今週は、メールで混同しやすい同音異義語についてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 打ち間違いやすい言葉(4)> ◆─────────────────────────────────◆ 「てきよう」 今週は、メールで打ち間違いをしやすい 同じ読みで、表記が異なる言葉を取り上げています。 読者から寄せられた 「入力ミスをしやすいので気をつけている言葉」を ご紹介しましょう。 「適用」と「摘要」。 これは盲点でした。確かに混同しやすいです。 ・適用は、あてはめて用いること。 例)適用事業所、労災保険の適用を受ける、会社更生法の適用 ・摘要は、重要な箇所を抜き書きすること 例)摘要欄、実施要綱の摘要を読む 適用の「適」は、ぴったり当てはまる、という意味があり、 「最適」「適切」といった使い方もします。 摘要の「摘」は、かいつまんで選び出す、という意味があり、 文字通り「要点をかいつまんで書き出す」のが摘要というわけです。 このように漢字の意味をたどって理解しておくと 区別がつきやすいです。 なじみのある言葉のわりに 意味の違いをあいまいにしか捉えていなかったので 勉強になりました。 「適用」と「摘要」を挙げてくださった T.Mさん、ありがとうございました。 ★仕事のメールのやり取りで うっかり入力ミスしてしまった言葉、 入力ミスしやすいので気をつけている言葉があれば お知らせください! ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ メール対応が苦手な新人・社員研修にぜひ! オンラインでできるビジネスメールの研修 -------------------------------------- ★『仕事美人のメール研修』★ -------------------------------------- 社内で、いつからでも始められ、 受講者の理解度もチェックできる 研修サービスです。 ▼お問い合わせはこちら 11年前から配信中! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン 【 仕事美人のメール作法 】 オンラインでできるビジネスメールの研修 【 仕事美人のメール研修 】 8月31日(水)まで、通常の半額でご購入いただけます。 メールは1分で返しなさい!【電子書籍】[ 楽天kobo版 ] iPhone/iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】 9月に名古屋で「たおやか大和言葉講座」開講します! カミガキのフェイスブック カミガキのツイッター 仕事実績、著書、お問い合わせは・・・ 神垣あゆみ企画室
今週は、 間違いやすいメールの敬語についてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 敬語レッスン(3)> ◆─────────────────────────────────◆ 「ご持参ください」 ------------------------------------ 当日は筆記具をご持参ください。 ------------------------------------ 「筆記具を持ってきてください」という意味で使う 「ご持参ください」。 「持参」という字からも分かるように もともとは「持って参る」という謙譲語で 自分をへりくだっていうときに使う言葉でした。 謙譲語の主語は自分。 自分が「持って行く」ときに 「見本を持参しました」とか 「昨日仕上げた書類を持参します」 のように使いますが 相手に持ってくるように頼むときは 「お持ちください」「お持ちいただけますか」 とする方が適切です。 ------------------------------------ 当日は筆記具をお持ちください。 ------------------------------------ 似たような使い方をする言葉に 「申し出る」 があります。 自分から言う、という意味の謙譲語なので、 「辞任を申し出ました」 のように自分の行為に対して使います。 相手の行為に使う場合は 「参加の可否をお申し出ください」 より 「参加の可否をお知らせください」 とする方が適切です。 相手の行為に 「ご持参ください」「お申し出ください」 を使うことは誤用ではありませんが 本来の意味は知っておいてよいと思います。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ 中小企業の新人研修にぜひ、ご検討を! オンラインでできるビジネスメールの研修 -------------------------------------- ★『仕事美人のメール研修』★ -------------------------------------- 社内で、いつからでも始められ、 受講者の理解度もチェックできる 研修サービスです。 ▼お問い合わせはこちら 11年前から配信中! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン 【 仕事美人のメール作法 】 オンラインでできるビジネスメールの研修 【 仕事美人のメール研修 】 9月に名古屋で「たおやか大和言葉講座」開講します! カミガキのフェイスブック カミガキのツイッター 仕事実績、著書、お問い合わせは・・・ 神垣あゆみ企画室
今週は、 メールの件名についての諸注意です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < 件名の工夫(3)>
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ワンワードで済ませない
今朝は、メールボックスに
「未入金リスト」
「ご確認」
という件名のメールが届いていました。
「ご確認」以外に
「ご連絡」「お知らせ」「問い合わせ」といった
ワンワードの件名は、
通常のメールのやり取りで使われていることが
多いのではないでしょうか。
頻繁にやり取りする間柄だと
件名も簡略化しがちですが、
標的型攻撃メールはそこを狙って
似通った件名を送りつけてきます。
標的型攻撃メールと区別できるよう
具体的な要素を付け加えることは
前回のメールマガジンで述べました。
実際に私が受け取ったメールの件名の
例を挙げてみましょう。
最近増えているのが、下記のパターンです。
【ご連絡】○○○(社名)モノづくり商品写真送ります
【お知らせ】マルウェア添付メールに対する注意喚起
【問い合わせ】28日座談会の原稿について
迷惑メールや標的型攻撃メールには
件名に【大事なお知らせ】【緊急】【重要】などの
【 】書きの言葉を入れて件名を強調しているものもありますが
上記の例のようにひと工夫すると区別がつきます。
【 】内に「連絡」「お知らせ」「問い合わせ」に呼応して
