今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法              < 読者からの質問(3)
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                       改行しない方がよい言葉

VOL.1073「適度な改行」の記事に関連して、いただいた質問です。

<読者からの質問>————————————————

新入社員の頃、確か文書等で人名や「ありがとうございます」
などについては、途中で改行を入れると失礼に当たるので、
その前で改行をすること、と習った記憶があります。

もちろん、人のお名前などを途中で改行することは絶対にしませんが、
以下については、改行しているメールも多々見受けますので、

実際のところ、この「マナー」はまだ生きているのか、また、
受け取る側としては途中で改行されているとやはり不愉快に感じる
ものなのかを、似たような話題の時で結構ですので、
教えていただけましたら大変参考になります。

「(どうも)ありがとうございます(ました)」
「大変申し訳ございません」
「何卒(ご検討/ご確認いただけますよう)宜しくお願い申し上げます」
「お体ご自愛下さいませ」
(読者 M.Sさん)
——————————————————————

それをビジネスマナーと意識したことはないのですが、
メールや文書を書くうえで
途中で改行しない方がいい、と思う言葉は
確かにあります。

M.Sさんが挙げてくださっている上記の言葉はまさにそうで、
できる限り、途中で改行せず1行で書く方が
気持ちが通じるのではないでしょうか(あくまで、個人的な見解ですが)。

私の場合は、ハガキで礼状を書くときに
意識して途中で改行しないようにしています。

例えば
・・・ありがとう
ございます。
と「ありがとう」と「ございます」の間では改行しないように
しています。

文字の運びの関係で、改行が仕方ない時もあるのですが
なるべくそうならないよう
手書きで文章を書くときほど、意識しています。

▼ お詫びの言葉の後の「が」
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
改行と関連して気をつけているのが
お詫びを述べるとき
「ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、・・・・」と
「が」で文章を続けないことです。

「ご迷惑をおかけして申し訳ありません。つきまして・・・」のように
一度、お詫びの言葉を言いきって、
改めて次の一文を始めるようにしています。

「申し訳ありませんが」「すみませんが」と
お詫びの言葉を「が」で続けてしまうと
ついでのような印象を与え、ぞんざいな感じがすると思うからです
(読む側になると、よりそう感じます)。

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今週は、メールの見た目についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法           < メールのレイアウト(3)
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                             適度な改行

このメールマガジンは、1行33文字を基本に書いています。
厳密に言うと、1行35文字の設定で文頭と文末を1文字分ずつあけ
33文字としています。

以前は、33文字詰めで文章を流し、2~3行ごとに1行の空きを入れる
というスタイルにしていましたが、

読者からの指摘で、びっちり33文字詰めにせず、
意味の区切りごとに33文字以下で改行を入れ
より読みやすくなるようにしています。

通常のメールでも
1行を30~35文字にきっちり統一せず
それより少なめの文字数で、意味の区切りごとに
ランダムに改行を入れる方が読みやすくなります。

特に、返信時に前文を引用したとき、1行の文字数が多いと
折り返しの位置がずれて読みづらくなるという現象が起きます。
多くても1行30字くらいを限度とする方が良いでしょう。

ですが、パソコンから携帯にメールを送るようなときは、
画面の大きさが圧倒的に違うため、
改行を入れずベタ打ちで文字を流して送る方が、
携帯側は読みやすくなります。

 
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今週は、メールの見た目についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法             < メールのレイアウト
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                          「見た目」の問題

読みやすいメールのポイントの一つに
「見た目」のわかりやすさ、
つまり、レイアウトの工夫が挙げられます。

1~2行の短い内容であれば、改行なしのベタ打ちでも
読むことはできますが、

内容にボリュームがある場合は
・適度な改行
・段落分け
・箇条書き、見出し
・重要な個所は強調
・文字揃え

上記のような工夫をすると
視覚的にも読みやすいメールにすることができます。

メールでExcelのような表組みはできませんが
それに近い「見た目」は罫線を活用して
作ることができます。

数字の表記などは
文字を頭揃え、あるいは尻揃えに統一するだけでも
見やすさがガラッと変わります。

今週は、このように読みやすいメールにするための
“見た目の問題”であるレイアウトの基本や工夫について
述べていきたいと思います。

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今週は、メールで質問する際の留意点をご紹介します。
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 仕 事 メ ー ル 作 法          < メールで質問(4)
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                    質問は見た目も大事 

▼ 読みやすくするレイアウト
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールの中身も整理整頓は必要です。

複数の質問があるときは、番号を振って箇条書きにすると見た目もすっき
り。質問を整理するうえでも箇条書きは有効です。順序だてて書くことで、
頭の中で渦巻いていた事柄が整理されます。

一文の長さ、適度な改行、行間をあけるなど、読みやすくする配慮を。

メールの場合、一文の長さは最大で30字程度が一つの目安です。厳密に一
行の文字数を揃えるより、意味や区切りごとに改行を。

行頭を一文字分あけて文を続けるより、段落や文のまとまりごとに一行あ
けるほうがメールの場合は読みやすくなるようです。

▼ 無駄を省く
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
質問の合間に、無駄話や愚痴が加わるケースがあります。

メールが長くなり、質問のポイントがぼやけるので、質問以外の余計な話
題は避けたいものです。

質問を装いつつ中傷や揚げ足を取るメールも中にはあります。カッとなっ
て返信しても収拾がつかなくなるだけですので、ひと呼吸置いて高ぶった
感情をクールダウンさせてから返信を。

感情をさしはさむと、やりとりが長引くだけなので、さらっとやり過すこ
とも時には必要です。

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今週のテーマは「質問の仕方」です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法          < 質問の仕方
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今週は、メールで質問をする際のポイントをご紹介します。

▼ 何度も質問しない工夫
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質問にも技術がいります。質問上手は仕事上手。といういわけで、今週は
メールで質問上手になるコツをご紹介します。

メールで質問をする際、気をつけておきたいこと。それは、何度もメール
のやりとりをしないで済む配慮です。

できれば、一~二往復のやりとりで済むように心がけたいですね(私の目
標は一往復半のやりとり。半はこちらから出すお礼のメール。それで完結
するように心がけています)。

何度も何度もぱらぱらと質問するのは、それだけ相手の時間と手間を奪っ
ていることでもあり、迷惑な話。質問する側にいるときは意外と気づかな
いものですが、自分が回答する側になるとよくわかります。

▼ 見ためを意識して書く
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
相手を手間取らせないようにしよう、という気持ちがあれば、自ずと質問
の仕方も工夫するようになります。

たとえば、質問を項目別に分けたり、箇条書きにして一度にまとめて尋ね
ると、見た目にもわかりやすく、回答もしやすいです。

メール全体のレイアウトはつい見落としがちですが、読みやすく整理して
書くことを意識するしないでは格段の違い。全体を把握して、見え方を計
算して書くことも必要です。

ぎっちり文字が詰まったメールは圧迫感があり、読みづらいもの。文意ご
とに適度な改行を入れ、行間をあけるようにするだけでもすっきりきれい
に見えますよ。

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