今週は、長文のメールを送信する際に気を付けることについてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 長文メールの留意点（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 編集する

　以前にも書いたことがあるのですが、
　メールは「語る」ものではありません。

　対面で話す場合もそうですが、語り始めると止まらなくなるのが常。

　メールの場合でも、得意分野や好きなこと、
　自分の知識や経験を伝える気持ちが強く働くと
　「語りモード」に入ってしまい、文章が長くなりがちです。

　質問をする場合でも、ある程度ポイントを絞って尋ねるようにしないと
　いくらでも長くなる可能性があり
　読む側を疲れさせてしまうことも…。

　結果的にメールの本文が長くなってしまった場合
　それをそのまま相手に送信するのではなく
　一度、自分で整理・調整してみましょう。

　整理の仕方としては、次の3つの方法があります。
　1）見出しを付け、整理して述べる
　2）先に概要を挙げ、次に詳細を述べる
　3）目次を入れる

　1）見出しを付け、整理して述べる
　　 見出しには「●」「■」などの記号を使って目立たせると
読みやすくなります。

　2）先に概要を挙げ、次に詳細を述べる
新聞などでも最初にリード文が入った記事がありますね。
メール全文を要約し、先に「最も伝えたいこと」を先に述べておくと
詳細も伝わりやすいです。

　3）目次を入れる
上記のように数字で順番に箇条書きし
各項目を「目次」として先に挙げておくと
読む際に優先順位を付けやすくなります。

　長文のメールを書きっぱなしにせず
　このように一度、見直し、読みやすく編集するひと手間をかけると
　「長文でも読んでもらえる」メールにすることができます。

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