今週は、メールで伝達する際の箇条書きの活用についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 箇条書きのすすめ（3）＞
◆─────────────────────────────────◆
項目を絞る、分ける
項目に分けて並べるのが「箇条書き」の特長ですが
下記のように項目が多すぎると、分かりづらくなります。
（NGな例）
製造現場における水の用途
1）洗う
2）冷やす
3）調合する
4）仕込む
5）借りる
6）沸かす
7）放流する
8）回収する
9）噴霧する
項目数の目安としては
最大「7項目」。
7項目以上になると、項目が多いため
把握しづらく、記憶にも残りにくくなるのです。
項目を絞り込める場合は
「5項目」「3項目」程度にするとよいでしょう。
▼ 多すぎる項目は「くくれないか」検討
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
項目が7項目以上になりそうな場合は
それをグループ分けや階層で「くくれないか」を
検討してみましょう。例えば…
製造現場における水の用途
1）○○の現場
・洗う
・冷やす
・調合する
2）△△の現場
・仕込む
・借りる
・沸かす
3）◇◇の現場
・放流する
・回収する
・噴霧する
当初の9項目の羅列を
3つの「現場別」にグループ分けし
グループに番号を振って、項目を3つずつに仕分けすると
視覚的に分かりやすくなります。
メールの内容を整理するときも
ランダムに複数の項目を列挙した後
分類して大きな項目に「くくり」直すと
内容がまとめやすくなります。
仕事実績、著書、お問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室
