今週はメールの送信ミスについて考察します。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 < 送信間違いを防ぐには(3)>
◆─────────────────────────────────◆
アドレスの入力
アドレスを間違えてしまった。
「BCC」で返信すべきなのに「CC」で返信してしまった。
書きかけのメールを送ってしまった。
メールの失敗は、こうしたケアレスミスにより引き起こされることが
多いものです。私も何度経験したことか。
そこで、私が気をつけているのが
返信時の「宛先」です。
通常、受信したメールに返信する場合
返信ボタンを押してから、本文を書き始めます。
こうすれば、相手のアドレス、件名、本文を反映した状態で
すぐにに返信できて便利ですが、
それが送信ミスの原因になっていることも少なくありません。
すでに、「宛先」欄に相手のアドレスが入っているため
途中でうっかり送信ボタンを押したり
よく読み返さずに返信した場合
容赦なく相手にそのメールは届いてしまいます。
ですから、気の張るメールでは
返信ボタンは敢えて押さず
新たにメールを開いてから文章を書き
最後に相手のアドレスを入力することにしています。
「宛先」欄にアドレスが入っていなければ
うっかり送信ボタンを押してしまってもメールは届きようがありません。
ちょっとしたことですが、
アドレスを最後に入力するだけで、防げるミスも多いです。
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。
◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆
日経ビジネス Associe (アソシエ) 2008年 7/1号
特集「伝わるメール 嫌われるメール」
使ってはいけない「不快」フレーズ
で神垣が紹介されています!
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』
その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版 登録はこちらから