メール対応や言葉について神垣が日々思うこと
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言 葉 コ ラ ム NEW
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本日の配信で、当メールマガジン
4500号を迎えました。

初期から読んでくださっているかた、
最近から読んでくださっているかた、
すべての読者の方々に心からお礼を申し上げます。

2025年、創刊20周年を迎えるわけですが
創刊時は39歳だった私も来年は59歳。

メールもメールの使い方も
メールを取り巻く環境も
20年で変わりました。

個人的に
メールには絶対的なルールはない
と思っています。

ルールのようなものがあったとしても
20年前と現在では、ルール自体が変わってきています。

例えば、メールの開封確認。

20年前は
「メールの開封確認をすべきでしょうか」
という質問が当メルマガに複数寄せられていました。

でも、今は
開封確認を求めるメールを見かけません。

このように
20年前に通用したルールが
今は陳腐化しているケースも少なくありません。

メールをはじめとする
デジタルなコミュニケーションは
日進月歩で進化しているのですから。

ビジネスメールにおいて20年前は
お手本とする定型文や美文が求められていました。

でも、今は、形式より中身。

いかに、的確に、無駄なくスピーディーに
処理・対応できるメールであるか、
がポイントです。

例えば
メールの冒頭の定型文
「いつもお世話になっております」。

わたしは懇意な客先には
使わないことが増えてきました。

代わりに、

「早速、ご返答いただき、ありがとうございます」

「〇〇の件についてご連絡いただき、ありがとうございます」

といった一文を使うことが多いです。

形式的な「いつもお世話になっております」
は1通目のメールだけでよく、
後のメールのやり取りには不要
と思うからです。

というか、書いたところで意味をなしてなく
入力する時間がもったいないとさえ思います。

メールよりビジネスチャットの使用頻度が高い職場では、
もうとっくに
「いつもお世話になっております」は
使われなくなっているのではないでしょうか。

このように
コミュニケーションの進化に伴い
古いルールに縛られず、
自分と相手にとってより良いルールに最適化していくのが
「現在のメール作法」。

当メールマガジン
日々、アップデイトしながら
最適なコミュニケーションの方法をお届けしていきたいです。

これからも
【仕事のメール心得帖】
よろしくお願いいたします。

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「4月3日以降、メルマガが届いていない」
という連絡が読者のかたからありました。

すぐに確認したところ
まぐまぐから Microsoft系のドメイン宛のメールマガジンが届きにくい状況が発生
しているようです。

▼詳しくはこちら
2024/04/03 無料メルマガが届きにくい現象についてのお知らせ

対策として
わたしがおすすめしているのは
まぐまぐの公式アプリ「まぐまぐリーダー」への登録です。

スマホやタブレットからメルマガを読むことになりますが
こちらは配信が止まることは、これまでありません。
わたしも確認用に登録していますし、実家の母にも勧めました。

メールマガジン【仕事のメール心得帖】(無料版)は、
基本的に毎週、月曜~金曜の5日間、午前9時30分の配信で、
長期に配信を休むことはありません。

もし、何日もメルマガが届いてないということがあれば、
まぐまぐの「マイページ」から再送が可能ですので、トライしてみてください。
▼方法はこちら

場合によっては
まぐまぐ側のドメインの受信設定を変更が必要な場合もあります。
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ちなみに、メルマガ本文のみでしたら
このブログからお読みになれます。
記事検索もできます。

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 このたび、まぐまぐから有料メールマガジンを創刊する運びとなりました。

 タイトルは【 仕事のメール心得帖 】です。
 
 対象とする読者は、
 「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰にも教えてもらえない」
 という若手ビジネスパーソン。

 現在、就活真っ只中のうちの娘たちを見ていても、
 SNSによるコミュニケーショには長けていても、
 パソコンを使ってやり取りするメールについては
 大学や短大で教わっていないし、基本的なことも知りません。

