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今週は、メールでの断り方を考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　 ＜ 断るテクニック（3）＞
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相互紹介の断り方

▼　基準を設けて対応
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メルマガを発行していると、避けては通れないのがメルマガの相互紹介の
依頼です。読者数が増えるほど、どこからともなく相互紹介の依頼も増え
てきます。

私の場合は、まず、相互紹介をする基準を設け、それに合わない依頼はお
断りするようにしています。選定基準を設けておくと断りやすいからです。

基準の一つとして挙げられるのが、読者層。例えば…

「対象とする読者があなたのメルマガと当方のメルマガとでは異なるよう
です。せっかくのご依頼ですが、相互紹介は見送らせてください」

読者層の違いは、無難に断る理由にもなります。

▼　情報商材系はお断り
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一方的に自分のメルマガの内容、相互紹介のメリットなどを書き立ててく
るメルマガもお断りしています。情報商材系に多いパターンです。特長と
しては、

・宛名が「（メルマガタイトル）」発行人様　となっている
・「突然のメール、申し訳ありません」というような書き出し
・「一方的にお願いをするのではありません」というような文面で、無料
レポート提供やアフィリエイトによるメリットを強調

といったところでしょうか。

相互紹介を依頼する相手のメルマガの感想などは皆無で、お願い事やメリッ
トの強調が目につき、やたらと長い点が共通しています。文面からも不特
定多数の相手に濫発しているのが明らかな場合は、返信しません。

▼　【しごび】の基準
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当メルマガが相互紹介する場合の基準は、まず、読者のメルマガであれば、
公序良俗に反しない内容、情報商材系以外は、優先的に紹介することにし
ています。

読者数の落差を気にされる方もおられますが、私自身は気にしません。
【しごび】創刊当初、読者数がはるかに多い既刊のメルマガに助けてもらっ
てきたので、その「恩送り」と思っています。同じメルマガを繰り返し紹
介することも多いです。

私から相互紹介をお願いする場合は、まず自分が読んでいるメルマガが基
準。「読んでいる」ことが最低限のマナーと思っています。そうでないと、
感想が書けないからです。

相互紹介も数打ちゃ当たる、という考え方もありますが、私は相互紹介も
縁の始まりと思うので、読んでない相手、読めない相手との相互紹介はで
きないですね。

●このメルマガ配信時の「あとがき」はこちら

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今週は、メールでの断り方を考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　 ＜ 断るテクニック（2）＞
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苦手な相手に誘われたら…

▼　「ありがとうございます」で先制を
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社内・社外とも苦手な相手はいるもので…。困ったなと思うのが、アフタ
ーファイブのお誘い。

仕事で付き合いのある相手の場合、むげに断るのも気が引けるものです。
忙しいときに限って、誘ってくる上司への対応も気を遣います。

断り方としては、まず「ありがとうございます」で先制を。次に

「せっかくお誘いいただいたのですが、今日はすでに予定があり、
ご一緒できません」

「残念ですが、今日は習い事に行く日になっていて参加できません」

と、理由を挙げて丁寧にお断りします。

「今日はちょっと」「その日はどうも…」とあいまいな返事では、相手は
勘違いして再度誘ってくる可能性がありますし、場合によっては気分を害
することも。

▼　「ごめんなさい」であとを断つ
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「せっかくお声をかけていただいたのに、○○○で忙しくしておりまして、
ご一緒できません。ごめんなさい」

と、「ごめんなさい」「すみません」を最後に持ってくると、断りの意が
強まります。○○○には、仕事、習い事、資格取得の勉強など、説得力の
ある理由を。

仕事にかこつけてしつこく誘いがある場合は

「仕事のことでしたら、就業時間内にお願いしていいですか」

という対処法も。

逆に、誘われてうれしい相手に、どうしても断らなければならない場合は、
最後に「次回はぜひご一緒させてください」「また声をかけてくださいね」
と次につながるひと言を。

もっと具体的に「明日でしたらご一緒できるのですが、残念です」「来週
は手がすきますので、良かったら声かけてくださいね」と、相手が声をか
けやすい状況を伝えて、意思表示しておくとよいでしょう。

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今週は、メールでの断り方を考察します。
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仕 事の メ ー ル 作 法　　　 　 　　　　　　　　　　＜ 断るテクニック ＞
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知り合いからの勧誘

▼　理由を述べて断る
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なまじ知っている相手からの勧誘は断りにくいものです。

ピシャリと強く断れば角が立ち、やんわりでは歯が立たない。だから、と
ても厄介。そんな経験、ありませんか？

「いらない」「お断り」と単刀直入に切り込むより、断る理由を説明する
と比較的スムーズです。例えば、知人が自分も使っているという化粧品の
購入を勧めてきた場合。

・「あいにく、最近、新しい化粧品を買ったばかりです。
今回は購入を遠慮させてください」

・「確かに良い商品ですが、私には少し高価すぎて続けて購入することが
できそうにありません。
せっかく声をかけていただいたのに、ごめんなさい」

・「残念ですが、すでに決まった購入先があり、他の商品は当分購入する
予定がありません」

といった具合。

「あいにく」「せっかくですが」「残念ですが」というフレーズを枕詞
（まくらことば）的に先に持ってきて、断る理由を述べるようにすると、
文章のトーンが柔らかくなります。

