今週は、返答に困るメールの対応についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 返答に困るメール ＞
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長文メール
毎年、1月23日は「電子メールの日」なんだそうです。
仕事でもプライベートでも
欠かすことのできなツールとなったメールですが
便利な反面、困ることもあります。
その一つが、どのように返答してよいか分からないメールです。
例えば、「長すぎるメール」。
・本題より、冒頭のあいさつが長い。
・時系列に起きたことがすべて書かれていて、要点が分からない。
・言い訳やできない理由が長く、可否や結論が分かりにくい。
長文メールは
それを受信する相手にも
「同じくらいの長文で返信しなくてはいけないのだろうか」
というプレッシャーを与えます。
1回以上、パソコン画面をスクロールするような
文字量になると、伝えるべき要点も伝わりにくくなります。
読む方もだれてくるからです。
長文メールがクセになっている場合は
「伝えるべきポイントは何か」を念頭に
まず、文章を整理してから
メールを書くようにしてみましょう。
いきなりメールを書き出さず
一旦、伝えるべきポイントを
箇条書きでメモに書き出してみるだけで
頭の中が整理できるものです。
整理できないまま書くと
だらだらと長いメールになってしまいがちです。
書くべき内容を一度、自分で俯瞰して
優先すべき事柄から順番をつけて
メールにまとめことをお勧めします。
今週はこのように
「返答に困るメール」とその対応策について
紹介していきます。
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