今週は、メールを読む側の負担を軽減する書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読み手の負担を考える ＞
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読み手の視点を持つ
読みやすい文章というのは、
読む側がストレスなく読めるように配慮した文章を指します。
文章やメールを書くとき、書き手の視点だけでなく
読み手の視点も併せ持って書くと
読みやすく、わかりやすい文章になります。
その一番手っとり早い方法が、書いた文章を一度読み返すこと。
そのもっとも効果的な方法が、声を出して読み返すことです。
読んで詰まるところは、文章の流れが悪いということ。
言葉を並べ替えたり、言い換えて流れをよくしましょう。
▼ 声に出す効用
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書いたものを一度声に出すといいのは
声に出すことで「思い」が客観化できることです。
頭の中で考え、書いて整理するまでは
は頭と手でする作業。
そこには「思い込み」「思い入れ」も加わっているので
客観視できないことが多くあります。
それを一度、声に出して読むと
「思いが声になって、自分の中から出る」わけです。
だから、黙読するより、文章を客観的に確認できるのです。
いちいち声を出して読み返すことを
習慣づけるのは難しいかも知れませんが
重要度の高い内容の文章を書いた時だけでも
実践してみることをお勧めします。
そんなわけで・・・
今週は、メールを書く際、
どのような点を読み手の視点で気を付けて書くとよいか
を紹介していきたいと思います。
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