今週は、このメールマガジンについてご紹介します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 【しごび】の作法(4)
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                           続ける理由

 このメルマガは、地方の一ライターである私の個人“媒体”にしよう
 と始めたものです。

 ビジネスメールをテーマにしたことで、日々のメールのやりとりの中に
 メルマガのヒントやネタを発見できますし、それを書くことで
 私の仕事に対する姿勢も感じてもらえます。

 メルマガを書くことで、私自身も勉強になることが多いです。

 身辺雑記だけを書く内容だったら、読者も読み続けてくれなかっただろう
 と思うし、自分も途中で飽きるか、へこたれていたと思います。

 小さな個人媒体ですが、「育てる」意識をずっと持って大切にしてきたので、
 足掛け三年でやっと、媒体らしい効果も出せるようになってきました
 (広告やメルマガの紹介など)。

 当初の目標であった出版も叶い、その時点でこのメルマガも終わりに
 しようかとも考えたのですが、次の目標ができたので、
 それを達成するまでは続けるつもりです。

 このメルマガを続けられたのは、目先のことでなく長期的な目標設定をし、
 自分が続けやすい仕様にメルマガをチューンナップしてきたから
 だと思っています。

 でも、メルマガを続ける最大の要因は、メルマガを通じた読者との対話です。
 
 仕事が立て込んでいると返信できないことも多々あるのですが、
 いただいたメールは全て目を通して、日々の糧にさせてもらっています。

 何かしら読者からの反応をダイレクトに感じることができるのが
 メルマガの魅力だと思います。

 まだまだ続けていきますので、これからもご愛読よろしくお願いいたします。

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今週は、このメールマガジンについてご紹介します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 【しごび】の作法(3)
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                              構成

 「神垣さんのメルマガには笑いがある。だから、続くんだね」と
 評してくれたメルマガ仲間がいます。

 それは、私も意識しているたことなので、そう言われたときは
 とてもうれしかったです。

 本文のメルマガに関する部分は、ライター神垣として
 仕事と同じテンションで書いていますが、
 イントロの「はじめに」と「あとがき」はぐっと脱力して、
 日常の出来事や思ったことを気ままに書いています。

 本文は一週間5日分のテーマと構成を決め、正調に書いていくのですが、
 「はじめに」と「あとがき」は調子を変えて、
 私の素の部分を全面展開(調子に乗りすぎて、身内ネタを披露し過ぎて
 親族の顰蹙をかったことも。以来、自重)しています。

 本文をまじめに書いている分、それだけでは日刊として続かないのは
 書くほうも読むほうも同じ。

 爆笑でなくていいから、くすっと笑える微笑の要素を
 週5回の配信のうち3回は盛り込みたいと臨んでいます。
 笑いの要素があると、それを楽しみに関心が持続するからです。

 私自身も日々のネタ探しが楽しみになっていて、
 失敗や悲しいことがあっても「これ、いただき!」と
 心の中でガッツポーズしています。

 ですから、メルマガを始めてストレスがたまらなくなりました。

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今週は、このメールマガジンについてご紹介します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < 【しごび】の作法
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                            制作時間

 今週は、このメールマガジンをどのように制作しているか、
 裏話的なことを書いていきたいと思います。

 創刊は2005年1月10日。書き始めて3年が過ぎました。
 平日日刊なので、土・日・祝日以外のほぼ毎日配信しています。

 「平日日刊で配信なんてすごいですね」とよく言われますが、
 これはほぼ毎日書き続けられるように、試行錯誤してきた結果であり、
 今でも週の始めの月曜の書き出しに窮することはよくあります。

 創刊当初は一回分書き上げるのに3~4時間かかっていました。
 本文部分だけでもまとめて書いておき、予約配信することを目標に
 しているのですが、未だ実現していません。

 毎日3~4時間かけてメルマガを書いていたのでは仕事にならないので、
 徐々に構成や文字量を工夫し、毎朝続けられる仕様にマイナーチェンジを
 繰り返した結果が今のスタイルです。

 毎朝続けて書いていくには、習慣にしてしまうことが早道と考え
 文字量を当初からはぐ~っと絞りこみました。
 それでも、毎朝、全文書き上げるには1時間ほどかかります。

 ただ、習慣にしてしまうと、書くこと自体に抵抗感がなくなり
 週刊にするより、私自身は楽に書けると感じています。

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今週は、適切な伝達方法について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < メールか電話か(5)
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読者からのお便り

メールか、電話か。今週のテーマについては、読者のかたからもご意見を
いただきましたので、ご紹介します。

まずは、入社5年目になる男性読者から次のお便りをいただきました。

<読者からのお便り>———————————————

今の部署に配属されて4年目となりました。
配属後の4年間・・・ここの部署実は・・メール主体です。

(中略)