 就活のエントリーをするときとか、その後 の採用担当者とのメール対応で
 何度「これでいいか確認して」とチェックさせられたことか。

 いわゆる“デジタルネイティブ”世代はSNSを使い、
 見知った人たちと会話するようにコミュニケーションをとるのは
 無意識にできるくらい達者ですが、

 会社という組織の中で、そのルールにのっとり
 社外の相手とパソコンのメールでやり取りするのに不慣れ。
 対応の仕方が分からず、苦手意識を持っている方
 多いのではないでしょうか。

 かといって、教える側の上司や先輩も自分の業務に忙しく、
 そんな時間もないし労力もかけられない、という状況だったりします。

 メール対応の研修やセミナーでも
 20代~30代前半の参加者から共通して挙がるのは
 「基本的なことを知らないので不安」
 「正解が何か分からない」
 という声です。

 2009年に刊行した
 「考えすぎて書けない人のための1分間メール術」
 がロングランで売れているのは、まさに
「考えすぎて時間ばかりかかるので、早く対応できるように、
 すぐ使える文例が知りたい」という若い世代のニーズがあるからです。

 早い話、神垣の著書を買って読んでもらうのが一番良いのですが、
 「本をいちいち読んでられない」
 「本じゃ、文例をコピペできないし……」
 という声も。

 そこで、
 ・毎週1回確実にメールで届き、
 ・必要に応じて文例をコピー&ペーストして使える
 ・読み続けると、誰に教わらなくても「基本的なメール対応」ができる
 メールマガジンで「仕事のメールの基本」をお伝えしようというものです。

 有料メールマガジン【 仕事のメール心得帖 】は
 毎週1回 金曜日 月4~5回の配信。
 週替りで下記のメニューでお伝えします。

 1週目:基本のメール作法
 2週目:メールの敬語
 3週目:間違えやすい言葉
 4週目:メールに関するQ&A
 5週目:ワンランク上の言い回し

 【しごび】を読み慣れた方には、嫌になるくらい「特濃」級の文字量です。

 だけど、その分、1回の配信でワンテーマがしっかり頭に入ります。

 月 540円(税込)ですが、
 継続して読まなくても、バックナンバーの内容で興味のあるものだけ
 購読してもよいと思います。
 ※バックナンバーはこちら

 登録した最初の月は「無料」です。
 
 「メール対応の基本が分からずさまよっている」方はぜひ、購読を。
 毎週金曜日 12時30分に配信します。

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 メール対応に悩む部下や後輩の方々にも、ぜひともご紹介ください。

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神垣 あゆみ

フォローすると、最新刊やおすすめ作品の情報を入手できます。 1966年生まれ。広島県呉市出身。尾道短期大学(現・尾道大学)国文科 卒。編集者・ライター。2005年、平日日刊の無料メールマガジンを創刊。現在も約7000人の読者に、日々の仕事のやりとりを気持ち良く、円滑に進めるために必要な「書いて伝える」技術やコツ、考え方を紹介している。 …

【 仕事のメール心得帖 】(無料版)は2020年3月9日の配信で 3500号を迎えました 。創刊は2005年1月10日。 ご愛読いただいている読者の皆様に心から感謝 いたします。
メールマガジンの内容をもとに、上記の著書8冊をこれまでに刊行しています。

ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
2005年から配信してい る無料メールマガジン
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【仕事のメール心得帳(旧タイトル「仕事美人のメール作法)】は、
私自身が日々、メールのやりとりで
気づいたこと、失敗して反省したこと、改善したことなどをもとに
構成し、書いています。

私が書いていることは「絶対的なメールのルール」ではなく
メールを書く際の一つの考え方、ヒントとして
あなたの仕事のメールのやりとりで活用してもらえたら
という気持ちで書いています。


「なるほどね~。じゃ、自分はこうしてみよう!」と
当メールマガジンを読んで、自分なりのメールのルール、メール作法を
つくっていってもらうことが私の一番の喜びであり、願いです。

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』
その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
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メール対応や言葉について神垣が日々思うこと
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 言 葉 コ ラ ム NEW <「下名」とは?>
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先週、今まで知らなかった言葉として
「思料」を挙げたところ、

