今週は、 メールで失敗しないための心得についてです。 
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法            < 余計なひと言(2)>
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                             意見の代弁

 数多くのメンバーで構成されるグループやプロジェクト。

 今ならちょうど、子どもの学校のPTAが
 これから総会を迎え、役員交代の時期ですが、

 こういう集まりで必ず一人や二人はいるのが
 「みんなの意見の代弁者」
 です。

 「ここにお集まりの皆さんに代わって」とか、
 「皆さん、同意見だと思いますが」と
 主語が自分ではなく、
 「皆さん」になる人。

 でも、その「皆さん」は、どこまでの人のことを指すのでしょうか。

 参加者全員ではなく、
 せいぜい“代弁者”の半径1.5メートル内外
 (つまり、隣同士で雑談できる範囲)にいる
 人たちなのでは?

 なぜ、「私は」と
 自分を主語に伝えないのでしょうか。

 「私」を主語にして
 「私はこう思いますが、みなさんのご意見はいかがですか」
 「私の意見は~ですが、皆さんはどう思われますか」
 と「皆さん」の意見を問えば、話し合いは進みます。

 でも、
 「皆さん、そう思われています」
 「皆さんが困るのではないでしょうか」
 と、皆さんを主語にするのは、

 「皆さん」の気持ちや意見を代弁する体で
 結局、自分に都合のいい主張を押し通そうとしているように映るのです。

 時として「私が」「私は」と意見を述べると
 摩擦を起こすこともあります。

 「みんなそう言っているから」
 「みんなそうしているから」と
 書いたり言ったりすれば、
 面倒なことにらず、やり過ごせるのかもしれません。

 でも、これだけ巷には
 個人が発信できるツールがあふれているのに
 「みんなが」で全体化するのは
 都合がよすぎる気がしてなりません。



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今週は、 ビジネスメールで数字を使うメリットについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 数字の効用(3)>
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伝達内容を整理

今週は、ビジネスメールでの数字の活用を
テーマにお届けしています。

ビジネスメールでは、
「結論から書く」ことを推奨しています。

何について書かれたメールか
読んですぐに分かることが求められるからです。

結論から書くにあたって
数字を活用すると、より伝わります。

例えば
「確認事項が2点あります。
1点は・・・
2点目は・・・」

という書き方。
確認したい項目の数を挙げ、順に説明していくと
頭に入りやすいです。

「社内報の修正点が3カ所あります」

とし、1)2)3)と修正箇所を箇条書きで挙げていく
書き方もあります。

このように先に数字でポイントが幾つあるかを示すと、
読む側もその数字に注目・注意するので、
見落としや未確認が減ります。

伝達事項を整理し、箇条書きにまとめると、
一層分かりやすく、伝わりやすくなります。

ただ、最初に挙げるポイントの数が多すぎると
逆効果になるので注意を。

ポイントが10以上になると覚えきれないので
1、3、5点に絞るとよいでしょう。
多くても7点まででしょうか。

プレゼン資料に数字を象徴的に使い、印象づける手法がありますが、
同様にビジネスメールでも
数字を使って整理し、順序立てて説明する
書き方を意識すると、具体的かつ記憶に残る伝達ができます。

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今週は、特定の場面で使うのを避けたい言葉についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法          < 忌み言葉に注意(5)
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                         忌み言葉の「去る」

今週は、お祝いや悲しみの場面で使うのを避けたい「忌み言葉」と
その言い換えを紹介してきました。

婚礼や葬儀で避けたい忌み言葉のひとつに
「去る」があります。
そこから離れて行くという意味が、
「失う」「滅びる」ことに通じるためです。

年賀状でも前年のことを
「旧年中は」「昨年も」
と書くのも「去年」という言葉を避けるためです。

今年の干支の「さる」を
俗語で「えてこう」と言うのは

さるの呼び名が「去る」に通じるので、
「得意なこと」「手に入れる」という意の
「得手」に言い換えたという説も。

地方によっては
「山の人」と呼ぶところもあるようです。

言葉にも魂が宿る。

だから
不吉な予感や不幸を連想させる言葉は
それが現実の災いとなってはいけないので
不用意に使うのは避けましょう、
というのが忌み言葉の考えです。

「使ってはならない」ことに縛られるのではなく
相手が読んだり聞いたりしたときに
嫌な気持ちにならないように
他の言葉や表現に置き換える。

それが
人を気遣う思いやりの表れであり
言葉を重んじる日本人の知恵だった
のではないでしょうか。

忌み言葉には直接関係ないのですが
関連するマメ知識を一つご紹介。

年賀状の文言に句読点を付けないのは、
新たな年の始まりのあいさつに“区切り”を付けないために
句読点を使わないのだとか。

これも一種の縁起かつぎ
なのかもしれませんね。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、メールの送信ミスを防ぐ対策についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メールの確認
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                         後で気づく間違い