・朝礼なし・(他部署はあります)
これ本当に驚きました。まだ新人のころ、一体どうやって
コミュニケーションとるんかい! と思った次第です。

上司から「●●の件について連絡あります。以下熟読して下さい」
「会社全体朝礼があります。以下確認して下さい」

ええ? 伝達全てがメール?? これで朝礼が省略されているようです。
隣や前の席に座っている人からもメールできます。

たしかにメール1本送信すれば、完了かもしれませんが…。
最初の1年は戸惑いました。口頭連絡でもいいじゃん! と思ったことも。

(4月から購読の男性読者さん)
—————————————————————–

実際に、伝達全てがメールだと戸惑いますよね。
一方で、このようなお便りも。

<読者からのお便り-2>——————————————-

隣席同士なのにメールをしていたことは
よくありましたね

社内周知などは口で言うとその場限りだったり
忘れやすいこともあったりで
文書化(メール化)しておいて意識を高め
情報を共有化ということもあって
よく使っていました。

周知簿代わりにしており、
知らなかったのは読まなかった方が悪い
という感じでした。

悪い使い方では無いのですが証拠化して
意識を高め、責任の共有化に利用していましたね。
(読者 仙人さん)
—————————————————————–

用件の内容によっては、メールで文書化して共有するという方法を
とっているところもあるということですね。

<読者からのお便り-3>——————————————-

e-mailはよく「バケツリレー」に例えられますが、
どこでこぼれても誰も保証してくれない通信手段です。
これはIT技術者の中ではほぼ常識なのですが、
一般の方はメールは『必ず瞬時に届くもの』という神話が
あるように思えます。

となれば、絶対に伝えなければならないことを
メールで伝えるのは不可です。

というように個々に理由はありますが、私の場合下記のような用件を
メールで行うのは不適切と考えています。

・相手が本人であることを確認して伝えるべきもの
・相手に今すぐ聞いてもらいたいこと
・相手に今すぐ回答をもらいたいこと

あと、道徳的に顔をしかめるむきもあるかもしれませんが
・記録に残したくないこと

(IT技術者・星のおじ様)
—————————————————————–

上記の「相手が本人」「今すぐ聞いて」「今すぐ回答」という内容は、
電話の方がより確実に伝わりますよね。

「記録に残したくないこと」としては、人の噂や悪口が挙げられる
と思います。書いてしまったが最後、本人の目に触れたり、他に流出する
危険性をはらんでいます。

メールの不確かさも知ったうえで、伝達手段として賢く利用したいですね。

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中!
「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で2位に入賞しました!

「書く」と「描く」はどこかでつながっている「わたしの快画体験」

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2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

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今週は、適切な伝達方法について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法         < メールか電話か(4)
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メールの落とし穴

メールは気軽にすぐ送れる点が便利ですが、
なんでもかんでもメールで済ませようとすると、トラブルの元。

例えば、こみいった依頼やお願い、お詫びや謝罪はメールで済まさず、
自分で動いた方がよいと思います。

できれば対面するか、もしくは電話で伝達し、
それがかなわないときの措置としてメールを送るという流れです。
このようなケースでは、メールはあくまで一時的な対応なので、
後ほど電話を入れてフォローします。

メールは気軽、簡単な伝達手段ゆえに、それに甘んじてしまうと
送信した相手への対応まで軽視されていると感じられることがあります。

メールで済むことと済まないことがあります。

その見極めが難しいところですが、自分が逆の立場なら…と
考えてみましょう。

自分の都合ではなく相手の都合を考えることで、
トラブルの兆しを早期に解決することができます。

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                         確実に伝達するには

メールを始めたばかりの頃、メールを送信した後に
「今、メール送りました」とか「メール、見てもらえましたか?」と
電話がかかってきた…という経験はありませんか?

メールがビジネス上必須になった現在でも、
メールが確実な伝達ツールとは言えない面があります。

こちらが送ったつもりでも、相手に届いていないという事態が発生する
ことも。例えば、
アドレスの誤りで違う相手に送信されてしまった、
スパムメールと間違われ削除されていた、
ということがあり得ます。

そのような場合、返信の有無が相手にメールが届いているかどうかを
確認する目安になるわけですが、返信がなかったり、返信をしない相手には、
メールより電話で確認する方が確かです。

▼ メールだけでは不完全
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールの場合、送信側は用件を伝えたいときにすぐ送信するという意識が
働きますが、相手がリアルタイムで読んでいるとは限りません。

ある程度の時間の猶予を考えつつ、「話すより書いて伝える方が確実」
という用件をメールで伝えているのではないでしょうか。

ですから、急を要する用件の場合は、
メールより電話で直接話す方が得策です。

伝える内容によっては、
・電話の後、メールで本題
・メールの後、電話で補足
とメールと電話で補完し合う方が、より確実に相手に用件を伝えられます。

携帯メールのやりとりに慣れていると、メールは相手にダイレクトに
届いて当然と錯覚しがちですが、
ビジネスメールの場合は「必ずしもメールが確実に相手に届くとは限ら
ない」という意識を以って対処することも必要と思われます。

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