今週は、正しい敬語の使い方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 敬語の練習(5)
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「ご存じですか

「ご存じですか」

読者のかたから質問がありました。

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相手を敬うつもりでいつも使われがちな
「ご存じでしょうか?」などの使い方は合っていますか。

「存じる」は謙譲語なので・・・と考えると
なかなか使えなくなっております。
(読者 J.Oさん)
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J.Oさんがお書きの通り「存じる」は「知る」の謙譲語です。

「御社のことはよく存じています」
「そうとは存じませんで失礼しました」
のように使います。

一方、「存じ」とは、知っていること、心得ていることを意味します。
「ご存じ」は「存じ」の尊敬語にあたり
「ご存じでしょうか」という表現を
立てる相手に対して使うのは問題ありません。

「先代をご存じですか?」
「この件についてはご存じでしょうか?」
このように「~をご存じですか」と問う相手に敬意を示すときに使います。

「存じる」は謙譲語、「ご存じ」は尊敬語と区別できます。

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今週は、感じよくやり返すための表現法についてです。
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  仕 事 の メ ー ル 作 法              < かわすメール(5)
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                            皮肉への対処

良いことでも悪いことでも、ストレートにばしっと言われる方が
私は好きなので、遠まわしな言い方や皮肉めいた表現が苦手です。

一見、相手を気遣うそぶりを見せながら、本音を小出しにちらつかせる
ような会話も好きになれません。

若いころはいちいちつっかかったり、傷ついていましたが、
年齢とともにさらっと受け流す術を覚えました。

明らかに嫌味、皮肉だな、ととれるメールには
「なるほど、そのような捉え方もあるのですね。参考になります」
と返します。

「参考になります」とは書いても「勉強になります」とは書きません。
「勉強になります」は親身な助言や心ある指摘をくれた人に、
とっておきたい言葉だからです。

自分の意見や視野を広げる上で参考になる情報はたくさんありますが、
糧になる情報は限られていると思うので、
自分にとって貴重な言葉を与えてれくれた人には
「勉強になります」「勉強になりました」と伝えるようにしています
(ささやかな区別ですが)。

▼ 相手がどう読むか想像してみる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールの場合、書いた方は意識していなくても、
ちょっとした言葉の不足や行き違いで、
相手が不快な思いをしていることもあります。

一番大切なのは、その一文を書いた後、
相手はどのような気持ちでその一文を読むだろうか、受け止めるだろうか
と、考えてみることです。

相手との関係が良好なときはやりすごせても、
ネガティブな内容や相手との関係が嫌悪になっているときほど、
感情を抑え、冷静に客観的に文章を書くことが重要です。

対立や仕返しではなく、一歩でも相手に近づき、
理解の糸口を見つけられる表現を意識したいですね。

 
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今週は、感じよくやり返すための表現法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < かわすメール(4)
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干渉への対処

本人に悪気はないのですが、ひと言多いメール、
おせっかいが過ぎるメールを受け取ることがあります。

相手は少しでも役に立てばとか参考までに、と先回りして
いろいろ教えてくれるのですが、
受ける側にとって分かりきった内容だと、少々つらいときもあります。

そんなときは「分かってますから」「余計なお世話です」と突っぱね
たくなりますが、スマートに相手をかわすなら、まず次のひと言を。

「お気遣いいただき、ありがとうございます」。

「お気遣い」を「ご助言」や「アドバイス」に置き換えてもいいでしょう。

続いて、相手の言い分に合わせ
「○○の経験がありますので、ご心配には及びません」
「気をつけますので、お任せください」
「当方で対応できるので大丈夫です」
と続けます。

相手の厚意を無にせず受け入れつつ、
自分で対処できることをアピールするのです。

気にかけてもらえるうちが花。
おせっかいなメールも邪険に退けず、
感謝の念を伝えることで、良好な関係を維持できるのではないでしょうか。

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今週は、感じよくやり返すための表現法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < かわすメール(2)
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受け入れるひと言

