今週は、呼称の使い分けについてです。
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   仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法              < 適切な呼称
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                          複数の人への呼称

ある会社からのお知らせメールに、次のようにありました。
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各位殿

このメールは○○がお世話になっている方々にBCCでお送りします。

—————————————————————–

複数の人に同時にメールを送信する際によく使う「各位」。

二人以上の人を対象にして、それぞれの人に敬意を表す時に使う表現です。
ビジネスメールでは「担当各位」「店長各位」「会員各位」としたり、
プレスリリースでは「報道関係者各位」がよく使われます。

この場合、「各位」そのものが敬称にあたるので「殿」や「様」をつける
必要はありません。

上記のようなメールで「各位」だけでは物足りない気がする場合は
「関係各位」としたり、下記のような書き方をしてもよいのではないしょ
うか。
—————————————————————–
お世話になっている皆様方

このメールはBCCにてお送りする○○からのお知らせです。

—————————————————————–

複数の人に対する呼称は「各位」ですが、会社や団体・官公庁に対して
は「御中」を使います。個人の場合は「様」が一般的です。

今週は相手に対する呼称、自分に対する呼称など、ビジネスメールで必然
的に登場する呼称の使い分けについて考えていきましょう。

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今週は、メールの書き出しについて考察します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < メールの書き出し(2)
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                社内編 目上の人へのメール

▼ 目上の人には「名前+役職名」
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
誰宛のメールに限らず、冒頭に相手の名前を書くようにすると、万が一、
誤って他の人にメール送信した場合も間違いに気づきやすいです。

社内メールで目上の人に送るメールは「名前+役職名」が一般的。社内の
場合、様や殿の敬称は省いても差し支えありません(役職名が敬称に当た
るため)。

各部署の同じ役職の相手に一斉送信するような場合は、「各部課長殿」と
「殿」をつけるのが通例になっていますが、本来「殿」は不要。

ビジネス文書で発信者と区別するために付けていた「殿」が慣習化したも
のと思われます。ちなみに、「報道関係各位」の「各位」のあとには「殿」
は不要です。

▼ さっと本題へ
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
社内の上司や目上の人に送るメールでは、挨拶代わりのひと言として「お
疲れさまです」(これまで繰り返し書いていますが、目下の者から目上の
人へは「ご苦労さまです」は使いません)を添えると感じがいいものです。

長たらしい挨拶や前置きは抜きで、さっと本題に入るのが好ましいですね。
伝えるべきポイントを簡潔にまとめて「報・連・相」を。

例)
山本部長

お疲れさまです。総務の神垣です。
明日の打ち合わせの件ですが…

木田課長

営業部の神垣です。
○○○プロジェクトの進捗を報告いたします。

余談ですが…
書き出し同様、署名も社内外で使い分けているかたも多いことでしょう。
社内メール用の署名の基本項目としては、部署名、氏名、メールアドレス
といったところでしょうか。内線番号、携帯番号は必要に応じて付加するとよいでしょう。

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今週は、堅苦しい表現の言い換えについてです。◆────────────────────────────◆
仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < もっと易しく(2)
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                    二字漢字の言い換え

▼ 堅苦しく感じる漢字二字言葉
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールマガジンの相互広告の依頼でよく目にするのが「貴誌」。

相手の会社のことを「貴社」、相手のことを「貴殿」と書くことから、相
手のメルマガもマガジン=雑誌と捉え、貴誌としているのでしょう。

相手の敬意はありがたいものの、好き勝手に書いてる自分としては「そん
な大げさなもんじゃないのに…」と恐縮する気持ちも強いです。

個人と個人のやりとりなら

貴誌との相互広告 ⇒ あなたのメールマガジンとの相互広告

と言い換えてもいいのではないでしょうか。

このように堅苦しく感じる漢字二字の言葉を言い換えてみましょう。

若干    ⇒  幾つかの
当該    ⇒  その、当の
逐次    ⇒  次々に、だんだん
同一    ⇒  同じ
諸般の   ⇒  さまざまな

形式化したフレーズも見直してみましょう。
決まり文句のようになっている下記の言葉も…

衷心より希望        ⇒ 強く希望
万全を期す         ⇒ 間違いがないようにくれぐれも注意して
格段の御高配を賜りますよう ⇒ ご配慮を
万障お繰り合わせの上    ⇒ 差し支えなければ

と、言い換えられます

▼ 「殿」か「様」か
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「貴殿」に関連しますが、敬称を「殿」とすべきか「様」とすべきか迷う
ことがあります。

法令で定めた様式や社内で形式化している場合を除いて、「様」が一般的
になっているようです。

公文書に使う敬称を「殿」から「様」に統一している自治体もあります。
賞状や感謝状でも「殿」から「様」、場合によっては「さん」とするケースも。

個人宛の場合は「様」で問題ありません。相手に役職がある場合も「総務
部長 山本一郎様」というふうに「役職+名前+様」と書くとよいでしょう。

相手と親しくなるにつれ、メールの宛名が「様」から「さん」へ変わって
いくのは、個人的にはうれしいプロセスです。

 
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今週は、うっかり見落としがちな言葉づかいについてです。◆────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法  < 気をつけたい言葉づかい
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                       敬称の使い方

▼ 基本は「様」
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
敬称には、「様」「殿」「先生」「氏」などがありますが、ビジネスメールで
は「様」が一般的です。公的な手紙も「様」は失礼にあたりません。

「先生」は教職の人に使う敬称。「先生」自体が敬称ですので、くれぐれも
「先生様」と重ねて使わないように気をつけましょう。○○局長、△△教授な
ど、官名や職名を氏名の下につけて敬称として用います。

▼ 担当者名が分かれば「御中」は不要
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「御中」の使い分け、できていますか?

御中は、担当者名が分からない場合や、はっきりしない場合に、官庁、会社、
団体宛てに送る時に使います。ですから、宛先の個人名が分かっている場合は
不要です。
株式会社○○○ 御中
○○会社○○部 御中

担当者の個人名が分かっている場合は
○○会社△△部 山本太郎様

といった具合です。

ハガキ・手紙の宛名で使う場合の注意点もご紹介しておきましょう。
応募などの宛先が「○○係」とある場合も御中を忘れずに。「係」のみで送る
のは「御中知らず」と言ってNGです。

封書やハガキの宛名に「行」「宛」とある場合は、それを二重線で消して「御
中」や「様」と書き、送付します。その時の「御中」「様」の位置は、二重線
を引いた「行」「宛」の下に続けるのではなく、縦書きの場合は消した字の左、
横書きの場合は消した字の下に書くとされます。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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上記の記事がまぐまぐニュースに紹介されました。

「行」や「宛」を二重線で消して「御中」どの位置に書けばいい?

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