はた迷惑なメールについての最終回です。

◆────────────────────────────◆
　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　 ＜ 黄信号のメール（5）＞
◆────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ムラのあるメール

▼　重たいメール
￣￣￣￣￣￣￣￣￣
気分のムラがメールにも出ます。

自分が暇だったり、人恋しい時には、ボリュームたっぷりに語り尽くした
メールをよこすのに、忙しくなるとふっつり音信不通。何かあったのかと
案じて返信すれば、本人はケロっと忘れていた、なんてことがあります。

心の中のモヤモヤや不安を書いて解消するということは確かにあります。
ですが、その人の内面を書き連ねたメールというのはややもすると大作で、
読む人の気を重くします。

人を巻き込んで解消するのではなく、ひっそり自分の中で処理して、人に
は晴れやかさわやかな心持ちでいつも接したいものです。特にビジネスの
場では。

▼　まずは心の状態を最適化！
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
仕事ができる人は往々にして、そういったムラが見られません。気持ちや
生活態度のバランスがとれている様がメールからもくみ取れるのです。

要件を簡潔にまとめ、ソツなくムダなのないメールが、だいたい決まった
時間帯に来ることが多いです。これはメール対応の時間を決めているから
で、やりとりを続けていくうちにその人のサイクルが見えてきます。

今週5回にわたってお届けしてきた「黄信号のメール」。すべて、私自身
の経験をもとに書きました。

おかしなもので、相手への関心や思い入れが強い時ほど、余計な力が入っ
て失敗することが多かったように思います。

人によって態度を変えるのではなく、むしろ、どんな人へも感じよく的確
なメールが送れるよう、まずは自分の心の状態を最適化しておくことが大
切なのかもしれませんね。

メルマガ詳細

 

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

メルマガ詳細

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

今週は、本来の言葉の意味にスポットを当ててみたいと思います。

◆────────────────────────────◆
　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　 ＜ 誤りやすい慣用句 ＞
◆────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　言葉にまつわる誤解

▼　エピソード1：おあつらえむき
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
パンフレット用のコピーを提出した際、若い担当者から投げかけられた質問。

「おあつらえむきって、一般的な言葉ですか？」

「えっ？」と一瞬言葉につまりましたが、私より15歳は若いその担当者の
“辞書”には「おあつらえむき」という言葉はなかったようです。

「おあつらえむき・あつらえむき」とは、注文どおり、希望どおりであること
や、そのさまを指します。

「あつらえる」という言葉を知っていれば、イメージできる言葉ですが、もは
や若い世代には「あつらえる」という行為自体がすでに未知のもの？　そう実
感した出来事でした。

▼　エピソード2：大部
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
次は、私が言葉を知らなかったケース。

社内報の仕事で、先方から受け取った原稿に「大部なので読むのも大変だが…」
という一文がありました。

紙数が非常に多い本なので、読了するのに時間を要す、という意味で使われて
いたのですが、私はてっきりは「大部」はタイプミスと思い込んでいました。
それまで「大部」という言葉を知らなかったのです。

先方に「ここは“厚い本”の間違いでは？」と何度かメールしても返事はなし。
辞書で調べて、初めて言葉の意味を知ったときは穴があったら入りたい心境で
した

言葉の本来の意味や用法。知らないよりは知っておくほうがいい。普段何げな
く使っている言葉に「ちょっと待った」をかけ、今一度見直してみましょう。

▼続きはこちらから

【仕事のメール心得帖】Vol.7　＜間違いやすい言葉＞誤りやすい慣用句

 

ビジネスメールを書くときに役立つ
最新の記事が無料で読めます。
平日日刊で無料配信。登録はこちらから

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』
その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

 

今週は、社内・社外、公私によるメールの使い分けについてです。

◆────────────────────────────◆
　メ ー ル 作 法　　　　                　 ＜ 目的別メール作法（3）＞
◆────────────────────────────◆
                                                                                  社外メール

