今週は、「サラリーマン川柳」に見るメール対応の留意点を紹介。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 「サラリーマン川柳」より ＞
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紙対応でよい場合、悪い場合
先日、発表された第31回サラリーマン川柳 全国ベスト10。
身につまされる句も多いのですが、メール対応や言葉遣いなど、職場でのリア
ルな様子を映す句もあり、面白いと思いました。そこで、今週は趣向を変えて、
「サラリーマン川柳」ベスト100の中から、ビジネスシーンにありがちな対応
をピックアップし、紹介していこうと思います。
サラリーマン川柳 第5位
「電子化に ついて行けずに 紙対応」
神様のごとく素晴らしい対応を指す「神対応」に掛けて、デジタル化の逆とも
いえる紙での対応を言い表した一句。
メールで済む伝達、メール添付で対応できる連絡を、紙の書面で行う相手にい
らつくという場面、どこの職場にもあると思います。
20位にはこんな句も。
「社内エコ 無駄を無くせと 配る紙」
社内エコで、コピー用紙などの無駄使いをなくすように呼びかける通達が、紙
で回ってくる……という矛盾。
でも、64位にはこんな句も。
「辞めますも ＳＮＳで 済ます部下」
メールやSNSで済む用件と、紙の文書で示さなければならないこと、どちらに
するかの判断が世代によっても捉え方が異なることもあるでしょう。
先日、自分宛てに「これは書面で送付されるのが正式なのでは？」という類の
連絡が、メール添付で送信されてきて驚いたことがあります。
専門家に確認すると「メールでは本人が見落としたりして読まれない可能性が
あるので、メール送信するのであれば、少なくとも開封確認を付ける必要のあ
る内容。でも、本来は書面で送付すべき」との見解でした。このとき、メール
の開封確認を使うべき状況を改めて知りました。
見積書や請求書はメール添付で行われているケースもありますが、契約書や警
告などは書面で郵送、場合によっては内容証明が必要なものもあります。この
ようにメールか、書面かという判断や対応を間違うと、重要度の高い内容ほど、
やり取り自体が成立しない場合もあるので注意が必要です。
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