今週は、敬語に対する考え方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法              < 敬語の問題(3)
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                          観点、立場の違い

接客時の言葉遣いとして
「しますか」と「しましょうか」の
どちらが適切か、について2回にわたっては取り上げてきました。

▼「しますか」と「しましょうか」< 敬語の問題 >VOL.2814

▼「しましょうか」が適切な理由< 敬語の問題(2)>VOL.2815

私の考えは VOL.2815 に述べたのですが、
以前、接客業をしていたという読者の方から
次の意見をいただいたので、紹介します。

<読者からの意見>————————————————

基本的に質問者の方に同意ですが、
1点難しいところだな、と思うところがあります。

それは
その行為を販売員のものとするか
お客様のものとするか、で言い回しが変わるということです。

こればかりは、働く場所や人の考え方によると思います。

販売員の行為とする場合

1)(熨斗紙を)お掛けしますか?
→(熨斗紙を)お掛けいたしましょうか?

2)(熨斗紙に名前を入れるのは)いかがいたしますか?
→ いかがいたしましょうか?

3)(予備の手提げ袋を)ご用意しますか?
→ ご用意いたしましょうか?

販売員の行為はお客様に代わってしている、という観点の場合
これは、贈答品というシチュエーションなので、
お客様が先方に対してどうしたいか、という視点となります。

1)(熨斗紙を)お掛けになりますか?

2)(熨斗紙に名前を入れるのは)いかがなさいますか?

3)(予備の手提げ袋を)ご入り用でしょうか?

私は後者の接客を是としていました。
(読者 H.Mさん)
——————————————————————

上記の2通りの対応は、
いずれも相手に問いかける言い回しですが、
お客様に対してお店の人がどういう立場で対応するかで
言葉遣いが変わることを示していて
私自身も勉強になりました。

一方で、
「しますか」でも「しましょうか」でも
どちらでもいいのでは?
という意見もありました。

客として接客を受ける立場なら
そこまで気にしない、
という受けとめ方も当然あると思います。

ただ、店側の接客を改善・指導する立場であれば
「どちらでもいい」ではなく
「なぜ、この対応の方が適切か」を

販売員に説明し、
販売員全員が理解してお客様に接するよう
指導し、徹底させる必要があります
(販売員の対応がお店のイメージを左右するため)。

今回の質問
お店を指導する立場の方からだったので
私もその点を踏まえて回答しました。

立場によって、言葉の受けとめ方も対応も異なります。

【仕事のメール心得帖】では、
メールをはじめとするビジネス対応での「適切な書き方」を考え、
伝えていきたいと思っています。

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今週は、頼みごとをするときの配慮のひと言についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法                  < 添えるひと言 >
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                      相手の手を煩わせるとき

 人に頼み事やお願いをするにあたり、

 「日程を変更してください」
 「対応してください」
 「回答してください」
 「紹介してください」

 といった命令調の依頼の仕方は、
 自分の都合を優先していう印象がいなめず、
 角は立っても、相手の協力は得られません。

 依頼することで、少なからず
 相手に負担をかけることが分かっているのであれば
 それを言葉にして伝える必要があります。

 例えば、
 「申し訳ないな」「相手に悪いな」という気持ちが働くときに
 最もよく使うのが「恐れ入りますが」です。

 例) 恐れ入りますが、日程の変更をお願いいたします。
    ご多用のところ恐れ入りますが、ご対応をお願いいたします。

 同じ意味合いの言葉として
 「恐縮ですが」
 もあります。

 例) 恐縮ですが、日程の変更をお願いいたします。
    ご多用のところ恐縮ですが、ご対応をお願いいたします。

 このほか、
 相手の手を煩わせることが分かったうえで
 お願い事をする場合は
 「お手数をおかけしますが」
 「ご面倒をおかけしますが」
 を用い、恐縮する気持ちを伝えます。

