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今日は「嫌われるメール」の3回目です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 嫌われるメール（3）＞
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送ると嫌がられるメールについての考察
▼ 問わず語りなメール
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用件以外に、聞きもしないことを語り出す。憶測や決めつけで書く。
相手の要望や問い合せに対し、答えるどころか相手が答えようのない“問わず
語り”を勝手に始めてしまうメールも迷惑がられます。
ビジネスメールは、迅速に用件の確認や伝達を行うことに主眼が置かれます。
相手に用件をすぐに的確に伝えることが重要なのに、無駄な事柄が入ってくる
と、ポイントがずれてしまい、何が言いたいのかよくわからないメールになっ
てしまうのです。
▼ 誰が読んでも分かるメールを
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主語がないメールも困りますが、省略が過ぎるメールも誤解の元。
書いた本人には分かりきったこと、見知った人のことでも、伝える相手には初
耳、あかの他人のことと言うのは往々にしてあります。
メールも言葉のキャッチボール。相手が判断や理解に苦しむような一方的な書
き方は、相互理解や共感には結びつきません。
文章がうまい・へたという問題ではなく、「いつ」「どこで」「だれが」「な
にを」「なぜ」「どうした」が分かりやすく整理されて書かれたメールである
ことが肝要。
文章をこねくり回すより、誰が読んでも言いたいことがすぐに伝わる分かりや
すさを意識したいですね。
相手への配慮を欠いたぞんざいなメールを出せば、送り手自身がぞんざいな人
と判断されかねません。
▼ 深夜のメールにご用心
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それから、気をつけたいのが深夜のメール。
これはビジネスメールというより、私的なメールで起りやすい現象ですが、深
夜の時間帯は一人の世界にはまり込みやすく、感情や思い入れが昼間の2倍～3
倍増しになります。
自分に酔いしれ、えらく感傷的なことを書き連ねてしまうのです。
気持ちを込めるほど、酔いしれワードが次々とあふれ出し、朝になって読み返
すと、穴があったら入りたくなるような赤面ものの文面になっているのが常。
ですから、深夜にメールを書く時は、手短にあっさり書くぐらいがちょうどい
いのかもしれません。
＜追記＞
嫌われないメールにするには、くどい前置き、余計な理由、深夜のメールといっ
た「嫌われ要素」をなくし、書き慣れていくこと、一度は読み返す、人のふり見
てわがふり直していくこととがポイントといえそうです。
3回にわたって紹介した「嫌われるメール」のバックナンバーはこちら
▼VOL.6 嫌われるメール
▼VOL.7 嫌われるメール（2）
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