今週は、メールで説明する時の留意点についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールで説明（5）＞
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文字以外の伝達
メールで何か説明を要する時、注意したいポイントについて
今週は取り上げてきました。
口で説明するにしても、メールで説明するにしても
簡単な内容であれば、問題なく相手に伝えることができます。
ですが、込み入った内容になるほど、伝えづらいものです。
やたらと文章が長くなったり、書けば書くほど分りにくくなったり…。
そういうときはメールにこだわらず、電話で説明する方が早いです。
メールでしか伝達手段がない場合は
図解したファイルや、別途詳細を記した文書ファイルを
添付するのも効果的。
画像を添付してもよいでしょう。
文章で伝える自信がない時は「こんな感じ」と
見本や現物写真を添付する方が、理解してもらいやすいことも。
▼ 自分の伝えやすさより、相手のわかりやすさを優先
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私はデザイナーに指示を出す時
メールで概要だけ伝え、手書きで図を描いたFAXを送って
最終的に電話で説明することもよくあります。
電話にするか、メールのするかの判断は
文章にして却って混乱を与えたり、誤解が生じるような場合は電話
記録として伝えた内容を残しておきたい場合にはメール
と私は区別しています。
説明する際に、携帯メールは
よほど緊急時でない限り使いません。
私の場合、文字を打つのに時間がかかり、
入力する手間と時間があれば、電話する方が早いと思うからです。
入力に気をとられ、肝心な文章の方に気が回らない
というのもあります。
的確な説明をする場合、
自分が扱いやすいツールを使うという以上に
相手にとって伝わりやすいツールを選ぶことも重要と考えます。
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神垣あゆみ企画室
