今週は、メール対応で心得ておきたいポイントについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メール対応のポイント(2)>
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やりとりを進めるには?
今週は、メール対応を行ううえで、心得ておきたいポイントについて取り
上げています。
二つ目のポイントは「自分の主張より、相手の要望や都合を聞き出す」です。
相手との関係が良好な時は、別段、気になりませんが、
「相手が悪いのであって、自分のせいではない」という状況だと、つい感
情的になり、こちらの主張を通してしまいがちです
ですが、相手との関係がこじれ、嫌悪な状態になっているときほど、まず
は相手の言い分に耳を傾け、相手が何を望んでいるかを知ることが必要で
す。
双方が感情的になってしまうと、メールの場合は特に、収拾のつかない事
態に発展する可能性が大きいからです。
▼ 目指すゴールは解決であり、けんかすることではない
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トラブルが発生した時、一番に考えるべきは「どうしたら問題を解決でき
るか」であり、責任のなすり合いや悪者探しではありません。
状況を知るために相手の言い分を聞くのであり、聞きとった内容から、次
に打つ手を判断していかなければなりません。感情を逆立てて、けんかし
ている場合ではないのです。
現状を把握したうえで、相手の要望のうち、こちちらが譲歩できる部分、
譲れない部分を明らかにしたうえで、次の交渉が始まります。
こうした深刻な事態以外でも、自分の都合ばかりごり押しし、相手の都合
を聞き入れない態度は相手を不愉快にするだけで、良好なやりとりはでき
ません。
相手に流される、言いなりになるということではなく、まずは相手の要望
を把握してから、自分の言い分を述べることがメールのやり取りに限らず
必要なことと考えます。
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【しごび】の お 知 ら せ
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