今週は、感じのよいビジネスメールへの書き換え指南です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　＜ 再び、書き換える技術（4）＞
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意志を伝える

今週は事例を挙げながら、メールをわかりやすく、感じよく書き換える
ポイントをご紹介しています。

ある調査機関からアンケートの依頼文です。
——————————————————————
XXXXXは、現在、サイトのリニューアルを進めております。
つきましては、以前にご協力頂いた皆様から、再度、サイトの利用しやす
さなどについて、ご意見を頂けますと幸いに存じます。

ご協力頂けます方は、下記のサイトにアクセスしアンケートにお答えくだ
さい。今回も、回答頂いた方には謝礼を進呈致します。
——————————————————————

一貫して丁寧な言葉遣いなのですが、
取ってつけたようなたどたどしい印象も受けます。
「頂いた」「頂けます」というフレーズが繰り返されているのも気になります。

少し書き換えてみましょう。
——————————————————————
XXXXXでは、現在、サイトのリニューアルを進めております。
つきましては、以前、弊社で実施したアンケートにご協力いただいた
皆様から再度ご意見を伺いたく、アンケートを用意いたしました。
より利用しやすいサイトにしていくため、ぜひ、ご協力いただければ
幸いです。

※アンケートはこちらです　（URL）

アンケートにご回答いただいた方には謝礼を進呈いたします。
——————————————————————

「～頂く」は丁寧な表現なのですが、繰り返し使うとくどくなりがちです。
漢字で表記すると余計目に付くので、平仮名にして
使用頻度も少なくしてみました。

アンケートに回答してもらいたいのであれば、
アクセスしやすい誘導の仕方も大切です。

「ご協力頂けます方は、下記のサイトにアクセスしアンケートにお答えください」
と書くと、どこか遠慮がちで回りくどい感じがします。

「ぜひ、ご回答をお願いします」という気持ちを伝えるためにも、
アンケートページのURLも明記する方が得策でしょう。

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著書『迷わず書けるメール術』

「まぐまぐ大賞2024」部門別賞「ビジネス・キャリア（無料メルマガ）」9位　入賞

今週は、感じのよいビジネスメールへの書き換え指南です。
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仕 事  の メ ー ル 作 法　　　　　　　　＜ 再び、書き換える技術（3）＞
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数字で示す

今週は事例を挙げながら、メールをわかりやすく、感じよく書き換える
ポイントをご紹介しています。

仕事の打診の一文です。
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引き続き、原稿の作成をお願いしたく下記の通り詳細をお送りいたします。
恐れ入りますが4/19（木）の朝までに1ページ分、4/21（土）の朝までに
2ページ分の原稿作成をお願いしたいのですがご都合はいかがでしょうか。
——————————————————————

日時や期限を知らせたり調整する場合、一文に用件を羅列してしまうと、
読む側に日時や数字の記憶が残りにくいように思います。

そこで、用件を整理しながら、書き換えてみましょう。
——————————————————————
引き続き、3ページ分の原稿作成をお願いしたいのですが、
ご都合はいかがでしょうか？　提出期限は
4/19（木）の朝までに1ページ
4/21（土）の朝までに2ページ
です。もし、ご了承いただければ、追って詳細をお送りします。
——————————————————————

文章の流れとしては、最初に依頼したい数量（ボリューム）を述べ、
提出期限を整理して書くと分かりやすくなります。

定期的な仕事で、対応が見込める場合は、最後の「もし、ご了承いただけ
れば」の一文はなくてもいいでしょう。

相手が判断しやすいような書き方を工夫すると、読み落としや読み誤りも
少なくなり、やりとりがスムーズになります。

＜追記＞２０２４.１２.２３

期日を伝える際
「朝までに」とするより
「午前10時まで」と時間を具体的に書くことをお勧めします。

「朝」の受け止め方は人それぞれに違い、
受ける側は自分に都合よく判断しがちです。

依頼する側は「朝一（9時）」のつもりでも
依頼される側は「午前中」とか「10時ごろ」と思っているかもしれません。

「いつまでに」と期限を定める方が
双方の思い違いによるトラブルを防ぐことができます。

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今週は、感じのよいビジネスメールへの書き換え指南です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　＜ 再び、書き換える技術（2）＞
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ゆったりやさしく！

今週は事例を挙げながら、メールをわかりやすく、感じよく書き換える
ポイントをご紹介しています。

打ち合わせの日程のやりとりの一文です。
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24日は取材が入っておりますので、連休前でご多忙とは存じますが、
26日もしくは27日にお時間ありましたら、お目にかかって情報交換等でき
ればと考えております。ご都合お聞かせ願えれば幸いです。
——————————————————————

一文に用件を複数入れてしまうと、文章自体が畳みかけるような調子にな
り、気ぜわしい印象になります。会話でも一気にまくし立てると、同じよ
うな印象を受けますよね。

用件を整理しながら、書き換えてみましょう。
————————————–
あいにく24日はすでに予定がありまして、伺うことができません。
26日もしくは27日ではいかがでしょうか。

