今週は、メール関連の整理のススメです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　 ＜ メールの大掃除（4）＞
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送信メールの整理

今週は、「メールの大掃除」と題し
メールをスッキリ快適に送受信するための
整理方法について紹介しています。

▼その4）送信メールの整理

日々たまっていくのは「受信メール」だけではありません。
意外と気づかずにいますが、
自分から送る「送信メール」もどんどんたまっていっています。

受信メールだけでなく
送信メールの方も
用件が済んだものや不要なものは削除して
送信メールフォルダをすっきりさせましょう。

送信メールを見返すタイミングは
メールがちゃんと送れているかどうかを確認する
メール送信直後がほとんどではないでしょうか。

確認できた時点で
送信済みフォルダに残ったメールは
よほど理由や重要な内容でない限りは不要。

整理する際
受信メールの時ほど、削除か保存かに迷うことも
ありません。

送信メールの整理もまとめて1年分整理するより
1カ月とか、数週間ごとに定期的に見直す習慣をつけておくと
よいでしょう。

受信メールはいつも意識していますが
送信済みのメールは「意識の外」にあることが多いので
改めてとりあげてみました。

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【しごび】 か ら お 知 ら せ
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いよいよ来週ですよ～♪

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第１３回　【仕事美人　トーク・カフェ】
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木工作家　竹部 徳真 さん
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「大自然を生活の一部に」を理念に
山口を拠点に、作家活動を展開中の
若きアーティスト竹部さんに、これまでのこと
これからのことを思う存分語っていただく2時間です！

今週は、メール関連の整理のススメです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールの大掃除（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　フォルダの整理

　今週は、「メールの大掃除」と題し
　メールをスッキリ快適に送受信するための
　整理方法について紹介しています。

　▼その2）フォルダの整理

　受信したメールを整理するために
　自動振り分け機能を使って
　所定のフォルダにメールを分類している場合は
　フォルダの整理をお勧めします。

　フォルダの自動振り分けは便利ですが
　フォルダの数が多すぎると、結局
　後でチェックするのが大変ということに。

　1年間、設定しているだけで
　それほど使うことのなかったフォルダは削除するか
　「過去メール」というくくりでひとまとめにして保存を。
　
　逆に、やりとりが増えた相手のメールは
　見落とさないようにするためにも
　フォルダを新規に作成します。

　フォルダの分類については
　「仕事用」「私用」に分けたり
　「メール」と「メルマガ」に分けたり
　と大きく分けておいてから

　さらに
　客先別、用件別に細分化していきます。

　アドレス別に分類したり
　時系列に月別にまとめるのもようでしょう。

　自動振り分け機能の設定は
　それぞれのメールソフトごとに違うので
　「メールソフト名」と「自動振り分け」で
　検索してみてください。

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　【しごび】 か ら お 知 ら せ
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　男性の参加もお待ちしています♪

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　　　　　　　　　木工作家　竹部 徳真 さん
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　「大自然を生活の一部に」を理念に
　山口を拠点に、作家活動を展開中の
　若きアーティスト竹部さんに、これまでのこと
　これからのことを思う存分語っていただく2時間です！

今週は、メールで助言するときのポイントを紹介します。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ アドバイスするときの心得 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　自分より相手の視点

　相手から聞かれもしないのに
　ついつい多くを語ってしまい

　相手から
　「あ、それよく知っています」
　「分かってますから」
　と返され、赤面。

　おせっかいでせっかちな私は
　このような失敗を
　会話でもメールでもよくしてしまいます。

　自分がすでに知っていることとか、
　得意分野で、つい
　問わず語りに語ってしまう傾向があるようです。

　自分にも経験がある
　自分も知っている
　それに関しては誰にも負けない……
　そんな気持ちが

　相手の意向や状況お構いなく
　語らせてしまうのでしょう。

　メールで助言やアドバイスをするときにも
　この傾向があるように思います。

　「自分だけが知っている」と思う前に
　「相手も知っているのでは？」という視点に立つと
　聞かれもしないのに余計なことを語りだす失敗を
　防ぐことができそうです。

　今週は
　メールでアドバイスや助言をするときの留意点
　について考えていきたいと思います。

今週は、「すごい」以外の表現についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ すごいに代わる褒め言葉（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 プラス表現に変換

　VOL.2062で述べたように
　
　「すごい」には、好ましい物事やプラスの評価、
　その反対の好ましくない物事やマイナスの評価
　の両方で用いられます。

　したがって
　自分ではプラスの評価のつもりで「すごい」を使ったつもりでも
　相手はマイナスの評価をされたと受け取ったり、
　プラスにとっていいのかどうか分からなかったり
　ということがあります。