▼　社外メールは礼儀に注力
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
社内メールが、伝達用件優先なのに対し、社外宛てのメールは相手に失礼
や不快な思いをさせないような配慮が必要。言葉づかいにも気を使うとこ
ろです。

社内メールが「です・ます」の敬体が基本なのに対し、社外メールは、さ
らにかしこまった言葉づかいが主となります。例えば、こんな感じです。

（社内メール）　　　　　（社外メール）
～です　　　　　　　　　～でございます
～します　　　　　　　　～いたします
～と思います　　　　　　～と存じます
お願いします　　　　　　お願い申しあげます
ついては　　　　　　　　つきましては

このほか、尊敬語として「御社」「貴社」「ご覧になる」、謙譲語として
「弊社」「当社」「拝見する」なども。礼を失しない基本の敬語や敬意を
表す表現は押さえておきましょう。

新規のお客さまか、旧知のお客さまか、取引先の担当者か。相手によって、
敬語の使い具合も異なってきますね。

▼　面識のない相手には漏らさない
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
社外の複数の人に同報でメールを送信する際に使われるのが「BCC(ブライ
ンドカーボンコピー)」です。

自分は知っていても、送信する相手同士が面識のない場合は、「CC」より
も「BCC」を使い、互いのアドレスが公開されない配慮を。

「BCC」で送信する際は、まず、「宛先（TO）」に自分のアドレスを、
「BCC」にメールを送信したい複数の相手のアドレスを入れて送信すると、
送り主が明らかになります。

DMメールやメルマガを手配信するような場合は、個人情報の漏洩に備え、
BCCよりもメール一斉送信ソフトを使用したほうが賢明です。

 

メルマガ詳細

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

今週は、うっかり見落としがちな言葉づかいについてです。
◆────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　　＜ 気をつけたい言葉づかい（5）＞
◆────────────────────────────◆
敬語の問題

▼　「お」と「ご」の問題
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
今週、お届けしてきた「気をつけたい言葉づかい」の締めくくりに、読者
のかたからいただいた質問にお答えしたいと思います。

＜読者からの質問＞—————————————————-

質問です。丁寧語というか尊敬語調にする場合、いつもどうするか悩みます。

ご丁寧な説明文をお送りいただき
丁寧なご説明文をお送りいただき

ご遠慮なく連絡ください
遠慮なくご連絡ください

のどちらなのか、ということです。どう考えても
ご丁寧なご説明文…とか
ご遠慮なくご連絡ください…
の連打は美しくないかと個人的には感じております。好みと片付けてしまうの
もあまりに身勝手なので、急ぎませんのでご意見をいただきたく。よろしくお
願い申しあげます。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（読者：Yさん）

———————————————————————-

敬語って難しいですよね。【しごび】への質問で一番多いのも、実は敬語の使
い方についてです。

今回の質問では、丁寧語と尊敬語が混在しているようです。このような場合、
丁寧語を省き、動詞に付いた尊敬語だけにするとすっきりします。

丁寧な説明文をお送りいただき
遠慮なくご連絡ください

といった具合です。

接頭語として言葉の上に「お」や「ご」を付けると、形としては丁寧に響きま
すが、多用は禁物。むしろ、それを受ける動詞を尊敬語にしたほうが収まりが
良いようです。

▼　「お」と「お」の問題
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
関連して、別の読者のかたからも次のようなお便りをいただきました。

＜読者からのお便り-2＞——————————–

「お手数おかけしますが」

この言葉は非常によく使われると思いますし、私も使っています。ここ
で私が疑問に思っているのは、「お手数」は相手の事なので「お」は必
要だけど、「おかけします」の「お」は自分にかかるので、「お手数を
かけます」とするべきではないか？　という事です。

「お手数おかけしますが」はよく使われるので慣用的に問題無いだけで、
本来は「お手数かけますが」とかと言うべきではないか？　という事で
す。

この事を訊く相手もいないので、両方を使っています。気持ち的には
「お手数かけます」が正しいと思っていますが、慣用的に「お手数おか
けします」もありかと思っています。

