今週は、メールの失敗とその対応策についてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法　　　　　 ＜ こんなとき、どうする？（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　相手から反応がない場合

ビジネスメールのやりとりで
「やってしまった！」という失敗と
そんなとき、どのように対処するかを
今週は考えてきました。

▼ケース5：相手から返信がない、返信が遅い。

出欠の有無、依頼に対する対応の可否
問い合わせに対する返答など
待っているのに相手からの返信がない
ということがあります。

確認を急いでいるときほど
なかなか返信をくれない相手に対するイライラした気持ちが
メールにも反映されてしまいがちです。

「○○の件、どうなっていますか？」
「△△の回答はまだですかね」
といったストレートな催促は
先方が「今、送ろうと思っていたのに」というようなときや
「こっちだって大変なんだ」という状況の場合は
反感を買うこともあるので注意が必要。

メールを受け取ったことや
送信したメールの内容を
相手が忘れていることもあるので
確実な返答がほしい、急いで確認したいという場合は
メールから電話に切り替えた方が得策です。

その際
「先日、メールでお伝えしたのですが
○○の件はいかがなりましたでしょうか？」
と切り出します。

「○○の件はいかがなりましたでしょうか？」の部分は

「○○はご出席（参加）いただけますか？」
「○○のご返答をまだいただけてないようなのですが」

と、内容に合わせてアレンジを。

上記のフレーズは
メールで催促・確認する場合も
応用して使えます。

期日が近づいている用件や
相手の対応状況が分からず不安を感じたときは
「○○の件はいかがなりましたでしょうか？」

期日を過ぎても連絡がない場合は
「○日にはご連絡（ご提出）をいただけるとのことでしたが
　いかがでしょうか」

といった感じで打診します。

「当方の作業は8割がた完了しておりますので
（相手の作業分）をいただき次第、仕上げにかかります」

「△△様の必要部数のご連絡をいただき次第、
見積もりをとりますので、できましたら
本日中にご連絡いただければ幸いです」

のように
こちらの進行状況や段取りを具体的に知らせるのも一つの方法です。

軽く相手にプレッシャーを与えることで
相手の対応を急いでもらう効果をねらいます。

お互いが相手の状況が見えないために
返信や対応が滞る原因になっている場合は

催促のメールは角が立たないよう言葉を選びつつ、
自分の方も困っている、待っているという実情を伝えることも
必要と考えます。

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今週は、読みやすい文章を書くための5つのポイントを紹介。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 ＜ 読みやすい文章を書くコツ（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　正しい表記

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読みやすい文章を書くためのポイント
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4）正しい表記
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先日、テレビのニュースのテロップの表記に
次のような誤りがありました。

誤）消防指令補
正）消防司令補

「指令」と「司令」の1字の違いですが
「指令」は、組織の命令系統を通して、上の者が下の者に指示・命令
すること。

「司令」は、警察・消防などで、その全体や部署を指揮する人のこと
という意味の違いがあります。

「しょうぼうしれいほ」とは、消防の指揮を執る人のことですから
「消防司令補」が正しい表記です。

日本語には、こうした同音異義語や
1字の違いで意味が異なる言葉が存在するので
注意が必要です。

例えば……

1）「精算」と「清算」

「精算」は、料金や運賃などの金額を最終的に細かく計算すること
「清算」は、貸し借りなどを計算・整理して始末をつけること

「精算」は金額に関することに使いますが、
「清算」は、「会社を清算する」「関係を清算する」と、
お金以外のことにも使われる、という違いがあります。

2）「おざなり」と「なおざり」

「おざなり」は、その場だけの間に合わせという意味。
「なおざり」は、注意深くないこと。
きちんとすべきことを手を抜いていいかげんにすることを指します。

どちらも「いい加減」という意味で使いますが
「おざなりな仕事」は、一応、仕事はしているものの、
いい加減で不十分な内容。

「仕事をなおざりにする」は、仕事そのものをほったらかして、
していないという違いがあります。

3）「的を得た」

これは「的を射た」と「当を得た」という2つの表現を混同している間違い。
「的を射た」は、的確に要点をとらえていること。
「当を得た」は、道理にかなったという意味。

「的を得た」という表現はなく
「的を射た」か「当を得た」を使い分けます。

「青田買い」と「青田刈り」のように
ほかにも、同様に意味を混同した表現も見かけます。

音で聞いただけだったり
パソコンの自動変換機能に頼ったままでいたりすると
こうした間違いに気づかないまま使っていることがあります。

表記、表現のうっかりミスで
誤解を招かないように注意することも
「読みやすい文章」を書くためのポイントです。

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