今週は、読者の方からの質問に答えます。
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 仕 事 Begin の メ ー ル 作 法   < 読者からの質問(4)
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                   「お世話さまになっております」

<読者からの質問>—————————————————-

日頃気になっている同僚の言葉遣いについて質問させてください。

その同僚は、電話での応対時にきまって
「いつもお世話さまになっております」と挨拶をします。

私は「さま」が不要だと思うのですが
最近、企業への電話でもそのような挨拶を返されました。

神垣様はどのように思われますか? ご教示いただけますと幸いです。  
 
                           (読者 Y.Kさん)
———————————————————————-

「お世話さまは、相手に何かをしてもらったときに使う言葉ですが、客先に対
しては「さま」を付けず、「いつもお世話になっております」とするのが好ま
しいです。

これは電話対応に限らず、対面や書き言葉でも同様です。

バックナンバーでも取り上げているので、参考にしてください。

▼「お世話様でした」< 読者からの質問 >VOL.2692

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今週は、読者の方からの質問に答えます。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法         < 読者からの質問(2)
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宛名に「社長様」

<読者からの質問>—————————————————-

社内メールで気になった記述がありました。
(自分宛てはCc:で到着)

自社の社長宛に
「xxxx社長様」の書き出し「様」付けに違和感を覚えました。
仮に自分が社長宛に出す場合は
「To:xxxx社長」としています。

何故か社長に関わらず、上長の役付には「To:xxxx役名」の
習慣が自分の中にありました。
自分の記述方法と併せて如何なものでしょうか?
(読者 H.Tさん)
———————————————————————-

役名+様の表記に対する違和感、私も全く同感です。
役名=敬称なので、本来役名のある人への宛て名に敬称である「様」は不要で
す。

ただ、ここ数年メールの宛名に「役名+様」と表記するほか、電話でも自社の
社長なのに社外の人に対しても「○○社長様」と呼ぶケースが見受けられます。

過去のメルマガでも取り上げたことがあります。

この記事を書いたのは2014年ですが、現状はあまり変わっておらず、むしろ慣
習化しつつあるように感じています。

過剰な敬語もそうですが、相手に気をつかう余り、本来の使い方ではないのに
丁寧過ぎる言い回しが蔓延し、やがて日常化する傾向がビジネスの場でも言葉
を取りまく環境でもみられます。

その結果、正しい言葉の使い方をしている人が少数派になり、正しいのにそれ
を使いづらい状況になっていることを残念に思います。

 

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【しごび】 の お 知 ら せ
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広島限定情報ですが……

今日、RCCラジオ「おひるーな」に出演します。
14時ごろの「おひるーなプラス」のコーナーで
新刊の紹介を兼ね
ビジネスメールの活用をテーマに15分ほど話をする予定です。

▼RCCラジオ「おひるーな」


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今週は、読者の方からの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法        < 読者からの質問 >
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「多大なるご迷惑」

<読者からの質問>—————————————————

私、品質管理部で仕事をしており、営業マンなどの書いた報告書を
査読する機会が多いのですが、みな判で押したように(前例コピー)

『このたびは多大なるご迷惑をおかけし….』

と書いてくるのを見て違和感を抱いています。

何でもかんでも「多大なご迷惑」ではないと考えています。
「ご不便をおかけし」の場合もあれば、「ご期待に沿えず」もあると思います。

不具合・クレームなどの報告書の場合は、何でもかんでも
へりくだって「多大なご迷惑」と書くのが無難なのでしょうか。
使い分けの基準(よりどころ)ありますでしょうか?
(読者 H.Iさん)
———————————————————————-

「このたびは多大なるご迷惑をおかけし」というフレーズが無難で便利なため、
多くの人が“判で押したように”使うのでしょう。

書く側は、定型文を使う方が楽で、収まりがつきますが、
読む側としては「またか」と辟易しますよね。
しかも、どのような「迷惑」だったか、一向に分かりません。

この場合、書き手(報告する側)が留意することは
「多大なるご迷惑」という便利で無難なフレーズに逃げず、
相手が被ったであろう「迷惑の内容」に目を向けることです。

ミスやアクシデントによって
相手に不便をかけた
相手の期待に応えられなかった
相手に不快な思いをさせた
など、その時々によって状況は異なるはず。

「発送が遅れ、ご迷惑をおかけしました」
「当方の不手際で、ご面倒をおけしました」
「お声がけいただいたにもかかわらず、ご期待に沿えず心苦しい限りです」
など、「多大なご迷惑」から一歩踏み込めば、具体的な状況を書くことができます。