 急いで書いて、慌てて送信したメール。
 送信後に読み返すと
 誤字脱字があったり
 文の意味が通らなかったり
 ファイルを添付し忘れていたり……

 ということに気づき
 再度、メールを送り直す。

 こうした経験は
 誰しもあると思います。

 かくいう私も
 10年も当メールマガジンの配信を続けていながら
 未だに、文字の入力間違いを
 読者の方から指摘される始末。

 言い訳にしかなりませんが
 メルマガ記事を配信する際は

 毎回、必ずテスト送信をし
 1回以上、読み返してチェックするのですが

 直したつもりの文字が直っていなかったり
 間違いに気づかないまま配信してしまう
 ことがあります。

 記事を書くのに時間がかかり
 焦って配信したときや

 途中で電話が入ったりして
 集中力が途切れたときなど

 気持ちにゆとりがないときに
 うっかりミスが起こりやすいです。

 では、どうすれば
 こうした打ち間違いや
 添付し忘れを防ぐことができるのか……。

 特別なテクニックもマジックもなく
 一にも二にも
 メールを書き終えた後の「確認」を怠らない
 ことに尽きると思います。

 今週は、私自身の反省を踏まえ
 メールの送信ミスを防ぐための対策を
 考えていきたいと思います。

◇─────────────────────────────────◇
 あ と が き
◇─────────────────────────────────◇
 
 今年もまた
 始まりました!

 日本一のメルマガを読者の投票で決める
 【 まぐまぐ大賞2015 】!
 

 昨年は、ご投票くださった読者の皆さまのおかげで
 【仕事美人のメール作法】は
 無料部門「ビジネス・キャリア」カテゴリで2位に
 入賞することができました。
 
 ありがとうございました。
 とってもうれしかったです。
 
 今年もぜひ、
 当メールマガジンを応援してください。

 【まぐまぐ大賞2015】のURLからも投票できますが、
 【仕事美人のメール作法】の登録ページの
 「投票ボタン」を押していただくと
 メルマガタイトルやマガジンIDが自動入力されて
 便利です。
 
 ちなみに
 メルマガタイトルは 「仕事美人のメール作法」
 マガジンIDは 「0000146166」
 です。

 今年もどうぞよろしくお願いいたします。

 推薦締切りは、11月30日(月)18:00 ですよ~!

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今週は、ミスやクレームへの対応についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < ピンチをチャンスに(5)
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                                                                   指摘や注意を受けたとき

今週は、ピンチをチャンスに変えるきっかけとなる
言い回しを紹介してきました。

指摘とか注意は
受けているうちが花。

間違いを正してくれる人がいるうちはいいですが
年齢を重ねるほど、
次第に誰も言えなくなったり、言わなくなったりするものです。

自分のミスを指摘されると
言い方によっては、自分を否定されたような気になり
落ち込んだりもしますが

間違いに気づき、改善するチャンスでもあるのですから
明らかに自分の思い違いや失敗であるという場合は
素直に受け入れ、改めることに力を注ぎましょう。

指摘や注意を受けたときの返答の一つが
ご指摘いただき、ありがとうございます
です。

わたしは、このひと言を
言ったり書いたりできるようになるまで
随分と時間がかかりました。

20代の頃は
上司や先輩からの指摘や注意に対して
「でも」「だって」
の方が先に出てしまい
素直に受け入れることができず
相手との関係が悪くなったことも数知れず……。

なんでもかんでも
やみくもに受け入れるイエスマンになれ、
ということではなく

経験が浅く、未熟であるがゆえに
しでかした間違いや失敗を指摘されたときは

気づかせてもらったことに感謝する気持ちをまず伝えることを
知ってほしいと思うのです。

間違いに気づいた時点で
それを直し、繰り返さない。

ピンチをチャンスに変えるのは
自分の受け止め方と行動次第ではないでしょうか。

 

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【しごび】 の お す す め
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今年3月に刊行された「 一目置かれる大和言葉の言いまわし
に続く、大和言葉関連本の新刊をご紹介!

今回は、雑誌感覚で読めるムックです。

知っていて損はない
日本古来の上品で優しさのある言葉遣いを
知ることができますよ。

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