今週は返信の際の留意点についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 返信するときの注意（3）＞
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返信の終了
メールを返す基準として
自分から出したメールは「一往復半」で終わらせる、と
当メールマガジンでは述べてきました。
つまり
1）自分→相手 …自分から送信
2）相手→自分 …相手からの返信
3）自分→相手 …自分から再度送信
これは、私がフリーランスで仕事をしていることにも関係するのですが
自分＝受注者、相手＝発注者
という立場でのやり取りです。
もし、上記の「自分」が「発注者」である場合は
3）の再返信までは必要なく、
2）の相手からの返信で終わりとして十分ではないか
と考えています。
▼ 相手の年齢より立場の違いを考えて対応
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というのが、最近、次のようなケースが増えてきて気になっているからです。
客先の担当者（＝発注者）の方が私（＝受注者）より若い場合に
よくあるのが
1）発注者→受注者
2）受注者→発注者
のやりとりで終わらず
3）発注者→受注者
の再返信で終わること。
発注者である客先の担当者が新人さんの場合
年齢が上の私に気を遣って丁寧に対応してくれているのだと思うのですが
「立場」を考えると、発注者から受注者への連絡は
2）までのやりとりで終わりとしてよいと思うのです。
客先から自分に依頼があれば、「承知しました」と返信して終わり。
客先から自分に資料の送付があれば、「受領しました」と返して終わり。
自分からの返信の後、さらに客先から「よろしくお願いたします」のよう
な再返信があると恐縮しますよね。
自分と相手の立場の違いは、仕事やお金の流れを考えれば分かるはず。
発注側だから偉そうにする、ということではなく、
延々と返信合戦が続かないようにするための
“やりとりの効率化”対策として、気に留めてみてください。
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