今週は、メールで混同しやすい同音異義語についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < 打ち間違いやすい言葉(4)>
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                           「てきよう」

 今週は、メールで打ち間違いをしやすい
 同じ読みで、表記が異なる言葉を取り上げています。

 読者から寄せられた
 「入力ミスをしやすいので気をつけている言葉」を
 ご紹介しましょう。


 「適用」と「摘要」。

 これは盲点でした。確かに混同しやすいです。

 ・適用は、あてはめて用いること。
   例)適用事業所、労災保険の適用を受ける、会社更生法の適用

 ・摘要は、重要な箇所を抜き書きすること
   例)摘要欄、実施要綱の摘要を読む

 適用の「適」は、ぴったり当てはまる、という意味があり、
 「最適」「適切」といった使い方もします。

 摘要の「摘」は、かいつまんで選び出す、という意味があり、
 文字通り「要点をかいつまんで書き出す」のが摘要というわけです。

 このように漢字の意味をたどって理解しておくと
 区別がつきやすいです。

 なじみのある言葉のわりに
 意味の違いをあいまいにしか捉えていなかったので
 勉強になりました。

 「適用」と「摘要」を挙げてくださった
 T.Mさん、ありがとうございました。


  ★仕事のメールのやり取りで
  うっかり入力ミスしてしまった言葉、
  入力ミスしやすいので気をつけている言葉があれば
  お知らせください!


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 【しごび】 の お す す め
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今週は、 間違いやすいメールの敬語についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法             < 敬語レッスン(3)>
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                        「ご持参ください」

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 当日は筆記具をご持参ください。
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 「筆記具を持ってきてください」という意味で使う
 「ご持参ください」。

 「持参」という字からも分かるように
 もともとは「持って参る」という謙譲語で
 自分をへりくだっていうときに使う言葉でした。

 謙譲語の主語は自分。
 自分が「持って行く」ときに

 「見本を持参しました」とか
 「昨日仕上げた書類を持参します」

 のように使いますが

 相手に持ってくるように頼むときは
 「お持ちください」「お持ちいただけますか」
 とする方が適切です。

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 当日は筆記具をお持ちください。
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 似たような使い方をする言葉に
 「申し出る」
 があります。

 自分から言う、という意味の謙譲語なので、
 「辞任を申し出ました」
 のように自分の行為に対して使います。

 相手の行為に使う場合は
 「参加の可否をお申し出ください」
 より
 「参加の可否をお知らせください」
 とする方が適切です。
 
 相手の行為に
 「ご持参ください」「お申し出ください」
 を使うことは誤用ではありませんが
 本来の意味は知っておいてよいと思います。



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今週は、 メールの件名についての諸注意です。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法     < 件名の工夫(3)
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                     ワンワードで済ませない

 今朝は、メールボックスに
 「未入金リスト」
 「ご確認」
 という件名のメールが届いていました。

 「ご確認」以外に
 「ご連絡」「お知らせ」「問い合わせ」といった
 ワンワードの件名は、
 通常のメールのやり取りで使われていることが
 多いのではないでしょうか。

 頻繁にやり取りする間柄だと
 件名も簡略化しがちですが、
 標的型攻撃メールはそこを狙って
 似通った件名を送りつけてきます。

 標的型攻撃メールと区別できるよう
 具体的な要素を付け加えることは
 前回のメールマガジンで述べました。

 実際に私が受け取ったメールの件名の
 例を挙げてみましょう。
 最近増えているのが、下記のパターンです。

  【ご連絡】○○○(社名)モノづくり商品写真送ります

  【お知らせ】マルウェア添付メールに対する注意喚起

  【問い合わせ】28日座談会の原稿について

 迷惑メールや標的型攻撃メールには
 件名に【大事なお知らせ】【緊急】【重要】などの
 【 】書きの言葉を入れて件名を強調しているものもありますが
 上記の例のようにひと工夫すると区別がつきます。

 【 】内に「連絡」「お知らせ」「問い合わせ」に呼応して
 「何について」の内容が、具体的に書かれているので
 受け取る側は「あの件のことだな」と、すぐに
 誰からのメールかを認識できるのです。

