今週は、相手との関係を壊さない言い回し、断り編です。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法                        < 角の立たない言い回し >
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  定番フレーズ「せっかくですが」

相手からの依頼や誘いを
やむなく断らなければならないとき
返答に気を遣います。

どっちつかずの返答はやり取りを長引かせたり、
誤解を招いたりすることにもなりかねませんが、

断り方に配慮がないと
相手は拒絶されたと捉え、
二度と声をかけてもらえなくなることも。

角の立たない断り方とは、
無理をしたり、ごまかしたりすることではなく

できない、ときちんと意思表示したうえで
相手との関わりが続くように配慮し
言葉や態度で伝えていくことです。

今週は、相手との関係を壊すことなく
角を立てずに断る際の言い回しを
紹介していきたいと思います。

集まりや会合の誘いを受けたが、都合で参加できない
という場合に覚えておくとよい言い回しが
せっかくですが
です。

例)せっかくですがこの日はすでに予定があり、参加がかないません。

  せっかくお声掛けいただいたのに、参加できず申し訳ありません。

「せっかくお声掛けいただいたのに(いただきましたのに)」
「せっかくのお話ですが」と応用した言い方もできます。

断るときに「せっかく」を用いるのは
わざわざ相手が自分を気遣ってくれたことへの感謝の気持ちを
伝えるためです。

理由があってやむを得ず断るが、
機会があればまた、声をかけてもらえるよう

ぜひともまた、お声掛けください」のような
フォローのひと言を添えるとよいでしょう。

「せっかくのお話ですが、今回は見送らせてください」

のように「今回は」という言葉を添えることで、
今回は無理でも次回は可能性があることを伝えることができます。

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今週は、依頼にまつわるメール対応についてです。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法         < 依頼メールあれこれ(4)
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                           依頼を断るとき

今週は、人に依頼するとき、
人からの依頼を受けるとき、
または、断るときのポイントを紹介しています。

依頼や頼み事をされたものの
引き受けられないときがあります。

断るのは相手に悪いから、と
はっきり返事をせずに引き延ばすより
早めに断りを入れる方がいいのですが

「時間的に無理です」
「忙しいので、できません」
と言い切って終わりにせず

断るときも
角の立たたない言い回しを工夫しましょう。

例えば
あいにく他の案件と重なっておりまして、
  お役に立てず申し訳ありません
という一文。

まず、「無理」「できない」と断るだけでなく
「あいにく」を添え、断る理由を伝えます。

次に、せっかく声を掛けてもらったのに対応できないことを
「すみません」で片づけず、
「お役に立てず申し訳ありません」
とすると丁寧です。

頼むときに相手の都合や状況を気遣うように
断るときも詫びる気持ちを添えるのがポイントです。

「お役に立てず」の代わりに
「せっかくお声掛けいただきましたのに」
と書き換えてもよいでしょう。

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今週は、表現の変化の付け方についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法         < 表現のバリエーション(2)
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                    「お断りします」に代わる言葉

今週は、メールの文章が一本調子や紋切り型にならなくて済む
表現のバリエーションを紹介しています。

相手の依頼や勧誘を断りたいとき
お断りします
と伝えたいところですが

メールに書くとストレートで
非常に強い拒絶感を与えます。

別の表現としては

ご協力いたしかねます

「協力はできません」と断る意向を伝えるときに
「~できません」という否定表現に代わる
「~いたしかねます」というフレーズが役に立ちます。
ほかにも
「ご要望には添いかねます」
といった使い方もします。

この度は見送らせてください

相手からの提案を断るとき、「お断りします」「無理です」
といった表現では強すぎるため
「見送ららせてください」という言い回しを使うと婉曲になります。
「この度は」「今回は」を添えることで
「今回は断るけれど、これに懲りず、また別の機会に」という
ニュアンスを伝えます。

せっかくのお話ですが、私には荷が重いです

受け入れがたい要望や勧誘に対して 断るときの表現です。 「せっかくお誘い(ご案内、ご紹介)いただきましたが 自分には応じる力(余裕、時間など)がありません」
 という意味合いを伝えます。