もし、ご都合がよければ、
お目にかかって情報交換などできれば、ありがたいです。
ご都合はいかがでしょうか。
————————————–

都合の悪い日程を知らせるときも
「あいにく」「残念ながら」のような緩衝材になる言葉を添えると
「～できません」という否定表現が和らぎます。

「～できればと思います」という言葉も便利でよく使われますが、
「～できれば（～いただければ）ありがたいです」と書くと、
相手に伝わります。

ほかにも
「～できれば幸いです」
「～できればうれしいです」
などの言い回しがあります。

＜追記＞2024.12.16

書き換えの文例では
すっきりさせるために
「連休前でご多忙とは存じますが」
を取りました。
日程が連休の前後になる場合は、使うとよいでしょう。

文末は
「ご都合お聞かせ願えれば幸いです」
という定型的な言い回しではなく
「ご都合はいかがでしょうか」
と問いかける文にしました。
この方が相手に伝わるのではないでしょうか。

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今週は、感じのよいビジネスメールへの書き換え指南です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　 ＜ 再び、書き換える技術＞
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マイナスをプラスに！

今週は事例を挙げながら、メールをわかりやすく、感じよく書き換える
ポイントをご紹介します。

ネットオークションでの出品者からのメールの一文です。
——————————————————————
夫婦共、時間が不規則な仕事をしておりますので、協力しあってはおりま
すが、ご連絡がスムーズにいかない事があるかもしれませんので、あらか
じめ、ご理解下さいますよう、お願い申し上げます。
——————————————————————

上記の文は、言いたいことはわかるのですが、句点「。」が一つしかなく
読点「、」でつながっているので、読みづらく感じます。

文章の構成としては、下記の三つの柱が考えられます。
・夫婦共、時間が不規則な仕事をしている
・そのため、連絡がスムーズにいかないことがある
・すぐに返信ができない場合もあるので、ご理解いただきたい

上記の三つの柱を念頭に、適切に句点を入れて書き換えてみましょう。
——————————————————————
私どもは夫婦共に時間が不規則な仕事をしております。
できるだけ迅速な対応を心がけておりますが、ご連絡に多少お時間を要す
る場合がございます。
恐れ入りますが、その旨ご理解いただけると助かります。
——————————————————————

「ご連絡がスムーズにいかないことがあるかもしれません」と否定的に表現
するより、やむを得ず「ご連絡までに多少時間を要する場合がある」こと
を率直に伝え、そのための対応の努力をしている点も述べます。

さらに、こちらの都合で対応が遅れることの了承を得る文なので、
「あらかじめ、ご理解ください」よりも
「恐れ入りますが～助かります」と書くほうが
好印象を残せるのではないでしょうか。

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今週は、返信の際の件名についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 ＜ 返信時の件名（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　件名もメッセージ

　私信に多いのですが、これといった重要なことではないけれどメールでお
　知らせ、という場合、件名も「こんにちは」「ご無沙汰しています」とい
　うあいさつ調になったり、「○○○です」と名前を名乗ってしまうことが
　あります。

　それほど気の張ったメールのやり取りではないので、「Re: 」でそのまま
　返信してもいいのですが、私は

　「お便り、ありがとうございます」

　という件名にして返信することが多いです。

　このメルマガにお便りをくださった読者のかたへの返信にもこの件名を使っ
　ています。なんでもないひと言ですが、「Re: 」でそのまま返信するのは
　味気ないなと感じるときに、重宝に使えるフレーズです。

　▼　なおざりでない返信を
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　読者からのメールで面白いなと思ったのが
　「Re: 」の部分を漢字で「返: 」に設定していたメール。
　旅行会社にお勤めの男性読者なのですが、ご本人曰く

　> 旅行の見積り依頼なんて、同じ文面で何社（何十社？）にも送っている
　> ことは確かなので、返信するのにちょっとでも目立つようにと
　> 工夫しています。

　とのこと。これはユニークなアイデアだと思いました。
　実際、メールボックスの中でもとっても目立っています。

　仕事のメールでも私信でも、返信は「Re: 」でほとんどの場合事足ります。
　それを敢えて書き換えるのは、少しでも相手の目に留めてもらいたい、
　他のメールより際立たせたい、という思いがあるからではないでしょうか。

　「Re: 」での返信が適切な場合、書き換えてOKな場合とを見極め、
　相手に「おっ」と思わせる工夫を施すのも楽しいものです。

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今週は、返信の際の件名についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　 ＜ 返信時の件名（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　同じ件名の効用

メールの件名を変えずに返信したほうがよいケースもあります。例えば、
ネットオークションのやりとり。

私は落札専門ですが、多くの出品者が落札後のやりとりで
「件名はそのままで返信してください」
と指定しています。

複数の出品物を扱う場合は、出品者が判別しやすい件名をあらかじめ書い
てメールを送信するので、返信時も手を加えず「Re: 」の後はそのままの
件名で返します。

逆に出品者から何の指定もないときは
「4月5日に落札した○○○（落札品名）について」
と表記して返信することもあります。こうしておくと自分でも後で確認し
やすいからです。

▼　件名を指定して整理しやすく
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
ビジネスメールのやりとりでも、メールチェックをする際に判別しやすい
よう件名を変えずに返信してほしい場合があると思います。そのような時
は本文に「件名はそのままでご返信ください」と添え書きしておくと確実
です。

件名を事前に指定して返信を求める場合もあります。私もメルマガで募集
をかけるようなときに
「件名に【プレゼント応募】と書いて返信をお願いします」
と件名を指定しています。

件名を決まったフレーズにし、その件名でメールの振り分け設定をしてお
くと送信されたメールの整理がしやすいからです。

【しごび】も専用フォルダを作って振り分けて読んでくだ
さっている読者のかたもいるようですね。
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