某グループ企業勤務の読者から
「当社では必ず使われています」
と反応がありました。

さらに
「自分のことを『下名』と言うのも当社だけかも」とな。

「下名」も初めて聞く言葉です。

「下名」を調べてみると小学館デジタル大辞泉には、
一人称の人代名詞。自分をへりくだっていう語。わたくし
の意とありました。

精選版 日本国語大辞典には
(文書の末に名を記した者の意)自称。自己をへりくだっていう語。わたくし
とあります。

某社では
「下名自身は本体社員です」
「下名も異動前は営業部に在籍していました」
のように使うのだとか。

独特な「下名」という言葉の使い方について
こんな記事がありました。

▼覆面座談会

▼社内メールに使う言葉を見直し、社内の雰囲気を柔らかくした取組み

関連して
「下名」に似た言葉に「下命」があります。
2つの意味があり

1つは、命令を下すこと。
また、その命令。言いつけ。

 例)下命を拝する

もう1つは、
注文を受ける側から、商品や仕事などの注文。

 例)ご下命ありしだい、手配いたします。

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言 葉 コ ラ ム NEW                                      <「思料」とは?>
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59歳になった現在も知らない言葉があるもので……

ある報告書を読んでいて
初めて見た言葉があります。

それは「思料」。

「思慮」の間違いでは? と思ったのですが、
調べてみると、辞書にありました。

小学館デジタル大辞泉では、
「思量」「思料」共に意味は、いろいろと思いをめぐらし考えること。
思いはかること。

精選版 日本国語大辞典では
「思料」は「思量」と同じで
あれこれ思いめぐらすこと。思慮。思考。思料。

とあります。

共同通信社「記者ハンドブック」第14版では、
「思料」は「思量」で表記を統一。

「思量する」とは、考えを巡らせる
という意とあります。

報道記事では「思料」が使われており、
自治体や省庁などの“お役所言葉”と言えそうです。

「道路防災工事において不当な利益供与が行われたと思料されることの是正を求める措置請求」

(広島県)

「辞表取りまとめの閣議があったことは思料しますが」(金融庁)

これまで見たことも聞いたこともない言葉だったので
今回調べてみて、勉強になりました。

※参考記事
新・ことば事情4686「思料と思量」

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 言 葉 コ ラ ム NEW    < まぐまぐ大賞2024 結果発表
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2年ぶりに開催された
「まぐまぐ大賞2024」の結果が発表されました。

【仕事のメール心得帖】は
部門別賞「ビジネス・キャリア(無料メルマガ)」で9位でした。

当メールマガジンはを推薦してくださった読者の皆さまに
心からお礼を申し上げます。
ありがとうございます。

前回の22年は入賞は8位まででしたが、24年の今回は10位までになっており
滑り込みセーフという感じでしょうか。

ビジネス・キャリア(無料メルマガ)部門で
10位入賞メルマガがないということは
最下位ということなのか?

ともあれ、
入賞したおかげで、昨日からメルマガ読者も増えていて、
うれしくありがたく思っています。



当メールマガジンを創刊したのが2005年1月10日。
来年で創刊20年を迎えます。

時代の変化のスピードは年々早くなり
伝達ツールも多様化しています。

ビジネスメールを取り巻く環境や状況、
職場のコミュニケーションの方法も
20年の間に大きく変わりました。

創刊当初にメルマガで書いたことが
現在は通用しなかったり、陳腐化したりしていることも
少なくありません。

20年前はまだ、
どこの職場にも設置され、使われていたファックスが激減。

伝達手段も電話よりメール、
メールよりチャットと様変わりしました。

20年前は、
メールに手紙の様式を取り入れる傾向が見られたものですが

「結論から先に書く」
「無駄に言葉を飾らず簡潔に書く」
ことが定着したからなのか

一周まわって、手紙のような書き方、例えば、
時候の挨拶を添えるといった手紙の様式が
より丁寧なメールとして語られている記事も見かけます。

ただ、人から人へ言葉で伝えることは、
その手段が変わっても
事実や意見、意思を
正しく、的確に、分かりやすく伝える
という本質は変わることはありません。

表面的な言葉で、その場限りの安易なやりとりを
即座にしてやりすごすこともできますが、

少なくともわたしは
相手にきちんと思いを伝えたいので
そのための言葉の使い方に気を配り、表現の工夫をし続けたいです。

自分自身の知識や方法論をアップデイトしつつ
書いて伝えるための“心得”を当メールマガジンで伝えていければ、
と思っています。

これからも【仕事のメール心得帖】をお読みいただけると
うれしく思います。

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使い分けに注意が必要な言葉を取り上げます。
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 間 違 え や す い 言 葉 NEW < 紛らわしい言葉 >
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「辞める」と「止める」