結びのフレーズの「よろしくお願いいたします」も同様で
「よろしく」の部分を
「ご協力を」
「ご確認のうえ、ご連絡を」
「お手数ですが、至急ご返信を」
など、具体的に書くことで念押しになり、送る側の要望がより伝わります。

無難な定形フレーズは楽で、誰もが便利に使うからこそ、敢えて使わず
状況に即し具体的に伝えることを心がけると、
文章で差がつけることができます。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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「書けるいい女」になる講座、
第2回は明日、3月20日(火)です。

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大人のたしなみ「大和言葉で書く一筆箋」講座 第2回
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は じ め に
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おはようございます。自称「感謝しかない女」神垣です。

【しごび】

おかげさまで本日

3000号を迎えました。

今週は、読者の方からの質問に回答します。

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仕 事 の メ ー ル 作 法                                                      < 読者からの質問 >
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                                                                            「準じる」と「準ずる」

<読者からの質問>————————————————

社内用の文書を手直し中に、
「当社就業規則に準じるものとする」という文言があり、
「準じる」と「準ずる」どちらが適切なのかな、と
疑問に感じました。

「準ずるはただの言い間違い」とする意見もあれば、
「本来は準ずるだったのが、準じるに移行してきている」
という意見もあり、結局のところよくわかりません。

辞書によっては、「準ずる」のほうに意味が記載してあり、
「準じる」には「準ずるに同じ」と記載されていたります。
ということは、準ずるのほうが正しいのか…? と思ったり。

神垣さんの見解を教えていただければ幸いです。
(読者 A.Aさん)
——————————————————————

辞書によって
「準じる」と同じ意が「準ずる」とするものと
「準ずる」と同じ意が「準じる」とするものが
あるようです。

「準じる」は自動詞の上一段活用で
「準ずる」は自動詞のサ行変格活用という
活用の違いだけで、

意味は同じ、あるものを基準にしてそれに倣うこと
を指します。

どちらを使っても間違いではなさそうです。

共同通信社「記者ハンドブック」では
「準じる」で統一されています。
新聞表記に従えば「準じる」とするのが適切ですが、

社内で使う場合、
「準じる」でも、「準じる」でも
どちらかに表記を統一していれば
どちらでも差し支えないと考えます。

<追記>
広辞苑には、文法的に「準ず」のサ行変格活用として
「準ずる」を挙げて意味が記され、「準じる」は「準ずる」に同じ
とあります。

どちらも意味としては同じで活用の違いということなので
どちらが正しいというよりも
メールや文書中で使用するときにどちらかに統一ができていれば
問題ありません。

 
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あ と が き
◇─────────────────────────────────◇

【しごび】
2005年1月10日に創刊し、
本日、3000号を迎えました。

振り返ってみますと
2000号目の配信が
2013年7月29日。

今から4年前です。

1000号目の配信は
2009年2月26日。

創刊から4年、
今から8年前です。

こうしてみると
創刊から4年周期で
1000号、2000号、3000号の節目を
迎えてきたことになります。

自分でも、よく書いてきたなぁ
と思います

毎朝、8時に書き始め、
1時間半で書き上げることを目標にしていますが
本文を書くときは、悩むことも多く
2時間を越えることも少なくありません。

基本的にその日の朝、書いているので
あとがきにはその時々に
感じたこと、考えたことが
反映されることが多くあります。

嫌なこと、悲しいこと、落ち込むことがあっても
不思議なもので、このメルマガを書きあげる頃には
気持ちが落ち着き、スッキリしています。

そうしてみると
わたし自身がこのメルマガを書くことで
随分と救われてきたと思いますし、
「書く」ことのセラピー効果を実感します。

でも、それは
「読者」という存在がなければ
できないことでもあります。

読んでほしいと思う人たちに向けて
書くから、ここまで続けることができたのだ
と思います。

改めて、読者の方々のおかげと感謝しています。
ありがとうございます。

記事全文を読む
今週は、読者の方からの質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(5)
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                       「下記」か「以下」か?

