社内向けのメールと社外向けのメール。使い分けはできていますか?
社外向けのメールを書く際に押さえておきたいポイントを、「宛名」「書き出し」「自分の名前」「本文」「結び」「署名」の6つのパーツ別に紹介します。
好印象で仕事上手！ ビジネスパーソン メール術（1）
社外向けメールの基本スタイル －相手への敬意と配慮がポイント－
今週は、なんとなく書いてしまいがちな曖昧な言葉についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 余分な言葉（5）＞
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「ほぼほぼ」
「午後には、ほぼほぼできあがるので、確認をお願いします」
「ほぼほぼ間違いないので、進めてください」
のように「ほぼ」を重ねて「ほぼほぼ」と強調する使い方を
見たり聞いたりすることが増えてきました。
「ほぼ」は
全部とか、完全ではないけれど
それに近い状態を意味します。
「大体」や「おおよそ」よりも
より全部とか完全に近い状態を指しますが
「ほぼほぼ」とすることで
「ほとんど」「かなり」という意味合いが加わり
完ぺきではないけれど、
限りなくそれに近い状態であることを
伝えるときに用いられているように感じます。
意味は異なりますが
「そもそも」「ますます」と同じような感覚で
「ほぼほぼ」と言葉を重ねると
語呂がよくて言いやすく、強調できるため
話し言葉で使いやすいのでしょう。
ただ、余計な言葉であることには変わりなく
意味としても「完全の一歩手前」とい微妙な不確かさが漂います。
曖昧で詰めが甘い印象を与える「ほぼほぼ間違いないので」より
きちんと確認したうえで「間違いないので」と明言する方が
仕事のやり取りをするメールでは適切と考えます。
今週、紹介してきた「余分な言葉」は
断言することを避け、意味を曖昧にぼやかした表現です。
明言しない方がよい場面には都合がいい言葉ですが
使い過ぎると、
「はっきりしない」「逃げ腰」「責任逃れ」といった
負の印象を与えるので、注意が必要です。
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【しごび】 の お 知 ら せ
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今週は、なんとなく書いてしまいがちな曖昧な言葉についてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 余分な言葉（4）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 「らしい」 「セミナーは延期になったらしいです」 「本社は広島にあるらしい」 「～であるようだ」「～と思われる」という意味で 助動詞の「らしい」を使います。 はっきりと断定はできないけれど 多分、そうだろう、 自分で確かめたわけではないけれど 人づてにそう聞いた、人がそう言っていた という事柄を伝えるときに用いられます。 断定を避けた婉曲な表現といえますが 「らしい」を使い過ぎると いい加減、適当な情報とも受け取られるので 注意が必要です。 例えば 「駅からすぐの所にあるらしいと聞きました」 「あるらしい」という表現自体が 人から得た情報を伝えるときの言い回しなうえに 「～と聞きました」と さらに伝聞の表現が続くので とても曖昧で不安を与えます。 根拠がなく、推測の域を出ない情報を 「～らしい」のまま不用意に書いて伝えるのは危険です。 不確かな情報は安易に口にしたり書いたりせず 確かめてから正確な情報を伝えることを心がけましょう。 「セミナーは延期になったらしいです」は 「セミナーは23日（火）に延期になりました」 「本社は広島にあるらしい」は 「東京にあるのが支社で、本社は広島にあります」 のように、「らしい」の代わりに 「いつ」「どこ」「だれ」かを 具体的に伝えることを意識しましょう。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お 知 ら せ ◆─────────────────────────────────◆ 第3回めの講座は 3月1日（火）の開講です。 一緒に大和言葉を学びませんか？ ----------------------------------------------------- ひろしまきもの遊び・和ごころ講座 ----------------------------------------------------- 【 人づきあいのたおやか大和言葉 】 ----------------------------------------------------- 少人数の和やかな講座です。男性の参加も大歓迎！ ◆時 間／19：00～20：30（90分） ◆場 所／紅茶のお店「linden&chervil」プライベートルーム （広島市中区袋町5-5 袋町アレー2F） ◆受講料／単発受講 1回につき2,000円（テキスト代含む） ※別途、ドリンクのオーダーをお願いします ▼お申し込みは こちらのFacebookページへ
