メールで相手先と日程調整をするとき
あなたは自分の都合を先に伝えますか?
それとも、
相手の都合を先に聞いてから調整しますか?

長らく私は、
後者の方法で日程調整をしていました。
このメールマガジンでも、
そう述べてきました。

昨年、あるIT企業の顧客対応メール文例集を
制作する仕事をした際
メールで打ち合わせの日程調整を進める文例で
自分の都合を先に伝え、相手と調整を図る
という文面にしてほしい、と指示があり
時代は変わったなぁ、と感じました。

このメルマガを創刊した17年前から
優先すべきは相手の都合で、
それに自分の都合を合わせて調整するのがマナー
と信じて疑いませんでした。
先に自分の都合を伝えるのは、
相手に対して失礼ではないか、
と思っていたからです。

でも、打ち合わせをすることが決定事項なら
双方の都合の良い日程を
スピーディーに決めてた方が良く
既に分かっている自分の予定や都合を
先に相手に伝え、調整していく方が
合理的かつ効率的。

もちろん、相手との関係性や状況にも
よるので、一概には言えませんが
ビジネスのメールのやりとりでは
効率とスピードが優先していることを
実感した出来事でした。

ただ、
自分の都合を先に伝える場合も
文面を工夫する必要はあります。

さらに、相手が
それを合理的と捉えるタイプか
不躾と捉えるタイプか
によっても文の運びは変わってきます。

相手に応じて文面を整えるテクニックは
まだ自分の経験が活かせる範疇ではあるのですが
「こうあるべき」という古い考えは
その都度、アップデイトしていかなくては
と考えさせられた次第です。

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