 例)お手数をおかけしますが、アンケートへのご回答を
   お願いいたします。

 例)ご面倒をおかけしますが、ぜひ、ご紹介いただければ
   ありがたいです。

 今週はこのように、
 相手への頼み事を円滑に進めるために
 添えるひと言を紹介していきます。



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 【しごび】 の お す す め
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今週は、メールで無意識に書いていないかをチェック!
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 文章を書くときのクセ(5)
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「何卒」

メールに限らず、文章を書く(入力する)際、
自分では気づかぬうちにクセになっている言葉や言い回しを
今週は取り上げてきました。

文末の定番フレーズと言えば
「よろしくお願い(いた)します」ですが、

合わせてよく用いられるのが
「何卒(なにとぞ)」という言葉です。

代名詞「なに」、格助詞「と」、係助詞「ぞ」からなり、
相手に強く願う気持ちを表すときに用います。

———————————————————
ご多用のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
———————————————————

のように使いますが、
「何卒~お願いいたします」とセットで使ううちに
クセになって下記のように繰り返し使っているケースも
見受けられます。

———————————————————
事前確認のため、コピーの送付が必要ですので、
何卒ご協力いただきますようお願いいたします。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
———————————————————

丁寧な言い回しとして、結びの一文に最適な「何卒」ですが、
定型句として何も考えずに使っていると
多用していても気づかないことも。

敬語もそうですが、効果的に使ってこそ
相手への敬意が伝わるので
毎度、毎度紋切型のフレーズを繰り返さないよう
気をつけましょう。

上記の文例は、次のように書き換えるとすっきりします。

———————————————————
事前確認のため、コピーをご送付いただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
———————————————————

「何卒」を省いても十分丁寧で、用件も簡潔に伝わります。

「何卒」はかしこまった表現でもあるので
通常のメールのやりとりであれば、
「どうぞ」を代わりに使ってもよいでしょう。

何卒、よろしくお願いいたします。

どうぞ、よろしくお願いいたします。

余談ですが、
「何卒」を「なにとぞ」ではなく「なにそつ」と読み、
「何卒、ご回答をお願いいたします」というメールに
「大卒です」と返信があった、という笑い話のような話があります。

そのせいかどうか、新聞表記では
「何とぞ」で統一されています。

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【しごび】 の お 知 ら せ-2
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今週は、メールで無意識に書いていないかをチェック!
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 文章を書くときのクセ(4)>
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                        「また」「および」

 メールに限らず、文章を書く(入力する)際、
 自分では気づかぬうちにクセになっていることに

 「また」や「および」といった
 接続詞の多用があります。

  先日は、急なお願いにもかかわらず
  ご対応いただき、ありがとうございます。
  また、資料も無料でご提供いただき、感謝しています。

 2つの文とも相手に対する感謝を伝えるものですが、
 2つ目の文頭の「また」は、
 後に続く「資料も」の「も」があるので、
 なくても意味は通じます。書き換えてみましょう。

  先日は、急なお願いにもかかわらず
  ご対応いただき、ありがとうございます。
  資料も無料でご提供いただき、感謝しています。

 このように
 ある事柄に続いて、同様の事柄を挙げる場合は
 「また」の代わりに、助詞「も」で
 多くの場合は文意が伝わります。

 「また」を使えば、なんとなく文がつながって収まりがよく見えますが、
 文面に繰り返し使われるとくどいうえに、読みづらいので
 多用しないように気をつけましょう。


 対等の関係にある事柄や物、人を挙げる場合に
 よく使われるる接続詞に
 「および」
 があります。

 「国内および海外向けの製品として販売します」
 のように使われますが
 「および」は「と」にしても意味は通じます。

 「アジアおよびヨーロッパならびにアメリカ向けの製品」
 という一文も
 「アジアやヨーロッパ、アメリカ向けの製品」
 のように「や」や読点「、」を用いて
 簡潔に表記できます。

 「および」や「並びに」は
 改まった言葉として用いられることが多いですが

 通常のメールのやり取りでは
 接続助詞「と」「や」、読点「、」に置き換える方が
 文章の文字量も減り、スッキリします。



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 【しごび】 の お す す め
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 真夏の夜のひととき
 フラメンコのステージに酔いしれてみませんか?