「何について」の内容が、具体的に書かれているので
受け取る側は「あの件のことだな」と、すぐに
誰からのメールかを認識できるのです。
【 】を使わない件名でも
次号社内報(8月発行)誌面割の打合せについて
という件名であれば、
「打合せ」とか「打合せについて」というワンワードの件名より
送信者と内容が想定できるので
安心して開くことができます。
面倒がらずに、
相手がひと目で判断できるメールの件名を
工夫してみましょう。
ポイントは、自分の都合ではなく
相手にとって分かりやすい件名
にすることです。
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【神垣あゆみ企画室】
今週は、 感じよく伝わる言葉づかいについてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 伝え方の工夫(4)> ◆─────────────────────────────────◆ 「否定+否定」 今週は、同じ意味合いのことでも 相手に感じよく伝わる言い回し、伝え方の工夫を紹介しています。 「3日前に提出していただかないと受付できません」 このように 「○○しないと△△できない」という言い回しは 「否定+否定」で二重否定となり、 逃げ道のない拒絶感を強めるだけでなく 相手に有無を言わせず強要するような印象を与えます。 このような強い調子をもっと やさしく促す言い回しに書き換えるとしたら…… 「3日前にご提出いただければ、受付できます」 このように 「○○していただければ△△できます」と 「肯定+肯定」と書き換えてみましょう。 「できない」から「できる」方向へ 行動を促す伝え方にすれば 相手に与える印象もがらりと変わります。 部下や後輩に注意するときも 「○○しないから、ダメなんだ」 とか 「○○しなければ、△△できない」 という「否定+否定」の言い回しを 「○○した方がもっと良くなります」とか 「○○すれば、△△できます」 という「肯定+肯定」に 言い換えれば、相手のやる気を引き出すことができます。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ 中小企業の新人研修にぜひ、ご検討を! オンラインでできるビジネスメールの研修 -------------------------------------- ★『仕事美人のメール研修』★ -------------------------------------- 社内で、いつからでも始められ、 受講者の理解度もチェックできる 研修サービスです。 ▼お問い合わせはこちら 11年前から配信中! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン 【 仕事美人のメール作法 】 オンラインでできるビジネスメールの研修 【 仕事美人のメール研修 】 9月に名古屋で「たおやか大和言葉講座」開講します! カミガキのフェイスブック カミガキのツイッター 仕事実績、著書、お問い合わせは・・・ 神垣あゆみ企画室
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 否定を肯定に! >
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「でも・だって」
「でも、私は聞いていませんので、できません(してません)」
「だって、現状では無理に決まっているじゃないですか」
のように「でも」「だって」の接続詞で始まる返答。
メールに限らず、職場の会話でも
依頼や確認、打診の問いかけに対して
否定の「でも」「だって」で返答されるのは
気分の良いものではありません。
人に「でも」「だって」と返されるのは嫌なのに
自分で前置きのように言ったり書いたりしていることに
気がつかないことも……。
何でも「はい」と返答すればよい、というものではありませんが、
はなから否定してしまうと、そこから前へ物事が進まなくなります。
反論するのも書き方次第で
受けれ入れてもらうことができるのですから
ここは工夫のしどころです。
「でも、私は聞いていませんので、できません(してません)」
と最初から拒絶するのではなく
「未経験ですが、やり方を教えていただけますか?」
「すぐに対応しますので、いつまでに必要か教えてください」
と、「どうすれば、できるか」具体的なアクションを起こしましょう。
「できません」「してません」「分かりません」
という返答では、何の解決にもなりません。
「だって、現状では無理に決まっているじゃないですか」
と最初から諦めるのではなく
「現状では難しいですが、○○すれば対応可能です」
と、別の手段や対応策を提案するのも一つです。
日程の延期とか、人員の増強とか、外注に出すとか
「できない」を「できる」に変える方法を考えましょう。
今週はこのように
「否定」表現を「肯定」に変換する
ライティング術を紹介していきます。
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中小企業の新人研修に、ぜひ!
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 敬語レッスン(5)>
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「お知りいただく」
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敢えて○○について取り上げたのは、
これまでの経緯をお知りいただきたかったからです。
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この文の後半にある
「お知りいただきたかった」
という言い回しに違和感があります。
この文で伝えようとしているのは
「これまでの経緯を知ってもらいたかったから、
敢えて○○について取り上げた」
ということです。
この一文では
自分が敢えて取り上げた意図を
相手に「知ってほしい」という気持ちが含まれています。
相手が「知る」ことより
相手に「知ってもらいたい」という心情に重きが置かれているので
「知る」+謙譲語「いただく」で
「知っていただく」
を使うのが適切と考えます。
「お知りいただきたい」ではなく
「知っていただきたい」、
その過去形
「知っていただきたかった」
で文を書き換えると……
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敢えて○○について取り上げたのは、
これまでの経緯を知っていただきたかったからです。
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となります。
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