今週は、状況に応じた最適な伝達方法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールか、メール以外か（3）＞
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メールの利点と問題点
今週は、メールが最適な場合とそうでない場合、メール以外の手段（電話、手
紙、FAX、LINEなど）を活用した場合の連絡方法について取り上げています。
伝達手段としてメールが最適な場合とは、どんなときでしょうか。
電話と比較して考えてみましょう。
ダイレクトに相手に伝わるという点では電話と同じですが、電話との違いはメ
ールは「文字で残る」こと。
会話だけでは、後で「言った、言わない」の行き違いが生じることがあります
が、メールで文書化することで、そうした行き違いを避けることは可能です。
口答の連絡や確認だけでは心もとない場合や、記録として残す必要がある用件
については、文書化して双方が情報を共有するのにメールは最適です。
確認、打診、質問、依頼などは電話でもメールでもできますが、「今、すぐ」
確認したい、という緊急な場合を除いては、電話よりメールで対応するほうが
合理的で処理はしやすいと言えます。
断りや催促など、電話で直接、本人に伝えづらいことも、メールならば連絡し
やすくなることもあります。
ただ、やり取りする相手が増え、やり取りの内容のボリュームに比例して、送
受信するメールの量も増えていきます。そうなると、気をつけていても「見落
とし」や「返信忘れ」という事態も少なからず発生します。
メールが一般化し、やり取りする量が増え、メール以外の伝達手段も多様化し
た昨今、相手に気づかれないメール、見過ごし・見逃されるメール、不要とみ
なされ削除されるメールもまた、増えているのではないでしょうか。
送信したメールが、必ずしも相手に読まれるとは限らないことを想定する必要
があるでしょう。
かつて、メールを送信した相手に「今、メールを送りました」と電話連絡する
ということが実際に行われていました。でも、それは昔の笑い話ではなくなっ
ているのかもしれません
大事なメールに返信がない場合、届いてない、読まれてない可能性もあるので、
メッセンジャーやLINEで確認や念押しをするケースもあるからです。
メールによる伝達は絶対でも、確実でもないことを認識し、「読まれていない」
場合の対処・対策も必要になっていると感じます。
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