　例えば
　「すごい名前ですね」という表現。

　書く側は「素晴らしい」「由緒正しい」名前のつもりで
　「すごい」と表現したのに

　読む側は「変わった」「奇妙な」という意味合いの
　「すごい」と受け止めることもあるわけです。

　プラスの印象、好意を相手に伝えるのであれば

　「素敵なお名前ですね。どのような由来があるのですか？」

　のように、肯定的な表現で具体的に書くと
　誤解されずに思いが伝わります。

　話し言葉だと、思ったことがとっさに口を突いて出ますが
　書き言葉の場合は、読み返して修正ができるので

　相手に誤解を与えそうな表現
　自分の真意が伝わりにくい表現は
　他の表現に書き換えることも必要ではないでしょうか。

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　【しごび】 の お す す め
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　準備の都合があるので
　本日、17時で申し込みを締め切りま～す！

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　　 　　　第１２回　【仕事美人　トーク・カフェ】
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　　　　　　　結婚相談所　フェアウィンド　代表
　　　　　　　　　　　 飛松 愛子 さん
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　「今どきの結婚事情」「結婚に対する理想と現実」など
　飛松さんが仕事を通して見たり、感じたりしたことを
　思う存分語っていただく2時間です！

　　日　時 　１１月８日（金） １８：３０～２０：３０

　　会　場　 楽しい生活動作の研究所（たのけんレンタルフロア）
　　　　　　
　　参加費　 一般 ⇒ 3000円
　　　　　　「仕事美人のメール作法」読者 ⇒ 割引あり
　　★　飲み物とレトワールフリヨンのおいしい焼き菓子 付

　　定　員　１５名（定員になり次第、締め切ります）

　☆————————————————–☆

　★お申し込み方法は…
　　FBのイベントページで「参加」ボタンを押してください♪
　　

今週は、「すごい」以外の表現についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ すごいに代わる褒め言葉（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　すごさの内訳

　「あの会社はすごい！」
　「佐藤さん、すごすぎる！」
　「それはすごい！」

　驚くほどの何かをした相手を称賛するときに
　便利な「すごい」という表現。

　たまに使うと効果的ですが
　褒め言葉がいつも「すごい」「すごいですね」の繰り返しという
　ワンパターンから脱却するには？

　「すごい」のもとになっているのは「何」なのか？
　を考えてみます。例えば……

　佐藤さんはすごい！
　　↓
　すごいって何が？
　　↓
　いつ仕事を頼んでも早くて正確！
　嫌な顔をせず、いつも気持ちよく対応してくれるんだ。
　　↓
　それはすごい！

　この場合、
　「何が」＝仕事ぶり
　「どのように」＝早くて正確、感じが良い

　この「何が」「どのように」の部分を
　具体的に書いてみると…

　本人に伝えるときは…　
　「佐藤さんに頼むと、早くて確実ですね。
　　いつも助かっています」

　人に伝えるときは…
　「佐藤さんは仕事が早くて確実。
　　いつも気持ちよく対応してくれて、感じがいいですよ」

　このように
　「何が」「どのように」
　すごいのかを具体的に書くと
　「すごさ」の内訳が伝わります。

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　【しごび】 の お す す め
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　「0か100か……」

　今回はこのタイトルがすべてです！

　第88号　0か100か、極端に考える
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今週は、「すごい」以外の表現についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ すごいに代わる褒め言葉 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　便利な褒め言葉

　人のことを褒めたり、称賛したりするときに
　よく使う表現が「すごい」です。

　もともと、驚くほど程度がはなはだしいことを表す言葉ですが
　類似する「ひどい」が、あまり好ましくない物事、マイナスな評価に
　用いられるのに対し

　「すごい」は、好ましい物事やプラスの評価、
　その反対の好ましくない物事やマイナスの評価
　その両方で用いられるという違いがあります。

　例）
　ひどい人、ひどい仕打ち、ひどいことを言われた
　→　マイナスな評価に使われる「ひどい」に対し

　すごい人、すごい反響、すごい恰好
　→　プラス、マイナス、どちらの評価にも使われる「すごい」

　とても優れていること、驚くべき状態を
　「すごい」と表現しますが
　いろいろな場面で使いやすい言葉ゆえに
　ついついあまりよく考えずに使ってしまうことも……。

　特に、目上の相手を称えるようなとき
　「部長、すごいですね」
　「それはすごい！」
　と、「すごい」を連発するだけで終わるのではなく
　ほかの表現も知っておきたいところ。

　今週「すごい」に代わる
　褒め言葉を取り上げます。

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　【しごび】 の お す す め
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　すでに満席ですが、定員の枠を増やします！
　でも、お申し込みはお早めに。

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　　 　　　第１２回　【仕事美人　トーク・カフェ】
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　　　　　　　　　　　 飛松 愛子 さん
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　「今どきの結婚事情」「結婚に対する理想と現実」など
　飛松さんが仕事を通して見たり、感じたりしたことを
　思う存分語っていただく2時間です！

　　日　時 　１１月８日（金） １８：３０～２０：３０

　　会　場　 楽しい生活動作の研究所（たのけんレンタルフロア）
　　　　　　
　　参加費　 一般 ⇒ 3000円
　　　　　　「仕事美人のメール作法」読者 ⇒ 割引あり　　　　　
　　　 　★　飲み物とおいしいお菓子 付

　　定　員　１５名（定員になり次第、締め切ります）

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