もしこの件、何かご意見をお聞かせ頂いたりご指導頂けますと、大変助
かります。
（読者：S.Nさん　より）

——————————————————

私も何の気なしに使っていましたが、これも敬語が重なっている一文と言
えますね。

調べてみたのですが、S.Nさんも書いておられるとおり、すでに慣用的に
使われているケースが多くみられます。ただ、二重に敬語を使わない言い
方として「お手数かけますが」のほうがすっきり感はあります。

どちらが正しいと結論はつけがたいので、ご自分にとってしっくりくる言
い方をお使いになってよいのではないでしょうか。
「お手を煩わせますが」と言い換えることもできますね。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

検索して、このブログへたどり着いたあなたへ

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

今週は、うっかり見落としがちな言葉づかいについてです。

◆────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　　＜ 気をつけたい言葉づかい（2）＞
◆────────────────────────────◆
謙譲の美徳？

▼　遠慮しすぎも考えもの
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
人に物を贈る時「つまらないものですが…」と渡すより、「心ばかりのも
のですが、召し上がってください」と言い換えるだけで、印象が変わると
思いませんか？　必要以上にへりくだった言葉づかいも考えもの。

何か褒められた時も、「いいえ、たいしたことはありません」よりは「あ
りがとうございます」と返すほうが感じはいいです。

謙譲の美徳も使いよう。相手を立てる、謙遜する、という考え方は相手と
の調和を重んじる日本人社会ならではの“美徳”ではありますが、相手を
重んじるがために自らを卑下したり、遠慮しすぎるのも時として見苦しい
ものです。

▼　本来の言葉の意味
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
本来の意味より、やりとりをするうえで形式化して使っている言葉という
のもありますよね。

初めての相手に「お世話になります」、何をどうするのか具体性に欠ける
「よろしくお願いいたします」など。このひとこと書いておけば何とかな
る、という定番フレーズ。

あんまり何も考えずに多用していると、いざ、本来の意味で使いたいとき
に効力を失うこともあるのでご用心。意味を考えて言葉を選びたいですね。

メルマガ詳細
メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

今週は、うっかり見落としがちな言葉づかいについてです。◆────────────────────────────◆
　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　＜ 気をつけたい言葉づかい ＞
◆────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬称の使い方

▼　基本は「様」
￣￣￣￣￣￣￣￣￣
敬称には、「様」「殿」「先生」「氏」などがありますが、ビジネスメールで
は「様」が一般的です。公的な手紙も「様」は失礼にあたりません。

「先生」は教職の人に使う敬称。「先生」自体が敬称ですので、くれぐれも
「先生様」と重ねて使わないように気をつけましょう。○○局長、△△教授な
ど、官名や職名を氏名の下につけて敬称として用います。

▼　担当者名が分かれば「御中」は不要
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「御中」の使い分け、できていますか？

御中は、担当者名が分からない場合や、はっきりしない場合に、官庁、会社、
団体宛てに送る時に使います。ですから、宛先の個人名が分かっている場合は
不要です。
株式会社○○○ 御中
○○会社○○部 御中

担当者の個人名が分かっている場合は
○○会社△△部　山本太郎様

といった具合です。

ハガキ・手紙の宛名で使う場合の注意点もご紹介しておきましょう。
応募などの宛先が「○○係」とある場合も御中を忘れずに。「係」のみで送る
のは「御中知らず」と言ってNGです。

封書やハガキの宛名に「行」「宛」とある場合は、それを二重線で消して「御
中」や「様」と書き、送付します。その時の「御中」「様」の位置は、二重線
を引いた「行」「宛」の下に続けるのではなく、縦書きの場合は消した字の左、
横書きの場合は消した字の下に書くとされます。

メルマガ詳細

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆

上記の記事がまぐまぐニュースに紹介されました。

▼「行」や「宛」を二重線で消して「御中」どの位置に書けばいい？

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】