「やめる」の漢字表記には
「辞める」と「止める」
があります。

どちらを使えばよいか迷うことはありませんか?

共同通信社「記者ハンドブック」では
職や地位などを退く意味で使う場合は
「辞める」、

ストップする意味で使う場合は
仮名の「やめる」
で表記を統一しています。

「辞める」という意味で
「罷める」を使うこともありますが
「記者ハンドブック」では「辞める」に統一。

「辞める」の「辞」は、辞職、辞任、辞表に使われます。

 例)会社を辞める 幹事長を辞める

ストップすることを「止める」とも書きますが
「記者ハンドブック」では「やめる」で統一しています。

 例)議論をやめる 酒をやめる 取りやめ
   スマホ依存がやめられる

では、「学校をやめる」という場合は
「辞める」「やめる」
のどちらを使うでしょう?

学校に勤務していた場合は
「学校を辞める

学生として通学していた場合は、学校へ行くのをストップするわけですから
「学校をやめる
と表記します。

会社などの組織や団体に勤務している場合は
「会社を辞める

自営で商売などをしている場合は
「商売をやめる
とします。

では、「学生をやめる」は
「辞める」? 「やめる」?

学生を地位の一種として捉えると
「学生を辞める」となりますが、
「学生をやめる」の方がわたしは自然な感じがします。

※参考
「記者ハンドブック」第14版 新聞用字用語集

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                   「止める」と「停める」

「止める」と「停める」
どちらを使えばよいか迷うことはありませんか?

小学館「デジタル大辞泉」には、
俗に、「駐める」と書いて駐車の意とし、
「停める」を停車の意として
使い分けることがある、とあります。

しかし、共同通信社「記者ハンドブック」
停止する意味で使う一般用語として「止める」を挙げ、
「停める」は「止める」に表記統一しています。

したがって、「記者ハンドブック」では
駐車する場合も停車する場合も表記は
「車を止める」です。

「止める・止まる」の用法としてはほかに
足止め  通行止め  交通が止まる
などが挙げられます。

「止める」「停める」「駐める」
とありますが、当メールマガジンでは
「記者ハンドブック」を表記の基準としているので
「止める」とします。

「止める」以外の表記としては
「留める」「泊める」があります。

「留める」とは、とどまる、留置、固定という意味。

例)一命を取り留める つなぎ留める   書き留める

「泊める」は、宿泊の意。

例)友人を自宅に泊める 泊りがけ   泊まり込み

船が停泊するという場合も「泊まる」を使い、
「船が港に泊まる」とします。

※参考
「記者ハンドブック」第14版新聞用字用語集

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「主題」と「首題」の使い分け、
できていますか?

「主題」は、主たるテーマのこと。

 例)論文の主題、ドラマの主題歌

一方、「首題」は、最初に付ける題目のこと。

 例)首題に表示、首題の件

上記に挙げた「主」と「首」を使う
同音異義語としては
「主席」と「首席」があります。

「主席」は、地位をあらわす称号。

 例)国家主席、党主席、主席研究員

「首席」は、第1位の席。

 例)大学を首席で卒業、首席補佐官

「首題」「首席」の「首」は、身体の頭を指し、
先頭、最初という意味合いで使われます。

「主題」「主席」との意味の違いを理解し、
混同や入力ミスに気をつけましょう。

「首題」に関連する言葉に
「御首題」があります。
「御首題」とは、日蓮系宗派独自の御朱印のこと。
お題目の「南無妙法蓮華経」を書き、
それぞれの寺院の朱印を押印したものを指します。
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