今週は、メールで説明する時のポイントについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 伝わる説明メール(4)>
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はっきり意思表示!
今週は、メールで説明するとき、
きちんと意図が伝わるメールにするための
ポイントを挙げてきました。
▼ポイント その4
「ぼかさず、はっきり意思表示する」
説明を一通り終えて、
相手に判断を仰いだり、返答を求めたりすることがあります。
そのようなとき、遠慮して
「お手すきの時にご回答ください」
「急ぎませんので、お時間のあるときにご検討ください」
といった書き方で結ぶと、
本来、ほしい相手から返答がなかなかなくて
やきもきするという事態になりがちです。
質問に対する回答
問い合わせに対す返答
打診に対する回答 など
説明に対して、相手から何らかの返信を要する時は
ぼかした言い方はせず
「○○についてご確認いただき、ご指示をお願いいたします」
「それでは、ご返答をお待ちしております」
のように返信を求める一文で結びます。
あるいは
「9月25日(水) 17時までにご回答をお願いいたします」
のように返信期日を書くと、さらに返信の確率はより高くなります。
今週のまとめです。
メールで説明する時は、次の4つのポイントを押さえて書くと
伝わる説明メールになりますよ。
1)相手が知りたいことは何か、を把握する
2)何を伝えたいメールなのか、はっきり示す
3)事実と意見を分ける
4)ぼかさず、はっきり意思表示
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【しごび】 の お す す め
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【しごび】 の お 知 ら せ
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来週月曜日は「秋分の日」のため、
当メールマガジンの配信を休みます。
次号は、9月24日(火)の配信です。お楽しみに!