今週は、なんとなく書いてしまいがちな曖昧な言葉についてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 余分な言葉（3）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 「的」 「会社的にはNGだと思います」 「わたし的には賛成です」 のように、 「～としては」の代わりに「的」を付け加えて表現する 風潮があります。 「的」の文字ひと言で なんとなく感じが伝わる便利さと 間接的な表現でぼやかして やりすごすことができて楽な点が 「的」という表現を拡大・浸透させ、 今も根強く使われている要因と思われます。 しかし、これも癖になってしまうと 「仕事的には予算的に難しいですが、PR的なことは対応可能なので 資料的なものを送っていただけますか」 のように多用した結果、おかしな文章になってしまう恐れも。 似たような使われ方をする言葉としては 「癒し系」「意識高い系」といった「～系」 があります。 大ざっぱにまとめて表現できる「的」や「系」ですが その便利さに頼りきってしまうと なんとなくぼんやりとしか 物事が伝わりません。 せめて書き言葉だけでも 「会社としては」「私としては」 「癒される」「意識を高く持つ」のように はっきり表現することを心がけたいものです。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ 心ある対応だからこそ 「丁寧さ」が生きてくるのだと思う。 第207号 過剰なくらい丁寧 -------------------------------------------------- 【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】 -------------------------------------------------- 「営業活動に一番大切なもの」って何だろう・・・ その答えが、このメルマガを読めば分かります。 ★お申し込みはこちらから ▼河村さんのメルマガのバックナンバーはこちら
今週は、なんとなく書いてしまいがちな曖昧な言葉についてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 余分な言葉（2） ＞ ◆─────────────────────────────────◆ 「とか」 「良いとか悪いとか議論している場合ではない」 この一文に使われている「とか」は 事がらや動作・状態などを例として並べて挙げるときに用いる助詞です。 「～とか、～とか」のように 列挙する事柄の後に付けますが、 「寒いとかつらいなんて口に出せませんでした」 のように「～とか、～とか」ではなく、 最初の「とか」だけで、次の「とか」は省くケースもあります。 寒いとかつらいとか ⇒ 寒いとかつらいなんて このように 事項を列挙するときに用いるほかに 「山田さんとかいう男性が訪ねてこられました」 「去年から病気で療養中だとか」 のように 人から伝え聞いたり、定かでないこと表したりするときにも 「とか」を使います。 一方で、 「日本酒とか飲みます」 「ゴルフとかします？」 のように言葉の後に付けて 断定的な言い方を避け、あいまいにするために 用いられることも増えてきました。 「とか」は、合いの手のように会話や文章に差し挟めるため 「私とか、会社の帰りとかヨガとかに行ったりとかします」 のように乱用してしまうことも……。 意味のない「とか」の多用は 文が冗長になるうえ、幼稚な印象を与えます。 「私は会社の帰りにヨガに行っています」 のように、「とか」に頼らず すっきりした表現で伝える習慣を付けましょう。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お 知 ら せ ◆─────────────────────────────────◆ 気になる敬語の言い回しについてとりあげた メルマガの過去の記事が 「まぐまぐニュース」で紹介されました。 ▼「お知らせさせていただきます」は間違い？ 敬語の正しい使い方4選
今週は、なんとなく書いてしまいがちな曖昧な言葉についてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 余分な言葉 ＞ ◆─────────────────────────────────◆ 「のほう」 飲食店で 「コーヒーのほうをお持ちしました」 と言われることがあります。 コーヒーしか注文していない場合は 「コーヒーをお持ちしました」でよく、 「のほう」は余分な言葉です。 話し言葉で、合いの手のように うっかり使ってしまうことの多い 「のほう」。 ビジネスメールを書くときにも うっかり使っていませんか？ 「資料のほうをお送りしました」 この一文も「のほう」を使わずに 「資料をお送りしました」で 相手に意味は通じます。 AとB、2種類の資料があり 「先にAのほうの資料をお送りします」 とBの資料と区別するために使う 「のほう」は適切ですが 資料は1種類しかないのに 「資料のほうをお送りしました」と なんとなく「のほう」を添えてしまうと 文意がぼやけて曖昧になります。 「市役所のほうから参りました」 という一文も 「市役所からやってきた者です」という意味なのか 「市役所の方角からやって来ました」という意味なのか 分かりにくいです。 このように、 受け取り方が分かれる言葉は誤解の元になるので メールのやり取りでも避けた方が無難です。 なんとなく付け足して使ううちに 癖になってしまう“余分な言葉”を 今週は取り上げていくことにしましょう。