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今日は「嫌われるメール」の3回目です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法   < 嫌われるメール(3)
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           送ると嫌がられるメールについての考察

▼ 問わず語りなメール
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用件以外に、聞きもしないことを語り出す。憶測や決めつけで書く。

相手の要望や問い合せに対し、答えるどころか相手が答えようのない“問わず
語り”を勝手に始めてしまうメールも迷惑がられます。

ビジネスメールは、迅速に用件の確認や伝達を行うことに主眼が置かれます。

相手に用件をすぐに的確に伝えることが重要なのに、無駄な事柄が入ってくる
と、ポイントがずれてしまい、何が言いたいのかよくわからないメールになっ
てしまうのです。

▼ 誰が読んでも分かるメールを
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主語がないメールも困りますが、省略が過ぎるメールも誤解の元。
書いた本人には分かりきったこと、見知った人のことでも、伝える相手には初
耳、あかの他人のことと言うのは往々にしてあります。

メールも言葉のキャッチボール。相手が判断や理解に苦しむような一方的な書
き方は、相互理解や共感には結びつきません。

文章がうまい・へたという問題ではなく、「いつ」「どこで」「だれが」「な
にを」「なぜ」「どうした」が分かりやすく整理されて書かれたメールである
ことが肝要。

文章をこねくり回すより、誰が読んでも言いたいことがすぐに伝わる分かりや
すさを意識したいですね。

相手への配慮を欠いたぞんざいなメールを出せば、送り手自身がぞんざいな人
と判断されかねません。

▼ 深夜のメールにご用心
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それから、気をつけたいのが深夜のメール。

これはビジネスメールというより、私的なメールで起りやすい現象ですが、深
夜の時間帯は一人の世界にはまり込みやすく、感情や思い入れが昼間の2倍~3
倍増しになります。

自分に酔いしれ、えらく感傷的なことを書き連ねてしまうのです。

気持ちを込めるほど、酔いしれワードが次々とあふれ出し、朝になって読み返
すと、穴があったら入りたくなるような赤面ものの文面になっているのが常。

ですから、深夜にメールを書く時は、手短にあっさり書くぐらいがちょうどい
いのかもしれません。

<追記>
嫌われないメールにするには、くどい前置き、余計な理由、深夜のメールといっ
た「嫌われ要素」をなくし、書き慣れていくこと、一度は読み返す、人のふり見
てわがふり直していくこととがポイントといえそうです。

3回にわたって紹介した「嫌われるメール」のバックナンバーはこちら

▼VOL.6 嫌われるメール
▼VOL.7  嫌われるメール(2)

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今日は「嫌われるメール」の2回目です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法   < 嫌われるメール(2)
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ちょっとしたことではあるけれど…
▼ 名前がない
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冒頭に名前がない。文中にも名前が出てこない。

相手の名前がないビジネス・メールは、高飛車な感じに受け取られます。送っ
た側にそんな気がなくても、です。

人と対面する時でも、いきなり「ねえねえ」とか「おい」とは言いませんよね。
名前で呼ぶのは、相手に対する基本的な礼儀ですし、相手との親密度も増しま
す。

ならば、メールも同じ。冒頭には「○○様」と相手の名前をお忘れなく。

続いて、「神垣です」と、なるべく自分の名前を名乗るといいですね。私は、
会った回数が少なく、久しぶりに連絡する相手には「以前、△△△の取材でお
世話になった神垣です」というふうに、相手に思い出してもらえる前ふりを入
れるようにしています。

宛名や自分の名前があれば、万一、別の人に誤送した場合も、間違いが分かり
やすいですが、名前がないと思わぬ誤解を招くことにもなりかねません。

▼ 固有名詞は正しく
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
社名や部署名、役職名もお間違いなく。固有名詞は正しく覚えておくことが肝
要です。

私は、神垣を上垣と間違えられるのはしょっちゅう。なぜか新垣と間違えられ
たこともあります。

こちらが何度も「お世話になります。神垣です」と書いて返信しているにもか
かわらず、やっぱり「上垣」でメールが返ってきて、思わず笑っちゃいました。
相手にはそうインプットされてしまったのでしょうね。

▼ ハンドルネームに要注意
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
翻訳会社の方から聞いた話ですが、翻訳のトライアルを受けるとき、本名を名
乗らずハンドルネームで応募してくる人がいるそうです。これは、結果を見ず
とも採用の可能性は薄そう…。

ハンドルネームも使いようで、仲間内で呼び合うのには何の問題もないですが、
ビジネスメールでの使用は避けたほうがよいでしょう。

以前、仲間とメルマガを発行していた際、原稿ではハンドルネームを名乗って
いましたが、相互広告の依頼は「担当の神垣です」と本名を名乗ってやりとり
していました。

そのほうが相手に安心してもらえるし、逆に本名で返事や依頼がくる相手には
好感を持ちました。

ハンドルネームって覆面みたいなものですから、相互広告など、お願い事をす
るような場合は、名前を明らかにしてやりとりしたいですね。感想メールも本
名でいただいたものの方がよく覚えています。

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今回は「嫌われるメール」についてです。
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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法     < 嫌われるメール >
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今日から3回にわたって、送ると嫌がられるメールについて考察していきます。

▼ 本題までが長い
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本題にはいるまでの前置きが長いメール。

たとえば、
「この修正、今週中に作業を完了していただけますか?」
という作業の進行状況確認のメール。

実際に受け取ったことのある、前置きが長い返信はこうでした。

「今のところ先週までのような混雑はないのですが、いくつか途中までの
仕事や新規の仕事が入っています。来月からは○○○、昨日新規で入っ
てきた○○○社の仕事もあり、ばたばたしていますが、今週中には完了
します」

長いですよね。

「少し立て込んでいますが、今週中に完了するよう対処します」
と返せば1行で済みます。

▼ 読む側が知りたいのは?
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こうした前置きが長いメールは、女性に多く見受けられます。
特に筆が立つ人。

書くのが得意でない人は、文章自体が短くなりがちですが、得意な人ほど
思いに任せて一気に書いてしまうところがあります。

気持ちは分かるんです。

立て込んでいる状況を分かってもらおう、ちゃんと説明しておこうという
思いがあるからこそ、ですから。

でも、読む側が知りたいのは、理由よりいつ完了するか、ですよね。
忙しい理由を幾つも挙げたところで、相手には関係ないことでもあります。

▼ 結論を先に手短に
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結論や伝えたい内容に行きつくまでの理由や説明が長すぎると、読むほう
は辟易してしまいます。

優先すべきは、自分の都合より相手の都合。

相手が知りたいことが何なのか を、まず考えてみましょう。
ビジネスメールでは、簡潔に用件を伝えることを心がけたいですね。

次回は、「嫌われるメール」についての2回目です。

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