今週は、気になる言い回しや表現の仕方について取りあげます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　　　　＜ 気になる表現（4）＞
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敬語の多用に注意

「多忙な日々をお過ごしの中で
いかに気分転換を図り、また
感性が鈍らないように努めていらっしゃるかという秘訣や、
お心がけがあれば教えていただきたいと思います」

上記の一文は、敬語の使いすぎが気になる例として挙げてみました。

「お過ごし」「努めていらっしゃる」「お心がけ」「教えていただきたい」
と、一文に4つも敬語が使われています。

書く側が相手に敬意を払っているのは十分伝わってきますが
敬語が多いために、文章が長く、もたついています。

「また」という接続詞
「と思います」という記述も
文章を間延びさせている要因と言えるでしょう。

相手に敬意を払いつつ、ずばっと自分が尋ねたい点を
明確にする方が、相手も回答しやすいです。例えば…

「多忙な日々を過ごしながらも、どのように気分転換を図り、
感性を磨く工夫をされているのか、
ぜひ、お尋ねしたいです。」

「感性が鈍らないように努めていらっしゃるか」は
「感性を磨く工夫をされているのか」と
表現を変えるとすっきりし、ポジティブな問いかけになります。

最後の「教えていただきたいと思います」も
「ぜひ、教えてください」
「ぜひ、お尋ねしたいです」
とすると、そのことに強く興味があり、教えてほしい
というこちらの気持ちが端的に伝わります。

相手に失礼にならない丁寧な表現に気をとられ
本来、尋ねるべきポイントを見失っていませんか？

何を尋ねたいのか、聞き出したいのかを
まず明確にしたうえで
敬語に配慮する…という文章のまとめ方を習慣づけたいですね。

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今週は、気になる言い回しや表現の仕方について取りあげます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　                    　　　　　          ＜ 気になる表現 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「よろしければ」に続く言葉

「もしよろしければ、佐藤さんのコメントがひとことほしいです」

という一文。なんだか変です。

ここでの「もしよろしければ」は
「差し支えなければ…」という意味合いで
相手に何かしらの行動や行為を打診するフレーズ。

「コメントがほしいです」と言い切るよりも
「コメントをお願いできますか？」
あるいは
「コメントをいただけますか？」
と疑問形にする方が、文としてしっくりくるように思います。

読者からも次のような質問があったので、ご紹介します。

＜読者からの質問＞————————————————

先日、あるメールを見ていたら
「よろしければ、ぜひご覧くださいませ」という
フレーズにふと目がとまりました。

質問に対してとてもよく案内されていた内容だったので
文末に「よろしければ、ぜひご覧くださいませ」という文字が
とても不自然に感じました。

よろしければ⇒謙遜
ぜひ⇒強調

謙遜と強調が同居していて違和感を感じるのは
私だけでしょうか？

「よろしければ、ぜひご覧ください」は普通に使って
問題ないでしょうか？
（読者 uffahhaさん）
——————————————————————

「よろしければ」は上記同様
「差し支えなければ…」と相手の行動を打診する際に使う表現です。

それに対して
「ぜひ」は、「なにとぞ」と相手の行動を強く願う表現。

相手の都合を尋ねる「よろしければ」と
相手に強く要求する「ぜひ」とでは
相反する表現なので、一緒に使うことに違和感を覚えるのでしょう。

この場合は
「よろしければ」は付けず
「ぜひ、ご覧ください（ませ）」
とする方がよいと思います。

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今週は、読者からの興味深いメールをご紹介します。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　＜ 先輩からのアドバイス（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1通に1つの用件

今週は、本メールマガジンへ読者のかたからいただいた
感想やご意見の中から、「なるほど！」「確かに！」と
感じた言葉づかいやメールマナーに関するものを紹介したいと思います。

次のメールは

神垣あゆみブログ

【仕事のメール心得帖】内容の検証＜ 読み返す際のポイント（4）＞VOL.1255

🕒️2010年4月15日

今週は、メールを送信する前に読み返す習慣づけについてです。◆─────────────────────────────────◆　仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　＜ 読み返す際のポイント（4）＞◆─────────────────────────────────◆　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　内容の検証メールを書き終え、「件名と本文の整合性」を確認し、固有名詞や誤字・脱字の「間違い探し」をした後は、「内容の検証」に入ります。「内容の検証」というと、ちょっと構えてしまうかもしれませんが早い話、そのメールを受け取る側になったつもりで...