▼　はっきり断った方がいい場合
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場合によっては、はっきりと断らなければならない場面もあります。

私も経験があるのですが、特に親しくもなかったかつての同級生から、い
きなり連絡があるケース。学生時代の同級生の連絡先を教えてほしいとか、
学生名簿を譲ってもらえないかという打診です。

最初は懐かしさから、昔話に花が咲きますが、途中から本題に。しつこく
電話やメールでせがまれたり、会って話そうと言われたり…。

そんな時はきっぱりと
「相手に迷惑がかかってもいけないので、今後は協力できません」
「残念ですが、学生名簿はありません（提供できません）」
と伝えたほうが、後を引きません。

仲の良かった友人が、懐かしさを装いながら名簿や連絡先を尋ねてくるの
が、実は一番がっかりします。

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今週は、メールの書き出しについて考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 ＜ メールの書き出し（5）＞
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プライベート編

▼　あいさつも早々に…
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仕事を離れて親しい相手に出すメールの書き出し。

形式ばることはありませんが、基本はビジネスメールと同じで「相手の名
前→簡単なあいさつ→自分の名を名乗る」という流れを意識して書くとよ
いでしょう。

親しい間柄なら、いきなり本題に入ることも。

この時のポイントは「伝えたいことを先に書く」です。一緒に出かけたり、
食事したことへのお礼、来訪や贈り物を受け取った感謝の言葉、行き違い
や迷惑をかけたことへのお詫びなど、そのメールで一番に伝えたい気持ち
を言葉にして表します。

前フリが長いより、本題を先に持ってくるほうがメールには適しているよ
うです。

▼　相手の気持ちに切り込むには…
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たまに、あたりさわりのない内容の最後に「追伸」で、お礼やお詫びを添
えているメールがあります。

照れや遠慮から、さも付け足しのように追伸で本音を書いているケース
がありますが、受け取る側からすると“ついで”に書いている感じがすることも。

同様に、理由ばかり先に並べ立てて、最後に「ごめんね」「勘弁して」と
詫びるメールもまどろっこしい。

「ありがとう」「うれしい」「ごめんなさい」という素直な言葉が書き出
しにある方が、私はうれしく感じるので、自分から送るメールでは伝えた
い気持ちから書き出すようにしています。

書き出しでずばっと本題に触れた後、最後に相手を気遣うひと言や次につ
ながるメッセージを。

「元気だしてくださいね」「また会いましょう」など、短くても今の相手
の状況や「会いたい」気持ちを添えるといいですね。大切な相手への私的
なメールほど、私はできるだけ短く、言葉を選んで心に残る内容になるよ
う工夫しています。

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【しごび】からのお知らせ
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市内電車を借り切って、目指すは宮島！
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楽しくなりそうです。

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今週は、メールの書き出しについて考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 ＜ メールの書き出し（4）＞
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社外編

▼　役職の後の「様」
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社外宛のメールの書き出しは、まず宛名、次に「お世話になります」など
のあいさつの一文、続いて自分の名を名乗る、というのがパターンです。

メールの宛名につける敬称は「様」が基本。部長、課長などの役職名自体
が敬称に当たるので、役職名の後に「様」はつけません。

役職のあるかたに「様」だけでは収まりが悪い、と感じる場合は、
「株式会社○○　業務部　部長　山本様」
と「役職名＋氏名＋様」というパターンを覚えておくと良いでしょう。

注意したいのが、相手の社名の表記。（株）（有）と略さず、株式会社、
有限会社と表記するのが適切です。自社については（株）（有）として
問題ありません。

名前はもちろん、社名、部署名、役職もくれぐれも間違えないように送信
前に今一度確認を！

▼　素性と名前を明らかに！
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あいさつ文として一般的なのは「お世話になります」「いつもお世話になっ
ております」。疎遠だった相手には「ご無沙汰しており
ます」「お久しぶりです」ですね。

初めてメールを送る相手には「はじめまして」「突然のメールで失礼いた
します」などのひと言に続き、「□□□株式会社制作部の神垣と申します」
と自分の素性を明らかに。

この時、「△△様からご紹介いただき～」「○○様のホームページを拝見
し～」と、相手のアドレスを知った経緯を添えておくと、受け取る側の警
戒心も和らぎます。

顔の見えないメール。ビジネスメールでも相手の名前、自分の名前を明らかにしたう
えで気持ちよくやりとりしたいですね。

名前の分からない相手とは信用も信頼も築けません。

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