今週は、たまったメールの整理や設定などをチェック!
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法              < メールの見直し(4)>
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                         辞書登録の見直し

 メールや文書を書くにあたり、
 パソコンの「辞書登録」機能を活用している人も多いと思います。

 例えば
 「お」と入力すれば
 「お世話になっております。神垣です。」
 に変換。

 「あ」と入力すれば
 「ありがとうございます。」
 と変換されるといった具合に

 使用頻度の高い語句や
 社名や名前で、入力や変換に時間がかかるものを
 辞書登録しておくと時間短縮が図れ、入力ミスも防ぐことができます。

 この「辞書登録」した内容も
 年に一度はチェックすることをお勧めします。

  □ 同じ言葉を重複して登録していないか。

  □ 登録しているが、ほとんど使っていない言葉はないか。
  
  □ 逆に、よく使うのに未登録の言葉はないか。

 また、登録している言葉に誤りがないかも
 確認しておきましょう。

 社名や商品名の表記で
 「ユ」か「ュ」か
 「ヨ」か「ョ」か
 「ー」を使うのか、使わないのか
 といった違いも今一度確認を。

 「辞書登録」の精度を高めて
 今後も「速く、正しく」文字入力できる
 体制を整えておきたいですね。


 ▼辞書登録の方法を過去の記事で紹介しているので、参考にしてください。

 辞書登録で時短< 時短メール >VOL.1680
 



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 【しごび】 の お す す め
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 またもやメルマガのバックナンバーが
 「まぐまぐニュース」で紹介されました!

 ビジネスメールで使う頻度が高い
 「行く」「来る」「言う」「する」の
 尊敬語の使い分けについて取り上げています。

 ▼「言う」の尊敬語と謙譲語は? 覚えておきたい敬語の上手な使い分け
 

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今週は、メールの効率をアップする方法についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 時短メール
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辞書登録で時短

メールに費やす時間を少しでも短くするための工夫を
今週はご紹介していきたいと思います。

やってみれば「な~んだ」と思うようなことも
意外と知らなかったりするものです。

そのひとつが「辞書登録」です。

ポピュラーな機能のようで、意外と
知らない、使ったことがないというかたもいるようです。

頻繁に使う言葉、定型句、アドレスなどを
パソコンに事前に登録しておき、
変換候補としてすぐに出てくるようにする方法です。

Windows7使用の場合

1)パソコン画面にある「IMEツールバー」の中にある
「ツール」というアイコンをクリック

2)「単語/用例の登録」をクリック

3)「単語の登録」にある「語句」の欄に、登録したい言葉を入力

4)その上にある「読み」の欄に、
入力するときに打ち込みやすい短縮した言葉を入力

5)画面左下の「登録」をクリックして辞書登録完了

上記で分かりにくい場合は、
「辞書登録」または「辞書登録 方法」で検索してみてください。
図説してあるサイトを見ることができます。

私が辞書登録している言葉は…

「おは」→「おはようございます。」
「ご」 →「ご返信いただき、ありがとうございます。」
「よろ」→「よろしくお願いいたします。」

「かみ」→ 神垣あゆみ
「アド」→(自分のメールアドレス)
「ひろ」→ 733-0021 広島市西区上天満町(郵便番号+住所)

などです。

頻繁にやりとりする客先の「社名」や「担当者名」などでも
通常の文字変換で出てきにくい固有名詞も登録しておくと
入力の時間短縮になります。

例)ひがきさま → 日垣様
※桧垣・檜垣は変換候補に出てくるが、日垣はない

きよ → キヨーレオピン
※商品名 「ヨ」を「ョ」と間違えやすい

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今週は、メールボックスの整理についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メールボックスの大掃除(4)
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辞書登録の整理

原稿を書くときなどにフル活用しているのが、
パソコンの辞書登録機能です。

メールの送受信の際にも変換されにくい人名、
自分の住所やメールアドレスを辞書登録しています。

辞書登録している単語やフレーズは日常よく使う単語のため
ほぼ固定化しているのですが、
私の場合は、仕事ごとに頻出する単語を登録しているので、
仕事が終わると使わない単語もちらほらあります。

社名や専門用語の類です。
例えば「か」で「カスタマーサービス」と登録していると、
メールを書くときにも「カスタマーサービス」と
文字が自動変換されることがあるので煩わしい。

必要な単語を登録することは多くても、
登録した単語を見直して不要なものを整理することは少ないので、
年末に一度、辞書登録した単語の見直しもしておきたいですね。

▼辞書登録の方法はこちら

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【しごび】 の お す す め
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今一度、メールマナーもおさらいしましょ。

仕事で差がつくできるメール術 (青春新書インテリジェンスシリーズ)
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