今週は、メールでしてはならない間違いについてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法              < メールの間違い(2)>
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                           役職の間違い


 今週は、ビジネスメールのやり取りで
 してはならない間違いについて取り上げています。

 「相手の名前」に次いで
 注意が必要なのが
 「相手の役職」です。

 役職があるのか、ないのか。
 部長なのか、課長なのか、主任なのか。

 名刺などで確認ができるのであれば、
 最初にコンタクトするメールには
 社名、部署名、役職を確認して
 きちんと書いて送ります。

 例えばこんな感じ
 ------------------------
 ○○○株式会社 ○○部
 山田太郎課長
 ------------------------

 または

 --------------------------
 ○○○株式会社 ○○部課長
 山田太郎様
 --------------------------

 2回目からのやり取りは

 山田課長 または
 山田様

 としてよいでしょう。

 役職も
 「店長」「リーダー」
 「統括マネージャー」など
 メールの送付先によりいろいろあります。

 相手の役職が分からない場合は
 役職を付けず

 最初は
 「社名+部署名
  名前+様」
 として、2回目からは

 「名前+様」
 とすれば差し支えありません。

 役職を間違えて書いて送るより
 分からないのであれば、書かずに送る方が
 失礼になりません。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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 まぐまぐニュースに過去のメルマガ記事が紹介されました。

 メールで頼み事をするときの言い回しについてです。

 ▼「急なお願いごと」をするとき、どんなメール文を書けばいい?



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今週は、読者の方からいただいた質問に回答します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(2)
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                           署名に役職名

<読者からの質問>————————————————

本日は、メールの署名について
教えていただきたくメールいたしました。

署名には、会社名や住所など、必須要件があると思いますが、
「役職名」は書くべきなのでしょうか。

ビジネス文書の手紙と考えると、必須なような気がするのですが、
メールだと必要ない気もします。

また、いただくメールも様々ですし、
「課長」は書くけど、「主任」は必要ない?
など、迷ってしまいます。

メール作法としては、どんな風に考えたら良いのでしょうか。
アドバイスいただけると嬉しいです。
(読者 Y.Kさん)
——————————————————————

メールの署名には役職名を入れなくてよい
と言うのが当メールマガジンの見解です。

理由はこちらのバックナンバーに
書いていますので、ご覧ください。

< 読者からの質問(2)> 署名に役職

基本的に、役職等も知ったうえでの
メールのやり取りであれば、署名に役職は必要ないと思うのですが
いかがでしょうか。

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今週は、読者のかたからの質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(2)
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                         役職のあとの「様」

こちらも呼称についてです。

<読者からの質問>————————————————

うちの職場内では、「様」をつけすぎていつも違和感を感じるのですが、
皆におかしいと気づいてもらえるなんらかの方法はないでしょうか。
役職のあとに「様」をつけてメールが送られてくるのです。

「○○課長補佐 様」とか「△△主査 様」とか。
なんだか「○○さまさま」と言っているみたいで、少々馬鹿にされた
気分になるのですが。

どうやったら、これはおかしい、と気づいてもらえるんでしょうか。
これはおかしいと分かっている人までが、周りに右へならえして
「△△主査 様」で送ってきます。困ったものです
(読者 I.U 様)
——————————————————————

職場内でのこうした傾向は、確かに困りますよね。
少人数の職場ならともかく、組織が大きくなると全員の意思統一を図るの
は難しいことでしょう。

もしI.Uさんが、部下や後輩に指導できる立場におられるのでしたら
「社内でのメールや通達の宛名では、役職名が敬称の役割をするから
『様』は不要」
ということを口頭や書いて示してあげると良いのではないでしょうか。
時間はかかると思いますが、地道に教えていけば浸透すると思います。

もしくは、職場内で「メールや通達の基本書式を作りませんか」と提案し、
ルールを決めるのも一つの方法です。
これも手はかかりますが、基本となるルールを決めてしまえば、書き方の
統一もできますし、職場にとってもメリットがあると思います。

以上、二つの方法は時間と労力を要しますが、一番手っ取り早くできるの
は、自分は他に倣わず、社内のメールや文書の宛て名は役職名の後に「様」
をつけない書き方を通すことかもしれません。

そうして、職場のどなたかに質問されたとき、「様」が不要な理由を教え
てさしあげれば、少しずつ理解も広まるのではないでしょうか。

※バックナンバー< 適切な呼称 >の関連記事はこちら

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