「あなたの書いていることは間違いじゃないですか?」
「この件は○○すべきと思います」
と強い調子で責めたてられると、誰だっていい気持ちはしません。

このようなメールを受け取ったときは
「ですが」「しかし」と相手の言うことに反論すると火に油。
両者がヒートアップしてしまい、収拾がつかない事態に陥る危険が
あります。

では、どうするか?
「反論する前に、受け入れる」ことです。

このようなとき有効なのが「ありがとうございます」のひと言。

「ご指摘(ご意見)ありがとうございます」
「そのような見方(考え方)もあるのですね。ありがとうございます」

と、まずは相手が問題を提示してくれたことに対して
感謝の気持ちを伝えます。

このひと言があるだけで、カッカした感情もひとまずクールダウン。
クレーム対応でも応用できますね。

▼ 「すみません」で逃げない
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
ここでその場しのぎに
「すみません」「申し訳ありません」と対応すると
相手につけ入るすきを与えてしまうことになるのでご用心。
安易に謝るのは、相手の申し立てを認めたことになってしまいます。

特にメールの場合は
一文、一文を積み重ねて説得する、理解してもらうという作業が
ポイントになります。

相手のいいなりにならず、かといって対立せず、
まずは受け入れて対等なところから話を進めていきましょう。

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今週は、感じよくやり返すための表現法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < かわすメール
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心構え

「そんなこと書かなくてもいいじゃない!」という内容のメール
受け取ったことありませんか?

メール以外でも、対面したときや電話でのやり取りで
相手の心無い言葉に「もう少し言い方があるのでは?」と
思うことがあります。

若いころは、嫌味や皮肉を言われるたび、いちいち腹を立てていた
ものですが、年齢を重ねるとともに「かわす技術」も身につきました。

今週は、マイナスな感情をぶつけてくるメールに対する
上手なかわし方を考えていきたいと思います。

▼ 負の感情を負のまま受け止めない
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
最近つくづく思うのは、メールが普及・浸透してきたせいか、
メールの文章の質も向上してきたということ。

当メルマガにいただくお便りも、わけのわからないクレームや
不躾な質問がなくなりました。

引き換えに、このメルマガでお手本として紹介したいような、
美しい言葉遣い、配慮のあるメールが増えています。
メールを利用することにより書く機会が増え、
自分の文章に心を配る人が増えた証拠でしょう。

感情に任せて書いたネガティブなメールは、
後で書いた本人が読んでも不快な気持ちになるはず。

そうした負のパワーをまともに受けとめるのではなく、
返す側がユーモアややさしさに換えて返信することで、
諍いに発展させずにすみます。

そんな言い回しを一緒に考えていきましょう。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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 仕 事 ‎の メ ー ル 作 法              < 読者からの質問
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                       「返信不要」の言い換え

<読者からの質問>————————————————

返信不要をやわらかく言い換える言葉を探してるのですが
なかなか見つかりません。
上から目線でなく、目上の方にも使えそうな言葉が見つかりましたら、
【しごび】で特集宜しくお願いいたします。
読者 ○ささん
——————————————————————

通常、私も「返信不要です」というフレーズをよく使いますが
相手が目上の人の場合は、もっとほかに良い表現はないものか、
と思うことがあります。

ちょっとしたことですが
「返信不要」の間に「は」のひと文字を入れ
「返信は不要です」とするだけでも多少、印象が和らぎます。

さらに
「(上記で・特に)問題がなければ、返信は不要です」
「返信は不要です。お気遣いなく」
と「返信は不要です」の前後に一文を添えてもよいでしょう。

「返信不要」に代わるほかの表現として、私がよく使うのは
「ご報告まで」「お知らせまで」「ご連絡まで」
というフレーズです。

文末に書き添えると「このメールには特に返信する必要はありませんよ」
という気持ちを伝える役目をしてくれます。

「何かありましたら、ご連絡ください」
「またお目にかかれることを楽しみにしています」
「それでは失礼いたします」
のようにやりとりの“結び”を伝えるフレーズを使うのも
一つの方法ではないでしょうか。

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