今週は、感じのよいビジネスメールへの書き換え指南です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 続・書き換える技術（3）＞
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困惑させるメール
今週は事例を挙げながら、メールをわかりやすく、感じよく書き換える
ポイントをご紹介しています。
ある知人とのやりとりです。
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ご返信ありがとうございました。
> 近々、事務所へいただきにあがります。
> ご連絡してからうかがいますね。
当日は連絡頂いても用意できませんので、事前に何日にとお知らせ
頂けると助かります。
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ある品物を提供してくれる知人の所に、近々立ち寄らせてもらう旨を知ら
せたら、上記の返信がありました。
自分のあいてるときに品物を取りに行こうとした私に対し、相手は困惑し
ている様子がわかります。
このやりとりで私が反省したのは、品物の用意がすでにできているものと
早とちりし、相手の都合を聞かずに事を進めようとした点。
この場合、「品物ができあがりました」という通知を受けたら
「ご連絡、ありがとうございます。
では、いつ頃いただきに伺えばよろしいですか」
と尋ねれば、相手も「●日には準備ができていますので、お越しください」
と返せたことでしょう。
▼ まず、相手の都合を聞いてから
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メールのやり取りの場合、次に相手がとる行動を予想し、先にこちらで
できることを知らせるようにすると、気が利いていてやり取りも少なくて
すみます。
しかし、相手の都合や意向を確認せず、自分中心に先んじた対応をすると
トラブルのもと。ちょっとした言葉の行き違いで、相手を不快な気持ちに
させてしまうこともあります。
相手あってのことですから、こちらの都合を押し出す前に相手の都合を
尋ねてから対処することがポイント。
こんなふうに失敗するたびに「次はどうしたらいいのか」を考えながら
“私のメール作法”をつくりあげています。
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神垣あゆみ企画室
