今週は、ビジネス文書→メール文への書きかえについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メール仕様に書きかえる（3）＞
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「記書き」に注目
ビジネス文をメールに書きかえる際の「書きかえポイント」として
次の3つを挙げました。
1）「拝啓」などから始まる前文は不要
2）「記」で始まり「以上」で終わる「記書き」をメインに
3）「記」はなくてもよく、「以上」にひと言添えて結ぶ
1）についてはVOL.1534で解説したので、
今回は
2）「記」で始まり「以上」で終わる「記書き」をメインに
について述べます。
「記書き」とは、「記」で始まり、「以上」で終わる、
ビジネス文書に特有の表記で、
本文とは別に、内容を箇条書きにして簡潔に分かりやすくまとめた書式を
指します。通知などによく使われていますね。
メールでは、極端にいえば
ビジネス文書にある、この「記書き」部分を
簡潔にまとめ直したものと考えてよいでしょう。
「拝啓～」などで始まる儀礼的な前文を省き、
用件のみを伝えることができるのが
メールの利点でもあります。
メール文を作成するときは、「記書き」を書く要領
つまり、箇条書きにして要点をまとめる習慣をつけておくと
短時間で的確に処理できるようになります。
まとめ方のポイントは、5W1Hを基本に
「日時」「場所」「対象」「実施項目」「目的」「方法」
場合によっては「費用」などを順に整理して、表記します。
ビジネス文書をメールに書きかえる時は
この「記書き」部分を中心に構成すると、要点が絞られた内容になります。
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