今週は、堅苦しい表現の言い換えについてです。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　   　 　   　　　＜ もっと易しく ＞
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                                                                        お役所言葉の不思議

▼　良く言えば格調高く、悪く言えば仰々しい
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
市町村合併により、市勢要覧や町勢要覧も一新されます。仕事を請け負う
ことも多いのですが、お役所から提供される資料や元原稿のほとんどが独
特の言い回し。堅苦しい「お役所ことば」のオンパレードです。

もともと公用文自体が常体（文末が「だ」「である」で終わる文章の書き
方）で書かれているし、法令に基づく業務ということもあり、「供用」
「当該」といった官庁用語も頻繁に出てきます。「前向きに検討する」
「等」といったあいまいな表現、「行う」「実施」「推進」などの定番フ
レーズも得意とするところ。

お役所ことばに堅苦しさを感じるのは、文語や漢語調の表記が多いからで
す。文語とは古い時代の言葉。漢語とは中国起源の字音語（音で読まれる
語）。

文語・漢語調の文章は、良く言えば格調高く、悪く言えば仰々しく威圧的
な印象があります。私自身も、気の張る相手に改まった文章を書くときは、
文語・漢語調の表記をつい使っています。教養が高そうに見えるからです。

▼　難しいことを易しく伝える方が難しい
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
▼続きはこちら

【仕事のメール心得帖】Vol.2 ＜ワンランク上の言い回し＞もっと易しく

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https://www.mag2.com/archives/0001687572/2019/5

今週は辞書登録の活用についてです。

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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　 ＜ 辞書登録活用法（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ます目と罫線

　▼　スケールを登録
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　今でこそエディタソフトを使ってメルマガを書いていますが、それまでは
　もっぱらWindows付属の「メモ帳」を使っていました。

　その時活用していたのがスケール代わりのます目です。
　一行35文字の設定なら
□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■
　
　33文字の設定なら
□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□

　というふうに、文字数を計れるスケールを作成し、それぞれ「35」「33」
　と辞書登録していました。

　700字の原稿を作成する時は、35文字のスケールを「メモ帳」に入力し、
　横幅をスケールが収まる幅に調整します。メニューバーの「編集」で「右
　端で折り返す」に設定しておくと、一行35文字で原稿が作成できるので、
　それを20行分書く、といった具合。

　ミニスケールとして五文字のます目（□□□□■）を登録しておくと、一
　行の幅をいろいろ変えることもできます。

　私はこの方法を先輩の編集者に教わりました。原始的な方法ではあります
　が、慣れれば快適で、テキストデータで原稿を渡す時などに重宝していま
　す。今も原稿を書くときは、ずっとこのスタイルです。

　▼　よく使う罫線も
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　文末に入れる「──。」も「けい」で辞書登録しています。

　罫線は「けいせん」で入力すると「━」「─」「┘」「└」などが変換候
　補に出てきます。

　よく使う罫線、例えば、細罫「───」や太罫「━━━」も辞書登録して
　おくと、原稿に罫を入れたい時に便利です。

　矢印も「やじるし」と入力すると向きがいろいろの矢印が変換候補に出て
　きますが、私は「みぎ」で「→」、「ひだり」で「←」、「うえ」で「↑」、
　「した」で「↓」とそれぞれを登録しています。

　ちなみに、辞書登録しなくても「よこ」と入力すると「━」「─」、
　「たて」と入力すると「│」「┃」「∥」などが変換候補で出てきます。

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今週は、本来の言葉の意味にスポットを当ててみたいと思います。

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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　 ＜ 誤りやすい慣用句 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　言葉にまつわる誤解

▼　エピソード1：おあつらえむき
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
パンフレット用のコピーを提出した際、若い担当者から投げかけられた質問。

「おあつらえむきって、一般的な言葉ですか？」

「えっ？」と一瞬言葉につまりましたが、私より15歳は若いその担当者の
“辞書”には「おあつらえむき」という言葉はなかったようです。

「おあつらえむき・あつらえむき」とは、注文どおり、希望どおりであること
や、そのさまを指します。

「あつらえる」という言葉を知っていれば、イメージできる言葉ですが、もは
や若い世代には「あつらえる」という行為自体がすでに未知のもの？　そう実
感した出来事でした。

▼　エピソード2：大部
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
次は、私が言葉を知らなかったケース。

社内報の仕事で、先方から受け取った原稿に「大部なので読むのも大変だが…」
という一文がありました。

紙数が非常に多い本なので、読了するのに時間を要す、という意味で使われて
いたのですが、私はてっきりは「大部」はタイプミスと思い込んでいました。
それまで「大部」という言葉を知らなかったのです。

先方に「ここは“厚い本”の間違いでは？」と何度かメールしても返事はなし。
辞書で調べて、初めて言葉の意味を知ったときは穴があったら入りたい心境で
した

言葉の本来の意味や用法。知らないよりは知っておくほうがいい。普段何げな
く使っている言葉に「ちょっと待った」をかけ、今一度見直してみましょう。

▼続きはこちらから

【仕事のメール心得帖】Vol.7　＜間違いやすい言葉＞誤りやすい慣用句

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　＜ 気をつけたい言葉づかい（2）＞
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謙譲の美徳？

