今週は、ビジネス文書→メール文への書きかえについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法   < メール仕様に書きかえる(3)
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 「記書き」に注目

ビジネス文をメールに書きかえる際の「書きかえポイント」として
次の3つを挙げました。

1)「拝啓」などから始まる前文は不要
2)「記」で始まり「以上」で終わる「記書き」をメインに
3)「記」はなくてもよく、「以上」にひと言添えて結ぶ

1)についてはVOL.1534で解説したので、

今回は
2)「記」で始まり「以上」で終わる「記書き」をメインに
について述べます。

「記書き」とは、「記」で始まり、「以上」で終わる、
ビジネス文書に特有の表記で、

本文とは別に、内容を箇条書きにして簡潔に分かりやすくまとめた書式を
指します。通知などによく使われていますね。

メールでは、極端にいえば
ビジネス文書にある、この「記書き」部分を
簡潔にまとめ直したものと考えてよいでしょう。

「拝啓~」などで始まる儀礼的な前文を省き、
用件のみを伝えることができるのが
メールの利点でもあります。

メール文を作成するときは、「記書き」を書く要領
つまり、箇条書きにして要点をまとめる習慣をつけておくと
短時間で的確に処理できるようになります。

まとめ方のポイントは、5W1Hを基本に
「日時」「場所」「対象」「実施項目」「目的」「方法」
場合によっては「費用」などを順に整理して、表記します。

ビジネス文書をメールに書きかえる時は
この「記書き」部分を中心に構成すると、要点が絞られた内容になります。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします
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  仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法          < 読者からの質問(4)>
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                    「記」と「以上」は呼応する?

<読者からの質問>————————————————

メールではないのですが文書の書き方についての質問です。

事務連絡などの文書で、「記」を使う場合があると思います。
これの最後って何かつける必要がありますか?

通常、「記」を使って書いた場合、
簡略化して書くと次のようになると思います。

日付
発信者

タイトル

・・・・・本文・・・・・
・・・・・・・・・・・・
・・・・・・・・・・・・


日時:・・・・・・・
場所:・・・・・・・
主催:・・・・・・・
          以上

この場合、「以上」というのは「記」と対応しているのでしょうか?
それとも「以上」は文書の終了を表す「以上」で、
「記」がないときにも同じように使用するものなのでしょうか?

(読者 A.Fさん)
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ビジネス文書には、「記書き」という
基本フォーマットがあります
(上記の「記」から「以上」までの部分に相当)。

「記書き」の場合
「記」と「以上」は呼応するので、この2つはセットです。

伝達したい内容を
分かりやすく端的に表記する際に
「記書き」を使います。

本来、ビジネス文書や手紙などで全体を締めくくる言葉としては
「敬具」「草々」が使われますが(書き出しの「拝啓」「前略」に呼応)、
「記書き」を用いた場合は「以上」で文書全体が
終わることが多いようです。

「記書き」のある文書では、最後の締めくくりの言葉が
「以上」で代用されると考えてよいのではないでしょうか。

余談ですが
メールで最後に「以上」がよく使われるのは
上記で説明した「記書き」の名残ではないかと
私は考えています。

※関連した記事を『さらりと返せる、大人のメール表現334』
    147ページのコラムに書いています。ご参考まで

 
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