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 ★ エルカミーノ フラメンコ公演 ★
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 日 時:7月30日(土曜日)
 
 開 演:17:00(開場:16:30)  
 
 会 場:東広島芸術文化ホール くらら 大ホール
     (東広島市西条栄町7番19号)
 
 交 通:JR山陽本線 西条駅南へ徒歩5分
 
 入場料:2,500円 全自由席     


 友人がステージに出演するので
 神垣も観に行きま~す♪




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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 文章を書くときのクセ(3)>
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                             二重否定

 メールに限らず、文章を書く(入力する)際、
 自分では気づかぬうちにクセになっていることに

 「対応できないことはない」
 「参加する気がないわけではない」

 といった二重否定の言い回しがあります。

 書く側は、
 自信のなさや、確約できないために
 こうした曖昧な言い回しでお茶を濁しがち。

 できもしないのに「できる」と伝えるよりは
 「できるかどうか分からない」と曖昧にしておく方が無難とも言えますが

 読む側からすると
 「できるかできないのか、はっきりしてほしい!」
 といらつく文章に感じられます。

 確約や断言はできないが、
 NOと全く否定・拒否するわけでもない
 というようなときは

 対応を可能にするための期日や条件を合わせて伝えましょう。
 例えば

 「対応できないことはない」は
 「3日ほどお時間いただければ、対応できます」

 「参加する気がないわけではない」は
 「明日中には参加の可否をお伝えします」

 のように、どっちつかずの返答ではなく
 「こうしたら、できる」と、どうしたら対応可能な状況になるかを
 相手に伝えます。

 「職場でポロシャツを着るのが悪いわけではない」
 という言い回しも

 「職場で着るなら、台襟付きのポロシャツがいいですね」
 「職場では派手な色合いのポロシャツは避けた方がよい」

 のように
 「~したらよい」「~する方がよい」と
 否定から肯定の言い回しに書き換えると、
 どっちつかずの曖昧な文章から
 具体的にどうすべきかが分かる文章になります。



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 【しごび】 の お す す め
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今週は、 感じよく伝わる言葉づかいについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < 伝え方の工夫(5)
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                      「ありがとうございます」

 今週は、同じ意味合いのことでも
 相手に感じよく伝わる言い回し、伝え方の工夫を紹介してきました。

 「ありがとうございます」
 という感謝の言葉は
 折に触れ、メールでも対話でも
 意識して使いたい言葉です。

 感謝の意を伝える最強ワードではありますが
 「ありがとうございます」の繰り返しを避けるために
 幾つか、他の伝え方を知っておくとよいでしょう。

 例えば

 「いつもお心にかけていただき、ありがたく思っています」

 「お声をかけていただき、うれしく思っています」

 のように「~思っています」と自分の気持ちを伝える言い回し。

 「皆様のお役にたつなら、これほどうれしいことはありません」

 「つらい時期だっただけに、お気持ちが心にしみました」

 と心情を伝える言い回し。

 
 「おかげさまで納期に間に合いました」

 「ご助言をいただいたおかげで、改善策が見つかりました」

 といった「おかげさまで」「~のおかげで」と
 相手の力添えに感謝する言い回し。

 「こちらから先にお礼を申し上げるべきところ、恐れ入ります」

 「遠方からご足労いただき、恐縮です」

 「身に余るお言葉をいただき、痛み入ります」

 のように、相手の厚意や配慮に対して
 もったいない、恐れ多いという気持ちを伝える言い回し
 などです。

 感謝や感激で言葉にできないときも

 「ただただ感謝の気持ちでいっぱいです」

 「なんとお礼を申し上げてよいか、言葉が見つかりません」

 と、その気持ちをそのまま言葉にして表してみましょう。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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 7月9日の東京講座、
 キャンセルの1席が埋まりましたので
 申し込みを締め切りました。

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