▼　遠慮しすぎも考えもの
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
人に物を贈る時「つまらないものですが…」と渡すより、「心ばかりのも
のですが、召し上がってください」と言い換えるだけで、印象が変わると
思いませんか？　必要以上にへりくだった言葉づかいも考えもの。

何か褒められた時も、「いいえ、たいしたことはありません」よりは「あ
りがとうございます」と返すほうが感じはいいです。

謙譲の美徳も使いよう。相手を立てる、謙遜する、という考え方は相手と
の調和を重んじる日本人社会ならではの“美徳”ではありますが、相手を
重んじるがために自らを卑下したり、遠慮しすぎるのも時として見苦しい
ものです。

▼　本来の言葉の意味
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
本来の意味より、やりとりをするうえで形式化して使っている言葉という
のもありますよね。

初めての相手に「お世話になります」、何をどうするのか具体性に欠ける
「よろしくお願いいたします」など。このひとこと書いておけば何とかな
る、という定番フレーズ。

あんまり何も考えずに多用していると、いざ、本来の意味で使いたいとき
に効力を失うこともあるのでご用心。意味を考えて言葉を選びたいですね。

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今週は、うっかり見落としがちな言葉づかいについてです。◆────────────────────────────◆
　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　＜ 気をつけたい言葉づかい ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬称の使い方

▼　基本は「様」
￣￣￣￣￣￣￣￣￣
敬称には、「様」「殿」「先生」「氏」などがありますが、ビジネスメールで
は「様」が一般的です。公的な手紙も「様」は失礼にあたりません。

「先生」は教職の人に使う敬称。「先生」自体が敬称ですので、くれぐれも
「先生様」と重ねて使わないように気をつけましょう。○○局長、△△教授な
ど、官名や職名を氏名の下につけて敬称として用います。

▼　担当者名が分かれば「御中」は不要
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「御中」の使い分け、できていますか？

御中は、担当者名が分からない場合や、はっきりしない場合に、官庁、会社、
団体宛てに送る時に使います。ですから、宛先の個人名が分かっている場合は
不要です。
株式会社○○○ 御中
○○会社○○部 御中

担当者の個人名が分かっている場合は
○○会社△△部　山本太郎様

といった具合です。

ハガキ・手紙の宛名で使う場合の注意点もご紹介しておきましょう。
応募などの宛先が「○○係」とある場合も御中を忘れずに。「係」のみで送る
のは「御中知らず」と言ってNGです。

封書やハガキの宛名に「行」「宛」とある場合は、それを二重線で消して「御
中」や「様」と書き、送付します。その時の「御中」「様」の位置は、二重線
を引いた「行」「宛」の下に続けるのではなく、縦書きの場合は消した字の左、
横書きの場合は消した字の下に書くとされます。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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上記の記事がまぐまぐニュースに紹介されました。

▼「行」や「宛」を二重線で消して「御中」どの位置に書けばいい？

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今週は、添付メールを送信する際の留意点についてです。

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メ ー ル 作 法　　                 　 ＜ 添付ファイルの送り方（5）＞
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　　　　　　　　　添付ファイルの送り方についてのまとめです。

▼　送る前に見直す習慣をつける
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
今週は、添付メールを送信する際の留意点についてお話してきました。
今日までのおさらいをしてみましょう。

・複数の添付メールが集中する送り先への配慮
整理に手間取らないファイル名、件名、送信者名を工夫。
ウイルスに間違われないような配慮も。

・ひと目でわかるファイル名に
Win・Mac間は半角英数字のファイル名、
複数のファイルには通し番号を。

・送信前にまず確認！
プレビューしてみる。相手の通信環境の確認。
ファイルのサイズの目安は1MB 未満。ファイルの添付し忘れに要注意。

▼　双方の通信環境を知り、対策を！
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
今回挙げたポイントは、すべて私が失敗してきたことです。画像を送ると
きも縮小の仕方がわからず、とんでもなく大きなサイズで送って顰蹙を買
いました。

一番大事なのは、送信前に相手の通信環境を確認すること。初めての相手
ほど、ココをきっちり詰めておけば、後々のトラブルを未然に防げます。

こちらが送るアプリケーションファイルに対応するアプリケーションがあ
るか？　ファイルサイズの限界は？　ファイル圧縮形式など、双方で刷り
合わせを。

以前、やりとりのあったデザイナーはWordやExcelは敢えてPCに入れてい
ませんでした。会社によってはメールボックスの容量制限があり、大きな
サイズのファイルが送れないところも…。印刷会社への入稿もメールで、
ということが増えました。

大事なデータがはじかれたり、文字化けしないように、送る側、受け取る
側で環境を確認し、条件を整備しておきましょう。トライアルや投稿の場
合も、所定の指示に忠実に、見落としがないようにしましょう。

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