2017年11月14日

【仕事のメール心得帖】先輩の代理で返信＜うっかり敬語（2）＞VOL.2977

今週は、気をつけたいメールの敬語の使い方についてです。
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仕事のメール作法＜うっかり敬語（2）＞
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先輩の代理で返信

今週は、うっかり間違えてしまいがちな
敬語について取り上げています。

下記は、同じ課の先輩の作業が完了したことを
代理で取引先に連絡する際のメールの文面です。

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先日、佐藤先輩よりご連絡させていただきました件に関しまして、
ただ今作業が完了いたしましたので、取り急ぎご報告いたします。
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相手に伝えたい用件は
佐藤先輩から連絡していた案件の作業が今終わった
ということです。

「いただきました」「いたしました」という言い回しを整理して
下記のようにまとめました。

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佐藤に代わり、高橋がご連絡いたします。
先日、佐藤からご連絡しておりました作業ですが、
ただ今、完了いたしました。
———————————————-

ポイントは、
返信の冒頭で、これまで先方とやり取りしていた
先輩の代理で自分が連絡する旨を伝えることです。

このとき、社内で先輩に当たる人でも、
社外の相手にとっては、同じ会社の社員なので
「先輩」という書き方はせず、「佐藤」とします。

「取り急ぎ」を添えるとしたら「高橋がご連絡いたします」
の前が考えられますが、なくても差しつかえないと思います。

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Category: メールの敬語Tag: ビジネスメール, 返信

2017年6月9日

【仕事のメール心得帖】返信を確実にする結びの工夫＜メール文の工夫（5）＞VOL.2875

今週は、メールを書くときのひと工夫についてです。
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仕事のメール作法　　　　　　　　　　　＜ メール文の工夫（5）＞
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返信を確実にする結びの工夫

通常のメールのやりとりで
件名、書き出し、本文、結びの言葉など
定番化している文章に少し工夫を加えてみましょう
という提案をしてきました。

メールの最後は
「それでは、よろしくお願いいたします」
というフレーズで結ぶことが多いです。

しかし、返信を要する場合は、
その旨をきちんと伝える方が確実です。例えば……

「それでは、ご返信をお待ちしております」

「折り返しご連絡いただきますようお願いいたします」

この日までに返信をしてほしいという場合は
下記のように期日を明記しておきましょう。

「6月12日（月）中にご返信をお願いいたします」

返信期日までにあまり時間がないときは
上記の一文の前に
「恐れい入りますが、」
「勝手を申しあげますが、」
を添えます。

必ず返信する必要はないが、
何かあればいつでもどうぞ、という場合は

「もし、不明な点がありましたら、お知らせください」

という一文を使います。
その際「お知らせください」の前に
「遠慮なく」を添えてもよいでしょう。

ビジネスメールには「定番のフレーズ」がありますが、
状況に応じ、相手の都合も考慮したひと言を工夫することで
相手は好印象を持つでしょう。

紋切り型のフレーズで済ませず
臨機応変にその場に応じた対応ができるとよいですね。

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