にいただいたものです。

＜読者からのメール＞———————————————-

> 　1）メールは原則、1通に1つの用件でまとめます。
> 　 あれもこれもと複数の用件を一度に送ると、返信にも手間がかかり
> 　 用件を見落としやすいです。

大いに賛成です。
人間というのは、To Doリストを一つ一つつぶして行く、
進捗が目に見えるような仕事を好むもの。
複数の案件が一つのメールに詰まっていて、済んで消す項目が一つでは、
やるほうも、せいがない。

それと、難しい案件と易しい案件を一緒にしていると、
難しい案件を処理するのに時間がかかるゆえに、
本来すぐ返事をもらえるような易しい案件の返事まで、
もらえるのが遅くなってしまいます。

> 3）誤解やトラブルのもと。できるだけ数値化したり、具体的に伝わる
> 表現を心がけましょう。

具体的に伝わる表現でいくと、上記の場合は：
「県会議員に面会するアポイントを取ってほしい」（前者）という案件と、
「今度の日曜日に花見に行きましょう」（後者）という誘いを、
一つのメールに入れた場合。

このとき、すぐに返事が欲しい「後者」の案件の回答が、
当然「前者」の重さに引きずられて、遅くなってしまいますよね。

（読者 K.Kさん）
——————————————————————

K.Kさん、わかりやすい例をありがとうございます。

送信する側は「ついでに、この案件も」と
別件を追加して送ってしまいがちですが

受信する側が、そのメールに返信する際に
「本来すぐ返事をもらえるような易しい案件の返事まで、
返事が遅くなってしまう」
という事態が発生することが多くあります。

ですから、送信する側は面倒でも
後のことを考えて、用件を分けて送信する方が
やり取りの遅れや混乱を避けることができるわけです。

仕事全般に言えることですが
目の前の損得とか、手間を省くことだけにとらわれず
先のこと、次の工程、次の人が困らない
配慮ができるか否かが、
仕事のでき不できを大きく左右するように思います。

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今週は、読者からの興味深いメールをご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 先輩からのアドバイス（3）＞
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社名の表記

今週は、本メールマガジンへ読者のかたからいただいた
感想やご意見の中から、「なるほど！」「確かに！」と
感じた言葉づかいやメールマナーに関するものを紹介したいと思います。

次のメールは
VOL.1254 　＜ 読み返す際のポイント（3）＞　間違い探し
で取り上げた、表記の際注意したい社名についていただいたものです。

＜読者からのメール＞———————————————-

いつも楽しく拝読しております。

本日の社名のことで、「キユーピー」、知りませんでした。

どうせなら、「キヤノン」も紹介されたら、と思いました。

（読者 A.Mさん）
——————————————————————

「キヤノン」は広く知られているかな、と思い
敢えて「キユーピー」を取り上げたのですが
このように、小文字でなく大文字で表記する社名としてはほかに

三和シヤッター工業
東洋シヤッター
文化シヤッター
シヤチハタ
富士フイルム

などがあります。

そのほか注意を要する社名表記としては…

味の素ゼネラルフーヅ　　　×フーズ

ブルドックソース　　　　　×ブルドッグ

アメリカン・エキスプレス　×エクスプレス
三菱レイヨン　　　　　　　×レーヨン

ニッカウヰスキー　　　　　×ウイスキー
日本トイザらス　　　　　　×トイザラス

上記は、上場企業や大型企業の社名で注意を要するものを挙げていますが
身近なところでも
・「ジ」と「ヂ」の違い
・「・（なかぐろ）」の有無
・「ー」と伸ばすのか、「ィ」「イ」と表記するのか
に留意をする必要があります。

ビル名でも「ビルディング」と「ビルヂング」と表記するところが
ありますよね。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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わ～い！　私の手書きPOPも載っとる～。

広島限定情報ですが……
今朝の中国新聞・文化面（13面）に

尾道・啓文社福屋ブックセンターで開催中の
「ツィッター発・作者直筆POPフェア」
の記事が大きく掲載されています。

写真で神垣の手書きPOPも紹介されていて
うれしはずかし…。

この本のPOPを書きました↓

さらりと返せる、大人のメール表現334
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今週は、読者からの興味深いメールをご紹介します。
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 　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　 ＜ 先輩からのアドバイス（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　件名を最後に書く効用

今週は、本メールマガジンへ読者のかたからいただいた
感想やご意見の中から、「なるほど！」「確かに！」と
感じた言葉づかいやメールマナーに関するものを紹介したいと思います。

次のメールは

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【仕事のメール心得帖】件名と本文は合っているか＜ 読み返す際のポイント（2）＞V...