<読者からの質問>————————————————

以前からお尋ねしようと思っていましたが、
会社での書類の記載について伺います。

会社では色々な稟議や、許可申請が上がってきますが、
申請者の記載方法に下記2種類があります。

1) 下記申請(を)ご許可下さい。

2) 以下の申請、ご(を)ご許可下さい。

要するに「下記」か、「以下」のどちらかという問題ですが、
理由は特にないものの、私は「下記」の方がしっくりくると思います。
ご教示頂ければ幸甚です。
(読者 Tさん)
——————————————————————

「下記」も「以下」も
会社関係の書類やメールでよく使われている言葉です。

意味を調べてみると
「下記」は、ある文章のあとに書き記すことや、その文章を指します。

対して、「以下」は、
これから後に述べることを指す以外に、

・数量・程度がある基準を含み、それよりも下であること
例)100円以下は切り捨て
・代表として挙げる語をはじめとして、それに類するもの全部
例)社長以下の役員全員
といった意味もあります。

「記」で始まり、「以上」で終わる「記書き」が
ビジネス文書ではよく使われます。

※参考
「記書き」に注目< メール仕様に書きかえる(3)>VOL.1535

「記書き」の上にくる文では、
「下記の通り」と「記書き」を指す一文を入れます。

辞書には、「以下」とは「下記」のこととしているものもあり、
下にくる文章を指す場合には「下記」を使うのが適切と考えます。

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【しごび】 の お す す め
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いよいよ、来週開催です。
ぜひ、一度あなたも「快画」体験を!

わたしが「快画塾」へ通う理由

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4月7日(金) 「ビジネスパーソンのための快画塾」開催
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日 時 2017年4月7日(金) 18:30~21:30

会 場 SO@Rビジネスポート 4Fセミナールーム
(広島市中区広瀬北町3-11 和光広瀬ビル)

受講料 3500円 (税込)

定 員 20名 (最少催行人数10名)

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今週は、読者の方からの質問に回答します
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < 読者からの質問(5)
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「させていただく」の行方

<読者からの質問>————————————————

勤め先の会社内で、若手を指導(?)する際にも、
メールマガジンのバックナンバーを参照しながら
「やんわりと」指導しています
(後述の「させていただく」は、会社内で幅広く)。

さて、神垣さんが過去に何度か書かれている
「させていただく」の誤用について、

現在では、日本中、老若男女、特に芸能人が
「させていただく」の誤用を連発しており、
さらには民放のアナウンサーまでもが誤って使うようになり、
そのうち、「らぬき言葉」や
「『情けは人の為ならず』の誤解釈」などのように
「市民権」を得てしまうではないかと心配しています。

社内で指導しても、
「糠に釘」ではないかと思うようになってきました。
(読者 Y.N さん)
——————————————————————

「させていただく」の誤用の広がり、定着に関しては
残念ながら、なす術がないというのが正直な感想です。

最大の原因は
「話し言葉として耳に入ってくる」ことだと
思っています。

テレビやラジオで「させていただく」を
有名人(アナウンサー含む)が使い続ければ、
耳に残り、言葉にして発してしまうのは
自然の流れなのかもしれません。

当メールマガジンで
「新年あけましておめでとうございます」は重言である
と書きましたが

▼新年のあいさつ< 年末年始のあいさつ >VOL.2771

年初のテレビやラジオを注意してみると
これを使う司会者、アナウンサー、パーソナリティーの
何と多かったことか。

言いやすいフレーズ、収まりのよい言い回しは
それが誤りであっても「使いやすい」ために
広がっていくのだと思います。

でも、社内で若い社員に指導する立場の方には
世間の風潮に流されず、正しい使い方を指導していただきたい
と願っています。

言葉の使い方が時代によって変わっていくのは
仕方ないことかもしれませんが、

正しい言い方、使い方を知ったうえで
敢えて使わないのと
全く知らないまま、人が言っているからなんとなく使うのとでは
意味が全く異なると思うからです。

私は「させていただく」の濫用には
未だに違和感を覚えるので
メールマガジンでもしつこく書いていくつもりです。

ささやかな抵抗かもしれませんが、
細い糸でも伝え続ければ、
引き継いでくれる人がいると信じています。

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【しごび】 の お す す め
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「絵を描いたことがない」
「絵を描くのが苦手」という人にこそ、
知ってほしい「快画」。

では、「快画」とは?

このイベントで分かります。

★————————————————–★
「SO@Rロビートーク」  vol.9
——————————————–
イラストレーター 木村タカヒロ氏に聴く
「誰でも3時間で描けるようになる“快画”とは?」
★————————————————–★

「快画」に興味ある方、木村さんに興味ある方
ぜひ、ご参加ください!

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

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