どうかご容赦願います

「~のため、お断りせざるを得ません」と
対応できない、応じられない理由を述べ
締めくくるときに使うフレーズが
「どうかご容赦願います」です。
「こちらとしても対応できない状況です」という断りを
拒否ではなく、相手に申し訳ないというお詫びの気持ちとして
伝える言い回しです。

 

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今週は、相手に対して失礼な対応についてです。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法        < 注意が必要な対応(4)
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                           依頼を断るとき

相手の間違いを指摘するとき
いきなり「それは違う」「間違いだ」と断定してしまうと
相手はすべてを否定された気持ちになると
昨日、書きました。

これは、
人からの依頼を断るときも同じことが言え
「だめです」「できません」と
いきなり拒否すると

相手は拒絶されたと感じ
その後のやりとりがギクシャクしてきます。

相手からの投げかけを受け入れられないときほど
すぐに拒否するのではなく
ワンクッション置くことが肝心。

急な仕事の依頼メールに対しても
「無理です」
という返答の代わりに

「申しわけないのですが」

お急ぎのところ、大変恐縮ですが

とワンクッション置いてから

現在別件にかかっておりますので
それが終わり次第とりかかりますが、よろしいですか?

本日に対応しなければならない案件がありますので
明日の午前中の対応でよろしいですか?

と、
・今すぐの対応が難しいこと
・こちらの都合を含めた対応策
を伝えるようにします。

このときも
「よろしいですか?」と
相手に確認することがポイント。

代替案を挙げても、そこで
「終わり次第とりかかります」
「明日の午前中に対応します」
と言い切るのではなく、

それでよいかどうかを
相手に打診してから、進めていきます。

一見面倒なようでも
このひと手間をかけるか否かで
相手の心証が変わってきます。

まったく対応できないという場合は
大変申しわけないのですが
〇〇〇のため、ご要望には対応いたしかねます

せっかくのご依頼ですが
〇〇〇のため、お断りせざるをえません

と、緩衝材になるフレーズを置いてから
理由を添えて断る、
という流れで返答します。

相手の要望に応えられない時ほど
言葉を尽くし、状況を理解してもらうことが
必要ではないでしょうか。

 

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今週は、誘いや依頼を断るときのメールr対応についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法                      < 断り上手なメール(2)
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                        相手への感謝を伝える

相手と気まずくならずに済む断り方の3つのポイントを
昨日、挙げました。
★VOL.1665  断るときのポイント

ひとつめのポイントが
「まずは依頼や誘いに対する感謝を述べる」です。

断るときには、まず「ありがとうございます」から始めます。

相手に申し訳ないという気持ちから、
つい「すみません」を使ってしまいがちですが、

自分に声をかけてくれた相手への感謝の気持ちを伝えることから始めると、
メール文全体の印象が変わってきます。

A)
「すみません。今回は参加できません」
「すみませんが、不参加です」

に対し、

B)
ありがとうございます。せっかくお声かけいただいたのに
今回は参加できそうにありません

いつもお声かけいただき、ありがとうございます。
残念ですが、今回は不参加とさせてください

A)のパターンでも返答にはなりますが
自分の都合を単に伝えるだけより

声をかけてくれた相手を気遣うひと言が
添えられていると、いやな気はしません。

同じ断りのメールでも
声をかけた側が好感を持つ「ひと言」の工夫をお忘れなく。

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今週は、誘いや依頼を断るときのメール対応についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法                     < 断り上手なメール >
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                         断るときのポイント

誘いのメール。
うれしいけれど、どうしても都合がつかない…
そういうとき、断りのメールを返すのは気が引けるものです。

依頼のメール。
断っては次がない! と相手との関係を壊すことを恐れて
無理に引き受け、失敗。
もっと上手な断り方を知っていれば…と後悔することがあります。

断ることは、相手との関係にマイナスになると考えがちですが、
「断り方」を知っていれば、相手との良好な関係は続けられます。

相手と気まずくならずに済む断り方のポイントは3つ。

1)まずは依頼や誘いに対する感謝を述べる

2)断る理由ははっきりと。表現は婉曲に

3)断って終わりでなく、次につなげるひと言でフォローを

この3点を押さえておけば、
断りたいのに断りきれない…という事態も解消できます。

今週は、この3点を念頭に置き
文例を挙げながら
「断り上手なメール対応」について解説していきます。

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