」

会合やイベントに人を誘ったとき、「まだ予定がはっきりしないので、行
けそうなら行きます」とメールをもらうことがあります。

▼　実は困るあいまいな返答
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
当の本人は「できれば行きたい「とりあえず保留にしておいて」という気
持ちから、そう返答するのでしょう。

ですが、申込が必要な時や参加人数を確定しなければならない場合は非常
に困惑します。

参加が不確定な場合は、あっさり「参加できない」と伝えられる方が次の
段取りができて助かるもの。間際になって「やっぱり行けない」と告げら
れるほど困るものはありません。

あいまいな返答は、相手に余計な気を遣わせ、手間をとらせます。参加で
きるか否かの判断は早めに決断し、伝えるのが相手への思いやりではない
でしょうか。

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