 【 】を使わない件名でも

  次号社内報(8月発行)誌面割の打合せについて

 という件名であれば、
 「打合せ」とか「打合せについて」というワンワードの件名より
 送信者と内容が想定できるので
 安心して開くことができます。

 面倒がらずに、
 相手がひと目で判断できるメールの件名を
 工夫してみましょう。

 ポイントは、自分の都合ではなく
 相手にとって分かりやすい件名
 にすることです。

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今週は、 感じよく伝わる言葉づかいについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法             < 伝え方の工夫(4)>
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                          「否定+否定」

 今週は、同じ意味合いのことでも
 相手に感じよく伝わる言い回し、伝え方の工夫を紹介しています。


 「3日前に提出していただかないと受付できません」
 このように
 「○○しないと△△できない」という言い回しは

 「否定+否定」で二重否定となり、
 逃げ道のない拒絶感を強めるだけでなく
 相手に有無を言わせず強要するような印象を与えます。

 このような強い調子をもっと
 やさしく促す言い回しに書き換えるとしたら……

 「3日前にご提出いただければ、受付できます」

 このように
 「○○していただければ△△できます」と
 「肯定+肯定」と書き換えてみましょう。

 「できない」から「できる」方向へ
 行動を促す伝え方にすれば
 相手に与える印象もがらりと変わります。


 部下や後輩に注意するときも
 「○○しないから、ダメなんだ」
 とか
 「○○しなければ、△△できない」
 という「否定+否定」の言い回しを

 「○○した方がもっと良くなります」とか
 「○○すれば、△△できます」
 という「肯定+肯定」に
 言い換えれば、相手のやる気を引き出すことができます。



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今週は、 ポジティブライティングのススメです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 否定を肯定に!
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でも・だって

「でも、私は聞いていませんので、できません(してません)」
「だって、現状では無理に決まっているじゃないですか」

のように「でも」「だって」の接続詞で始まる返答。

メールに限らず、職場の会話でも
依頼や確認、打診の問いかけに対して
否定の「でも」「だって」で返答されるのは
気分の良いものではありません。

人に「でも」「だって」と返されるのは嫌なのに
自分で前置きのように言ったり書いたりしていることに
気がつかないことも……。

何でも「はい」と返答すればよい、というものではありませんが、
はなから否定してしまうと、そこから前へ物事が進まなくなります。

反論するのも書き方次第で
受けれ入れてもらうことができるのですから
ここは工夫のしどころです。

「でも、私は聞いていませんので、できません(してません)」
と最初から拒絶するのではなく

「未経験ですが、やり方を教えていただけますか?」
「すぐに対応しますので、いつまでに必要か教えてください」
と、「どうすれば、できるか」具体的なアクションを起こしましょう。

「できません」「してません」「分かりません」
という返答では、何の解決にもなりません。

「だって、現状では無理に決まっているじゃないですか」
と最初から諦めるのではなく

「現状では難しいですが、○○すれば対応可能です」
と、別の手段や対応策を提案するのも一つです。
日程の延期とか、人員の増強とか、外注に出すとか
「できない」を「できる」に変える方法を考えましょう。

今週はこのように
「否定」表現を「肯定」に変換する
ライティング術を紹介していきます。

 

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今週は、 メールで気になる敬語の使い方についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法            < 敬語レッスン(5)>
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                         「お知りいただく」

————————————————
敢えて○○について取り上げたのは、
これまでの経緯をお知りいただきたかったからです。
————————————————

この文の後半にある
「お知りいただきたかった」
という言い回しに違和感があります。

この文で伝えようとしているのは
「これまでの経緯を知ってもらいたかったから、
敢えて○○について取り上げた」
ということです。

この一文では
自分が敢えて取り上げた意図を
相手に「知ってほしい」という気持ちが含まれています。

相手が「知る」ことより
相手に「知ってもらいたい」という心情に重きが置かれているので

「知る」+謙譲語「いただく」で
「知っていただく」
を使うのが適切と考えます。

「お知りいただきたい」ではなく
「知っていただきたい」、

その過去形
「知っていただきたかった」
で文を書き換えると……

————————————————
敢えて○○について取り上げたのは、
これまでの経緯を知っていただきたかったからです。
————————————————

となります。

 

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