🕒️2010年4月13日

今週は、メールを送信する前に読み返す習慣づけについてです。◆─────────────────────────────────◆仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　 ＜ 読み返す際のポイント（2）＞◆─────────────────────────────────◆　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　件名と本文は合っているか用件を書き終えた後、必ずチェックしておきたいのが「件名と本文の整合性」。件名と本文がマッチしているかという点です。最初に件名を入れて、本文を書き出す…または、本文を書き終えてから、件名を入れる。あなたは、どちらですか？圧倒的に、件名を...

についていただいたものです。

＜読者からのメール＞———————————————-

本日の内容で良い意味で「気付き」があったので
返信を書いています。

私は件名を最後につける派なのですが、
多くの方が件名を最初につけるということにびっくりしました。

そういえばそうですよね・・・と。

後輩の子にメールの書き方をレクチャーすることもあるのですが、
タイトルと内容がマッチしていないことがよくあります。

あとは、メールの本文だけチェックしていて
あとで送ったメールを見たらちぐはぐな件名をつけていたり・・・

そういう作り方のポイントとして伝えるべき点なんだなぁと
いうことを気づかされました。

私は内容をたくさん書いた場合は、
それを総合して端的に表せるように、内容が少ない場合は
少し具体的に書いたりするように意識しています。

（読者 R.Fさん）
——————————————————————

「件名を最後につける」ことにも利点があります。
本文を一通り書いた後なので、内容が頭の中に入っており
的確な件名をつけやすいのです。

R.Fさんが件名を付ける際の工夫として、最後に挙げている

・本文が多くなった場合　→　本文の内容を端的に表した件名
・本文が少ない場合　　　→　本文の内容を補う具体的な件名

このように、本文のボリュームに応じて
件名を意識的に調整できるのは
「件名を最後につける」効用でもあります。

ですから、本文と件名がちぐはになっている後輩のかたへは
「件名を最後につける」練習をアドバイスすると
件名に合った本文（本文に合った件名？）が
書けるようになると思います。

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なぜビジネスメールの「件名」は一番最後に書いた方が良いのか？ - まぐまぐニュー...

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みなさんはメールの件名をどのタイミングで書いていますか？ ほとんどの方が本文を書き始める前ではないでしょうか。今回の無料メルマガ『仕事のメール心得帖（無料版）』では著者の神垣あゆみさんが、ビジネスで使う際にちょっと迷って…

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今週は、メールを送信する前に読み返す習慣づけについてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　＜ 読み返す際のポイント（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　内容の検証

メールを書き終え、
「件名と本文の整合性」を確認し、
固有名詞や誤字・脱字の「間違い探し」をした後は、
「内容の検証」に入ります。

「内容の検証」というと、ちょっと構えてしまうかもしれませんが
早い話、そのメールを受け取る側になったつもりで
もう一度読み返してみるということです。

その際のチェックポイントとしては、次の通りです。

1）用件を1点に絞りこまず、複数の用件を一度に詰め込んではいないか？

2）無関係な情報、無駄な情報を盛り込んではいないか？

3）曖昧な表現、誤解を招くような不適切な表現にはなっていないか？

もう少し具体的に解説すると…

1）メールは原則、1通に1つの用件でまとめます。
あれもこれもと複数の用件を一度に送ると、返信にも手間がかかり
用件を見落としやすいです。

2) 本題からはずれた内容は、相手の時間を奪い、混乱させることに。
相手に必要か、有益かという観点で内容の見直しを。

3）誤解やトラブルのもと。できるだけ数値化したり、具体的に伝わる
表現を心がけましょう。

わかりにく文章は、相手にストレスを与えます。

一度読めば、内容がすっと頭に入る内容かどうかを
読み返すことで確認し、必要に応じて文章を整えてから
送信する習慣をつけましょう。

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